Kako smanjiti veličinu Microsoft Office dokumenata koji sadrže slike

Čak iu ovim vremenima brzih internetskih veza, ogromnih tvrdih diskova i hrpe besplatnog pohrane u oblaku, veličina datoteke ponekad je važna. Možda imate ograničenje veličine datoteka koje možete slati ili primati putem e-pošte ili možda imate malo prostora na disku. Bez obzira na razlog, ako imate Officeove dokumente koji uključuju slike, možda ćete moći značajno smanjiti veličinu tih datoteka.

Office već radi iza kulisa kako bi zadržao male veličine datoteka. Novija vrsta DOCX datoteke u biti djeluje kao ZIP datoteka, komprimirajući sadržaj datoteke. Slike i tekst koji se pojavljuju više puta u dokumentu pohranjuju se samo jednom u stvarnoj datoteci. Dakle, barem u novijim verzijama Officeovih aplikacija otkrit ćete da su velike veličine datoteka obično rezultat toga što imate mnogo različitih slika u dokumentima.

Dobra vijest je da Officeove aplikacije nude i neke korisne alate za čuvanje tih veličina slika. U ovom članku koristimo Office 2016 (točnije, Word 2016) kao naš primjer. No pronaći ćete iste alate o kojima razgovaramo u drugim Officeovim aplikacijama, kao što su Excel i PowerPoint, te u prethodnim verzijama sustava Office koje se vraćaju barem na Office 2010.

Sažimanje slika u dokumentu sustava Office

Prvi korak koji biste trebali poduzeti u pokušaju smanjivanja veličine datoteke dokumenta sa slikama je komprimirati te slike. Svaka Officeova aplikacija nudi zgodan alat za to. Ovdje koristimo Word (a to ćemo navesti u sljedećim koracima), ali značajke ćete pronaći na istom mjestu u drugim aplikacijama sustava Office.

U dokumentu kliknite bilo koju sliku da biste je odabrali. Kliknite izbornik Oblikovanje koji se pojavljuje na alatnoj traci sustava Office kada odaberete sliku.

U izborniku Format pritisnite gumb Compress Pictures.

U prozoru Compress Pictures (Komprimiraj slike) kliknite “Apply only to this picture” (Primijeni samo na ovu sliku) ako želite komprimirati samo odabranu sliku. Kada ova opcija nije označena, vaše će se akcije primijeniti na sve slike u dokumentu. Odaberite "Izbriši obrezana područja slika" ako imate izrezane slike u dokumentu i želite ukloniti područja koja ste izrezali. Samo imajte na umu da ako odaberete ovu opciju, nećete moći poništiti obrezivanje kasnije ako ponovno ne umetnete izvornu sliku. Također možete odabrati razlučivost za komprimiranje slika. Odaberite najnižu razlučivost koja će pokriti vaše potrebe. Kada završite, kliknite U redu.

Ovisno o broju slika u dokumentu, Word će možda trebati nekoliko trenutaka da ih sve komprimira. Po završetku spremite dokument i provjerite novu veličinu datoteke. Ako niste sigurni želite li se pridržavati izmjena, uvijek možete spremiti dokument kao novu datoteku, a zatim usporediti veličine datoteka s izvornom verzijom.

Uklonite informacije o uređivanju iz slika

Officeove aplikacije nude sve vrste odličnih ugrađenih alata za uređivanje slika. Kada ih upotrebljavate, Word zadržava izvornu sliku i prati izmjene koje ste napravili tako da ih možete poništiti ili vratiti na izvornu sliku ako trebate , Ako ste zadovoljni načinom na koji ste oblikovali svoje slike, sve što spremite informacije o uređivanju samo povećavaju veličinu vaše datoteke. Ako sažimanje slika u dokumentu nije dovoljno skratilo vašu veličinu datoteke, Word također može izbrisati spremljene informacije o oblikovanju. Opet, možda ćete htjeti spremiti dokument kao novu datoteku prije nego počnete, kako biste se mogli vratiti na izvornik ako je potrebno.

Dok je dokument otvoren, kliknite izbornik Datoteka.

Na izborniku Datoteka kliknite Mogućnosti.

U prozoru s opcijama programa Word, od odabira s lijeve strane, kliknite Napredno.

U prozoru Napredne opcije riječi pomaknite se dolje do odjeljka "Veličina i kvaliteta slike" s desne strane. Odaberite opciju "Odbaci podatke o uređivanju" da bi Word odbacio informacije o formatiranju prilikom spremanja datoteke. Ostale opcije u ovom odjeljku omogućuju vam da zaštitite dokument od komprimiranja slika i odaberete zadanu razlučivost za komprimirane slike (iako uvijek možete odabrati novu razlučivost kada komprimirate).

Kada to učinite, spremite datoteku (ili spremite je kao novu datoteku), a zatim provjerite novu veličinu datoteke. Vjerojatno će se smanjiti.

U našem primjeru, uzeli smo Word datoteku ("Datoteka 1.docx" na sljedećoj slici) koja sadrži oko 20 kvalitetnih slika i težila je gotovo 48 MB. Mnoge od tih slika su izrezane, neke su promijenjene, a nekoliko je uređeno na druge načine. Nakon komprimiranja slika i uklanjanja spremljenih informacija o oblikovanju, nova datoteka ("Datoteka 2 (komprimirana) .docx" na sljedećoj slici) sada je nešto ispod 35 MB, što je otprilike 27% smanjenje veličine datoteke. I za ilustraciju ugrađene kompresije u DOCX formatu, također smo zipirali tu datoteku. Kao što možete vidjeti, razlika u veličini između komprimiranih i raspakiranih datoteka je zanemariva.

I to je to! Slike su velike i mogu brzo povećati veličinu dokumenata sustava Office. No pomoću ugrađenih alata za kompresiju u aplikacijama sustava Office i uklanjanja starih informacija o uređivanju možete značajno smanjiti veličinu dokumenata sustava Office koji sadrže slike bez mnogo napora.