Kako stvoriti obrazac slova u Wordu
Ponekad možete stvoriti pismo koje ćete slati mnogim različitim osobama, ali želite da pojedini dijelovi budu individualizirani za svakog primatelja: dijelove kao što su pozdrav, ime, adresa itd. U programu Word riječima, to znači da biste trebali stvoriti obrazac pismo, što je stvarno lako za napraviti.
Prije nego što počnete pisati obrasce, provjerite imate li već postavljenu bazu podataka sa svim poljima koje želite uključiti. Baza podataka može biti jednostavna kao Excelova tablica s stupcima za ime, prezime, adresu itd.
Word može uvesti podatke iz programa Excel, Access i tekstualnih dokumenata. Ako već nemate postavku baze podataka, uvijek je možete stvoriti u programu Word, što ću vam pokazati kako to učiniti.
Stvaranje slova u obliku Worda
Za početak izradite dokument koji ima standardni tekst u njemu kao primjer Božićnog pisma u nastavku:
Obratite pažnju na to kako nema pozdrav, adresu, itd. Jer će sve biti kasnije dodane kao polja u našem obrascu. Prva stvar koju trebate učiniti je kliknuti na Odaberite Primatelji na pošte kartica:
Ovdje dodajete osobe koje će primati pismo ili uvesti popis iz datoteke baze podataka.
Možete kliknuti na Upišite novi popis ako želite stvoriti popis unutar same Worda. Za uvoz kliknite Koristite postojeću listu. U ovom primjeru samo ćemo ispisati popis.
Napomena: Kada odete na spremanje popisa primatelja, Word će vas pitati za lokaciju na tvrdom disku da biste spremili podatkovnu datoteku koja će biti izrađena.
Nakon što spremite popis primatelja, primijetit ćete da je puno ikona koje su na pošte sada je moguće kliknuti na vrpcu.
Da biste počeli dodavati polja u pismo obrasca, kliknite mjesto u dokumentu da biste naznačili gdje želite postaviti polje i kliknite na Blok adresa.
Ovo će dovesti do Umetnite blok adrese dijaloški.
Klik u redu da biste dobili zadani format i trebali biste dobiti nešto što izgleda ovako:
Zatim dodajte Unesi nakon što Blok adresa da biste premjestili tekst prema dolje, kliknite na Pozdravna linija ikona:
Ovo će dovesti do Umetnite pozdravnu liniju dijaloški.
Još jednom, idemo s zadanim formatom i samo kliknite u redu dugme.
Zatim označite gdje piše, kliknite desnom tipkom miša, odaberite stav i zatim označite okvir pokraj Nemojte dodavati razmak između stavaka istog stila.
To će učiniti da se adresni blok pravilno drži zajedno, umjesto da ima prazan red između svakog dijela.
Zatim kliknite na Pregled rezultata se nalazi na kartici Mailings u vrpci.
Umjesto indikatora polja bloka adresa, sada biste trebali vidjeti stvarni sadržaj naveden u Word dokumentu.
Kada završite s pregledom, kliknite gumb Pregled rezultata ikonu za isključivanje pregleda. Zatim, da biste vidjeli kako dodati druga polja, kliknite samo prošli dokument u dokumentu da biste ga označili kao trenutnu poziciju, a zatim kliknite na Umetni polje za spajanje ikona.
Trebali biste dobiti nešto ovako:
izabrati Država ili regija, zatim kliknite na Umetnuti dugme.
Pokušajte kliknuti Pregled rezultata ponovno kako biste vidjeli kako izgleda. Ovdje je moj primjer:
Sada kada je pismo ispravno postavljeno, možete napraviti naprednije stvari kao što je postavljanje pravila. Pravila će vam omogućiti prikaz određenog teksta za određene primatelje i sakriti ga za druge. Da biste započeli, kliknite na pravila dugme.
Vidjet ćete padajući izbornik s nekoliko opcija kao što su Ask, Fill-in, itd.
Za naš primjer, hajde da izaberemo Ako… Onda… Inače, koji će nas dovesti do sljedećeg dijaloga:
Promijeni Naziv polja: to Država ili regija, i tip SAD u Usporedi s: polje. Zatim dodajte tekst u okvire u kojima piše Umetnite ovaj tekst i U suprotnom umetnite ovaj tekst.
U ovom primjeru, ako primatelj živi u SAD-u, dobit će tekst sretan Božić umetnuti u njihovo pismo, dok će svi drugi dobiti poruku Prigodne čestitke.
Evo kako će izgledati kada kliknete u redu i zatim gumb Pregled rezultata dugme.
Dalje, zapamtite Pregled rezultata odjeljak:
Ovdje možete kliknuti na tipke sa strelicama (kada Pregled rezultata je uključeno) lijevo i desno od broja za pomicanje kroz sva slova koja će biti poslana. Na taj način možete osigurati da sva vaša pisma izgledaju točno prije ispisa ili slanja e-pošte.
Bilješka: Izbor izbornika polja pod pravilima pod Pravila je za podudaranje imena polja u bazi podataka s imenima zaglavlja u popisu primatelja.
Isto tako da biste lakše vidjeli gdje ste umetnuli polja u dokument, upotrijebite vrhunac Spoji polja dugme.
To je prekidač koji možete uključiti i isključiti po vlastitom nahođenju. Konačno, kada ste zadovoljni s vašim pismom, kliknite na Završi i spoji ikona:
Trebali biste dobiti ovaj padajući izbornik s tri opcije.
izabrati Uređivanje pojedinačnih dokumenata da bi Word spojio sva vaša slova u jedan veliki dokument koji možete pregledati prije ispisa ili slanja e-pošte.
Kao što možete vidjeti, izrada slova u obliku slova Word više nije zadatak koji je nekad bio i možete brzo i jednostavno kreirati i slati dokumente. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno komentirajte. Uživati!
