Postavljanje odgovora Out of Office u programu Outlook za Windows
Kada znate da ćete biti izvan ureda na nekoliko dana, možete postaviti pomoćnika izvan ureda da automatski odgovori, dajući ljudima do znanja da uživate u odmoru dok su zaglavljeni na poslu.
Da bismo u programu Outlook izradili odgovor bez ureda, izradit ćemo predložak e-pošte s porukom koju želimo upotrijebiti, a zatim stvoriti pravilo koje će poslati odgovor s tom porukom svim e-porukama koje primimo tijekom određenog razdoblja.
NAPOMENA: Outlook mora biti otvoren da bi se pokrenulo pravilo i da se pošalje odgovor izvan ureda. Stoga, pazite da računalo ostavite uključeno i da Outlook radi dok ste izvan ureda.
Prvi korak: stvorite predložak za poruke
Da biste izradili predložak poruke u programu Outlook, provjerite je li kartica "Početna" aktivna i kliknite gumb "Nova e-pošta" u odjeljku Novi.
U okvir s porukom unesite poruku koju želite poslati kao automatski odgovor. Nemojte unositi Za adresu e-pošte ili predmet. Zatim kliknite karticu "Datoteka".
Kliknite "Save As" na popisu opcija na lijevoj strani backstage zaslona.
U dijaloškom okviru Spremi kao, odaberite "Predložak programa Outlook (* .oft)" iz padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu".
Odvest ćete se u mapu korisničkih predložaka. Unesite naziv predloška u okvir "Naziv datoteke", zadržavajući nastavak ".oft" i kliknite "Spremi".
Ako želite kopirati predložak e-pošte za odgovor izvan ureda na drugo računalo ili ga izraditi sigurnosnu kopiju, puna putanja do mape korisničkih predložaka je C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Zamijeniti s korisničkim imenom sustava Windows.
Zatvorite prozor s porukom klikom na gumb "X" u gornjem desnom kutu.
Prikazat će se dijaloški okvir s upitom želite li spremiti nacrt poruke. Ne morate jer ste ga spremili kao predložak, ali možete i ako želite. Kliknite "Da" ako želite spremiti skicu, ili "Ne" ako to ne učinite.
Drugi korak: stvorite pravilo za automatski odgovor na nove poruke e-pošte
Sada, kada imamo predložak e-pošte s odgovorima izvan ureda, izradit ćemo pravilo koje će koristiti taj predložak za odgovor na sve poruke koje dolaze u određenom razdoblju. Provjerite je li kartica "Home" aktivna.
U odjeljku Premjesti kliknite gumb "Pravila" i odaberite "Upravljanje pravilima i upozorenjima" s padajućeg izbornika.
Također možete kliknuti karticu "Datoteka" za pristup backstage zaslonu. Provjerite je li aktivan zaslon "Info" (kliknite "Info" na lijevoj strani ako je potrebno), a zatim kliknite gumb "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
U dijaloškom okviru Pravila i obavijesti provjerite je li odabrana adresa e-pošte na koju želite primijeniti ovo pravilo u padajućem izborniku "Primijeni promjene u ovoj mapi". Ako želite da se ovo pravilo primjenjuje na sve račune u programu Outlook, pokazat ćemo vam kako to učiniti kasnije u ovom članku. Kliknite karticu "Pravila e-pošte" ako već nije aktivna, a zatim kliknite gumb "Novo pravilo".
Na prvom zaslonu dijaloškog okvira Čarobnjak za pravila kliknite "Primijeni pravilo na poruke koje primam" u odjeljku "Pokreni s praznog pravila". Opcija se dodaje u "Korak 2: Uredite opis pravila (kliknite podvučenu vrijednost)". Ne postoji ništa za uređivanje ovog dijela pravila, pa kliknite gumb "Dalje" da biste nastavili.
Drugi zaslon u dijaloškom okviru Čarobnjak za pravila omogućuje vam odabir uvjeta za provjeru prilikom primanja e-pošte. Da biste dobili odgovor izvan ureda tijekom određenog raspona datuma, označite okvir "primljeno u određenom razdoblju" u okviru "Korak 1: Odaberite uvjete". Uvjet se dodaje u "Korak 2: Uredite opis pravila (kliknite podcrtanu vrijednost)", kao i prije, ali ovaj put postoji dio opisa za uređivanje. Da biste dodali razdoblje, kliknite vezu "u određenom razdoblju" u okviru 2. koraka.
U dijaloškom okviru Date Received (Primljeno na datum) označite okvir "After" (Nakon), kliknite na padajući izbornik i kliknite na datum nakon kojeg želite poslati odgovor za automatsko isključivanje iz ureda. Na primjer, ako želite da se vaš odgovor bez radnog mjesta počne slati 8. veljače, odaberite 7. veljače za datum poslije.
Potom označite okvir "Prije", odaberite datum u padajućem izborniku datuma s desne strane potvrdnog okvira Prije. Datum koji odaberete trebao bi biti dan nakon što želite da se odgovor iz ureda prestane slati. Na primjer, ako želite da je 15. veljače posljednji dan slanja odgovora izvan ureda, odaberite 16. veljače kao datum prije.
Datumi koje ste odabrali dodaju se u stanje u okviru 2. koraka. Za nastavak kliknite gumb "Dalje" u dijaloškom okviru Čarobnjak za pravila.
Na trećem zaslonu u dijaloškom okviru Čarobnjak za pravila možete odabrati što želite učiniti s dolaznom porukom e-pošte tijekom raspona datuma. Želimo odgovoriti na sve poruke e-pošte pomoću predloška koji smo izradili u prvom odjeljku, tako da u okviru "Korak 1: Odaberite radnju" provjerimo okvir "odgovor pomoću određenog predloška". Da biste odabrali predložak koji smo izradili, kliknite vezu "određeni predložak" u odjeljku "2. korak: uredite opis pravila (kliknite podcrtanu vrijednost)" okvir.
U dijaloškom okviru Odabir predloška odgovora odaberite "Korisnički predlošci u datotečnom sustavu" iz padajućeg izbornika "Potraži".
Odaberite predložak koji ste izradili (u našem slučaju predložak odgovora „izvan ureda“) i kliknite gumb „Otvori“.
Cijeli put do odabranog predloška dodaje se odabranoj radnji. Kliknite gumb "Dalje" da biste nastavili.
Na četvrtom zaslonu čarobnjaka za pravila možete odabrati sve iznimke koje želite primijeniti na pravilo, na primjer, ako želite isključiti određene osobe ili grupe („osim ako su iz ljudi ili javne grupe“). Nećemo dodavati nikakve iznimke našem pravilu pa kliknite gumb "Dalje" da biste nastavili.
Unesite naziv pravila u okvir "Korak 1: Odredite naziv za ovo pravilo". Okvir "Uključi ovo pravilo" označen je prema zadanim postavkama, tako da će se pravilo automatski uključiti. Ali ne brinite. Neće se prikazivati do datuma nakon datuma koji ste naveli.
Ne želimo pokrenuti pravilo o porukama koje se već nalaze u našoj mapi s pristiglom poštom, pa ostavite okvir "Pokreni ovo pravilo sada u porukama već u ulaznoj pošti" neoznačen. Ako želite pokrenuti ovo pravilo na svim računima e-pošte u programu Outlook, označite okvir "Stvori ovo pravilo na svim računima". Kliknite gumb "Završi".
Pravilo se dodaje na popis. Kliknite "U redu" da biste zatvorili dijaloški okvir Pravila i upozorenja.
Kada vam netko pošalje poruku e-pošte tijekom navedenog datuma, automatski će primiti poruku u predlošku e-pošte koji ste izradili.
Iako pošiljatelj prima automatski odgovor u kojem piše da ste izvan ureda, još uvijek dobivate njihovu e-poštu s ikonom koja označava da je poslan automatski odgovor. Međutim, možete se osjećati opravdano ignorirati ga dok se ne vratite.
Kada je datumsko razdoblje u pravilu prošlo, pravilo se neće primijeniti na dolazne poruke e-pošte. Međutim, još uvijek možete isključiti pravilo. Da biste to učinili, ponovno otvorite dijaloški okvir Pravila i upozorenja kao što je ranije opisano i poništite okvir s lijeve strane pravila na popisu. Kliknite "OK" da biste zatvorili dijaloški okvir.
Kada ovo pravilo koristite za slanje automatiziranog odgovora izvan ureda, odgovor se šalje jednom pošiljatelju tijekom jedne Outlookove sesije. Sesija je kada otvorite Outlook dok ne izađete iz aplikacije. Time se sprječava slanje dvostrukih odgovora istom pošiljatelju koji vam šalje više poruka. Outlook prati tko je primio automatizirani odgovor tijekom svake sesije, ali taj se popis poništava kada izađete iz programa Outlook. Dakle, ostavite Outlook otvoren (nemojte izlaziti i ponovno otvarati) kako bi se pokrenulo pravilo i automatski odgovor izvan ureda šalje se svima koji vam šalju e-poštu i stoga pošiljatelji ne primaju više odgovora izvan ureda.
