Kako smanjiti veličinu dokumenta Microsoft Worda
Word dokumenti mogu dobiti ogromne, neobično duge i složene dokumente s mnoštvom ugrađenih slika, fontova i drugih objekata. No, čini se i da dokumenti mogu narasti iz ruku jer naizgled nema razloga. Ako imate posla s velikim dokumentom, evo nekih stvari koje možete pokušati smanjiti veličinu datoteke.
Kada imate Wordov dokument koji je malo prevelik, prvo što ćete pokušati je sažimanje slika u njemu. To je djelomično zbog toga što su stranice poput How-To Geeka napisale sveobuhvatne članke s objašnjenjem kako to učiniti, a dijelom zato što, čini se, slike uvijek podižu veličinu Wordovog dokumenta izvan razumnog razloga. Trebali biste ići naprijed i slijediti savjete koje smo napisali u tom članku, jer ako imate slike, oni će vam pomoći.
Ali ako nemate slike, ili ste slijedili te savjete i trebate smanjiti veličinu datoteke više, mi smo vas pokrili. Imamo mnogo savjeta za dijeljenje, pa smo ih podijelili na stvari koje će svakako pomoći u smanjenju veličine Wordovog dokumenta, stvari koje bi mogle pomoći, i nekih uobičajeno predloženih savjeta s kojima se ne bi trebali brinuti.
Započnimo.
Savjeti koji će svakako pomoći smanjiti veličinu dokumenta
Nije vam svaki savjet koji ste pronašli koristan. Ponekad je to zato što se ne primjenjuju na vašu situaciju (ako nemate nijednu sliku, savjeti za komprimiranje slika neće biti korisni), ali ponekad su savjeti jednostavno pogrešni. Testirali smo sve savjete u ovom odjeljku, tako da znamo da rade.
Pretvorite dokument u DOCX format
Microsoft je izdao DOCX format u sustavu Office 2007, pa ako još uvijek koristite .doc format, vrijeme je za pretvorbu. Novija .docx vrsta datoteke u biti djeluje kao ZIP datoteka sažimanjem sadržaja dokumenta, tako da jednostavno pretvaranje .doc datoteke u .docx formatu učinit će vaš dokument manjim. (To se također odnosi i na druge formate sustava Office, kao što su Excel (.xls na .xslx), PowerPoint (.ppt na .pptx) i Visio (.vsd na .vsdx).)
Da biste pretvorili .doc datoteku, otvorite je u programu Word i kliknite Datoteka> Informacije> Pretvori.
Kliknite na "OK" na upitu koji se pojavi, kliknite gumb "Spremi", a Word pretvara vaš dokument u .docx. Word pretvara ovu pretvorbu stvaranjem potpuno nove verzije dokumenta u novom formatu, tako da ćete i dalje imati svoju staru .doc verziju dostupnu.
To smo testirali s primjerom 20-stranice .doc datoteke koja je sadržavala šest slika, različite tablice i oznake za oblikovanje. Izvorna .doc datoteka iznosila je 6,001 KB, ali je konvertirana .docx datoteka imala samo 721 KB. To je 12% izvorne veličine. Ništa drugo što ćemo predložiti u nastavku neće učiniti više kako bi se smanjila veličina datoteke, tako da ako imate .doc datoteke koje možete pretvoriti u .docx, vaš posao može biti izvršen.
Umetnite svoje slike umjesto da ih kopirate i zalijepite
Kada kopirate i zalijepite sliku u dokument, Word donosi određene pretpostavke o tome kako se nositi s njom. Jedna od tih pretpostavki je da želite da zalijepljena slika bude BMP format, koji je velikog tipa datoteke, ili ponekad PNG, koji je još uvijek prilično velik. Jednostavna alternativa je da zalijepite sliku u program za uređivanje, spremite je kao manji format kao što je JPG, a zatim pomoću Umetni> Slika umetnite sliku u dokument.
Lijepljenje male slike ispod u izravno prazan dokument Worda rezultiralo je skokom veličine dokumenta s 22 KB na 548 KB.
Lijepljenje te snimke zaslona u Bojanje, spremanje u JPG, a zatim umetanje tog JPG-a u prazan dokument uzrokovalo je skok dokumenta na samo 331 KB. To je samo 40% manje. Još bolje, korištenje GIF formata rezultiralo je dokumentom koji je bio za 60% manji. Povećana, to je razlika između 10 MB dokumenta i 4 MB dokumenta.
Naravno, ne možeš se uvijek izvući s tim. Ponekad ćete trebati bolju kvalitetu slike koju mogu ponuditi formati kao što su BMP i PNG. Ali ako je to mala slika ili vam ne treba super visoka kvaliteta, pomoću lakšeg formata težine i umetanja slike može vam pomoći.
Dok spremate svoju sliku, učinite vaše uređivanje
Kada uređujete sliku u Wordu, ona pohranjuje sve vaše uređivanja slika kao dio dokumenta. Značajka, ako obrezujete sliku u dokumentu, Word i dalje zadržava punu izvornu sliku. Promijenite sliku u crno-bijelu, a Word i dalje zadržava izvornu sliku u boji.
To nepotrebno povećava veličinu dokumenta, tako da kada napravite izmjene na svojim slikama, a sigurni ste da vam te slike nije potrebno vratiti, Word može odbaciti podatke za uređivanje.
Ali bolje od uklanjanja nepotrebnih podataka iz vašeg dokumenta to uopće nema nepotrebnih podataka u dokumentu. Sve izmjene koje možete napraviti, čak i one jednostavne, kao što je obrezivanje ili dodavanje strelice, najbolje se obavljaju u uređivaču slika prije umetanja slike u dokument.
Stisnite sve svoje slike u jednom pokretu
Da, rekli smo na početku da se radi o ovom članku drugo kako smanjiti veličinu datoteke, ali većina članaka o toj temi govori vam o tome kako komprimirati slike jednu po jednu (uključujući naš članak), a ovdje u How-To Geek-u smo svi o pronalaženju boljih načina za obavljanje poslova.
Kliknite Datoteka> Spremi kao> Više opcija. (Možda imate opciju "Spremi kopiju" umjesto "Spremi kao" ako imate OneDrive s uključenim automatskim spremanjem.)
Time se otvara dijaloški okvir "Spremi kao" gdje možete pristupiti nekim dodatnim mogućnostima. Kliknite Tools> Compress Pictures.
Time se otvara ploča "Compress pictures" (Komprimiraj slike), gdje možete odlučiti o tome koju kompresiju želite primijeniti na sve svoje slike odjednom.
Opcija "Primijeni samo na ovu sliku" je zasivljena jer je to alat za sve ili ništa - ili će sve vaše slike biti primijenjene kada spremite dokument ili nijedna od njih neće. Dakle, ako želite odabrati različite opcije za različite slike, to vam neće pomoći. Ali ako želite komprimirati sve svoje slike u jednom pokretu, to je opcija koju ćete koristiti.
Odaberite svoj izbor, kliknite "OK", a zatim spremite novu verziju dokumenta sa svim komprimiranim slikama.
Zaustavite umetanje fontova u dokument
Osim ako koristite neobičan font iz galaksije daleko, daleko, gotovo je sigurno da će bilo tko s kim podijeliti dokument moći čitati pomoću svoje kopije Worda (ili besplatne alternative kao što je Libre Office). Pa zašto biste onda htjeli gubiti prostor u vašoj datoteci ugrađivanjem fontova? Zaustavite ovo tako da odete na Datoteka> Opcije> Spremi i isključite opciju "Ugradi fontove u datoteci".
Možda misliš da to ne bi puno značilo, ali ti bi bio u krivu. Ako je uključeno umetanje fonta i opcija "Nemoj ugrađivati zajedničke sistemske fontove" isključena, razlika u veličini datoteke je gotovo 2 MB. Čak i kada je uključeno "Nemoj ugrađivati zajedničke sistemske fontove" (što znači da fontovi poput Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, itd. Nisu uključeni), datoteka je i dalje gotovo 1.3 MB veća.
Tako da, prestani ugrađivati fontove u dokument.
Zaustavite ugrađivanje drugih datoteka ako možete
Nedavno smo vam pokazali kako ugraditi ili povezati Excelovu proračunsku tablicu u Word dokumentu (i to možete učiniti s drugim datotekama, kao što su PowerPoint prezentacije ili Visio dijagrami). Ako se možete povezati s proračunskom tablicom umjesto da je ugrađujete, uštedjet ćete većinu veličine Excelove datoteke. Nećete sve to spremiti, jer će povezana proračunska tablica i dalje dodavati neku veličinu, ali vaš će dokument biti mnogo manji s vezom od punog ugradnje. Naravno, postoje nedostaci povezivanja, kao i pogodnosti, stoga svakako pročitajte taj članak kako biste ih razumjeli prije nego što to učinite.
Zaustavite pohranu minijature dokumenta
U zadnje vrijeme, Word vam omogućuje pohranjivanje sličice dokumenta kako bi vam sustav Windows mogao prikazati pregled u programu File Explorer. Ovih dana File Explorer to može učiniti sam i ne treba pomoć iz Worda, ali opcija je još uvijek u vašem dokumentu. U našem test dokumentu od 721KB, ova opcija je povećala veličinu datoteke na 3247 KB. To je 4,5 puta više od izvorne datoteke - za ništa. Tu ćete postavku pronaći na Datoteka> Informacije> Svojstva> Napredna svojstva.
Isključite potvrdni okvir "Spremi minijature za sve Wordove dokumente" i kliknite "U redu".
Naziv ove opcije je pomalo zabludu, jer isključivanje ovdje utječe samo na dokument koji ste otvorili, iako piše "svi Wordovi dokumenti". Ako je to uključeno prema zadanim postavkama prilikom izrade dokumenta, Morat ćete ga isključiti u predlošku Normal.dotx, a Microsoft je pružio izvrsne upute za to ako niste sigurni kako.
Tu postavku možete i isključiti u dijalogu "Spremi kao", gdje se naziva nešto ispravnijom "Spremi sličicu".
Uklonite osobne i skrivene informacije iz dokumenta
Ne samo da osobne informacije povećavaju veličinu vašeg dokumenta, nego također potencijalno daju vašim čitateljima informacije koje ne želite. Mogu postojati i informacije koje su formatirane kao skrivene, a ako vam taj skriveni tekst ne treba u dokumentu, zašto ga se ne možete riješiti?
Uklonite ove nepotrebne informacije iz dokumenta tako da se krećete u Datoteka> Informacije> Provjeri probleme, a zatim kliknite gumb "Pregledaj dokument".
Provjerite je li uključeno "Svojstva dokumenta i osobni podaci", a zatim kliknite "Pregledaj". Kada inspektor završi s radom, kliknite "Ukloni sve" u odjeljku "Svojstva dokumenta i osobni podaci".
Ova akcija smanjila je veličinu testne datoteke za 7 KB, tako da nije bila ogromna količina. Međutim, dobro je ukloniti osobne podatke iz datoteka, tako da biste to trebali učiniti. Budite upozoreni da ne možete oporaviti te podatke nakon što ste ih uklonili, stoga provjerite jeste li sretni da to učini prije nego što ih uklonite. Isto možete učiniti i za opcije "Nevidljivi sadržaj" i "Skriveni tekst", ali to će samo umanjiti vašu datoteku ako imate skriveni sadržaj.
Isključivanje automatskog oporavka (ako ste usudili)
Jedna od sjajnih značajki programa Word, jedna od izvrsnih značajki svake aplikacije za Office je AutoRecover. Ova značajka redovito stvara sigurnosne kopije datoteke tijekom rada, tako da ako se Word ruši ili se vaše računalo neočekivano ponovno pokrene (primjerice, kada se sustav Windows ažurira preko noći), sljedeći put kada pokrenete bit će vam prikazane automatski obnovljene verzije otvorenih dokumenata Riječ. Naravno, sve ove verzije dodaju veličinu vaše datoteke, pa ako isključite AutoRecover, datoteka će biti manja.
Idite na Datoteka> Opcije> Spremi i isključite "Spremi podatke o automatskom oporavku svake opcije [x minuta]".
To neće odmah promijeniti razliku, ali će spriječiti dodavanje novih verzija AutoRecover-a datoteci dok radite na njoj.
Samo budite upozoreni da više nećete imati verzije automatskog oporavka pa ako se Word ne sruši ili se neočekivano zatvori, izgubit ćete sav posao od posljednjeg spremanja.
Kopirajte sve u potpuno novi dokument
Dok radite na dokumentu, Word sprema razne stvari u pozadinu da vam pomogne. Pokazali smo kako ih isključiti gdje god je to moguće i kako izbrisati podatke koje Word prikuplja, ali vjerojatno će u dokumentu još uvijek biti stvari koje vam nisu potrebne. Ako nađete sebe podložnom ovoj vrsti puzanja veličine dokumenta, možete stvoriti novi dokument, a zatim sve kopirati na njega.
Počnite s izradom novog praznog dokumenta. Odaberite sav sadržaj u trenutnom dokumentu pritiskom na Ctrl + A. U novom dokumentu pritisnite Ctrl + V da biste sve zalijepili. Time se kopiraju svi vaši tekstovi, dijelovi, oblikovanje, opcije izgleda stranice, numeriranje stranica - sve što vam je potrebno.
Vaš novi dokument neće imati prethodno spremljene pozadinske podatke, podatke o automatskom oporavku ili prethodne verzije, a to bi trebalo smanjiti veličinu datoteke.
Imajte na umu da će se time kopirati svi podaci za uređivanje u vašim slikama, tako da ih prvo možete ukloniti iz izvornog dokumenta prije nego što sve kopirate na novi dokument. Ako to ne učinite, to nije velika stvar. I dalje ga možete ukloniti iz novog dokumenta.
Ne možemo vam reći koliko će to uštedjeti, jer to može biti nešto od nekoliko kilobajta do mnogo megabajta, ali je uvijek vrijedno učiniti ako želite ukloniti što je moguće više masnoće iz dokumenta.
Kao bonus, također smo vidjeli ovu kopiju / lijepljenje u novi trik dokumenta rješavajući čudne pogreške u Wordovim dokumentima koje je bilo teško pronaći.
Savjeti za to Moć Pomoći smanjiti veličinu dokumenta
Neki savjeti izgledaju kao da bi pomogli, ali nismo mogli dobiti pozitivan rezultat s njima. Ne tvrdimo da neće pomoći u smanjenju veličine datoteke, ali čini se da će vam trebati određeni skup okolnosti da biste od njih ostvarili bilo kakvu korist. Preporučujemo vam da najprije isprobate savjete iz prethodnog odjeljka, a zatim dajte ih ako želite.
Isključi uštedu pozadine
Što je dokument kompliciraniji i što je dulje od trenutka kad ste ga spremili, to će duže trajati spremanje kada kliknete gumb "Spremi". Da biste to zaobišli, Word ima postavku na File> Options> Advanced pod nazivom "Allow background saves".
Ova je postavka omogućena prema zadanim postavkama i sprema dokument u pozadinu dok radite na njemu. Ideja je da kada kliknete "Spremi", bit će manje promjena za spremanje, i tako će uštedjeti puno brže. To je u velikoj mjeri povratak na dane kada je Word preuzeo razmjerno veću količinu sistemskih resursa, a na modernim sustavima to vjerojatno nije potrebno, posebno ako ne uređujete izuzetno duge ili komplicirane dokumente.
Žiri je na tome da li to čini razliku u veličini datoteke. Ako ostavite otvoren dokument s ovom postavkom, nije napravila nikakvu razliku u veličini našeg testnog dokumenta (dok je ostavljanje uključeno učinio povećati veličinu datoteke). Izmjene tijekom razdoblja od oko 30 minuta također nisu uzrokovale znatnu promjenu veličine dokumenta, bez obzira na to je li "Dopusti pozadinsko spremanje" uključeno ili isključeno. Niti je isključivanje promijenilo koliko brzo je dokument spremljen.
Ukratko: ovo ovisi o vama. Ako isključivanje ne smanji veličinu datoteke, ostavite ga uključenim jer je sve što Word radi da automatski sprema vaše dokumente dobra stvar.
Pretvori u RTF i onda Pretvori natrag u DOCX
RTF je kratica za Oblik obogaćenog teksta, a to je otvoreni standard za dokumente koji daju malo više formatiranja od običnog teksta, ali ne i sva zvona i zviždaljke DOCX-a. Ideja pretvaranja DOCX-a u RTF je da skida sve dodatno oblikovanje i skrivene podatke tako da kada spremite svoj RTF kao DOCX datoteku, veličina datoteke bit će manja..
Pretvaranje našeg testnog dokumenta od 20 stranica, 721 KB u RTF pretvorilo je veličinu datoteke na 19,5 MB (pa nemojte koristiti RTF ako želite malu datoteku). Pretvorba natrag u DOCX rezultirala je datotekom koja je bila 714 KB. To je ušteda od 7 KB - manje od 1% - i zato što RTF nije mogao podnijeti neke od jednostavnih tablica koje smo koristili, morali smo preoblikovati ... koji je vratio veličinu na 721 KB.
Ovaj ne izgleda kao da će imati mnogo prednosti za vaš dokument, pogotovo kada moderni DOCX ima toliko mogućnosti oblikovanja koje RTF ne može obraditi.
Pretvori u HTML i zatim Pretvori natrag u DOCX
To je ista ideja kao i pretvaranje u RTF, osim što je HTML web format. Naš test konverzije pokazao je gotovo identične rezultate s RTF-om.
To smo pokušali na našoj 721 KB DOCX datoteci i pretvorili je u HTML datoteku veličine 383 KB. Pretvorba natrag u DOCX rezultirala je 714 KB datotekom. To je ušteda od 1%, ali to je bilo u zabludi s oblikovanjem, posebno s zaglavljima, a to bi moralo biti obnovljeno.
Raspakirajte dokument i stisnite ga
DOCX dokument je komprimirana datoteka, poput arhive koju radite s 7-Xip ili WinRar. To znači da ga možete otvoriti s jednim od tih alata i vidjeti sav sadržaj. Jedan savjet koji možete vidjeti je izdvajanje svih datoteka s vašeg DOCX-a, njihovo dodavanje u komprimiranu arhivu, a zatim preimenovanje arhive u DOCX datotečni nastavak. Hej presto, imate Wordov dokument koji je komprimiran! U teoriji, to zvuči uvjerljivo, ali koristeći i 7-Zip i WinRar i razne arhivske formate, otkrili smo da je svaki put kad smo pokušali otvoriti .docx datoteku koju smo stvorili, Word rekao da je datoteka oštećena.
Postoji svibanj biti neki zasluga u ovoj ideji-naš 721 KB datoteka je završio kao samo 72 KB-ali mi ne bi ga preporučiti, osim ako ne želite potrošiti puno vremena igrajući okolo s njim pokušati i dobiti Internet funkcioniranje. Također, spremanje može biti samo zato što je postupak kompresije uklonio / komprimirao nešto što Word onemogućuje otvaranje dokumenta, ali ne možemo biti sigurni.
Često-predloženi savjeti koji vjerojatno neće napraviti nikakve razlike
Postoji nekoliko prijedloga koji plutaju po internetu zvuk razuman, ali neće imati mnogo učinka. To ne znači da ih ne biste trebali isprobavati, samo da ne biste trebali očekivati velik utjecaj na veličinu dokumenta.
Ukloni prethodne verzije dokumenta
Word zadržava prethodne verzije dokumenta dok radite na njemu. To je funkcija automatskog spremanja, a neki ljudi predlažu njihovo brisanje tako da odete na Datoteka> Informacije> Upravljanje dokumentom i uklonite sve starije verzije.
Međutim, nema smisla to činiti jer se te stare verzije pohranjuju u datotečni sustav Windows, a ne u Wordov dokument. Ako ih izbrišete, dokument neće biti manji. Ako u dokumentu želite ukloniti sve prethodne informacije o verziji, kopirajte sadržaj u potpuno novi dokument ili napravite datoteku Datoteka> Spremi kao da biste spremili u novi dokument, kao što smo ranije predložili.
Zalijepi samo tekst, a ne oblikovanje
Kada želite kopirati i zalijepiti iz jednog dokumenta u trenutni dokument, možete koristiti različite opcije lijepljenja.
Zadana opcija koja se koristi ako kliknete gumb "Zalijepi" (ili pritisnite Ctrl + V) je "Zadrži formatiranje izvora". Ovo kopira ne-zadane fontove i oblikovanje poput podebljano, kurzivno i tako dalje. Ali ako umjesto toga kliknete na opciju "Zadrži samo tekst", ta će se teorija - ili tako teorija - smanjiti veličinu datoteke uklanjanjem oblikovanja.
To smo isprobali s dokumentom od 20 stranica koji je imao različito oblikovanje teksta na svakoj stranici, a prosječna razlika u veličini bila je ispod 2 KB po stranici. Ovaj moć biti značajan ako imate dokument od 250 stranica, gdje bi ukupno iznosio oko 0,5 MB, ali je li doista riječ o Word dokumentu na 250 stranica bez formatiranja? Vjerojatno ne, jer bi to uglavnom bilo nečitljivo, tako da biste izgubili uštedu kada ponovno dodate oblikovanje.
Sve prednosti ove metode vjerojatno su sve do savjeta koji smo dali gore - kopirajte i zalijepite cijeli dokument u novi dokument da biste uklonili prethodne verzije, stare izmjene uređivanja i tako dalje.
Promijenite veličinu stranice
Word vam daje mogućnost da promijenite veličinu stranice tako da odete na Layout> Size i promijenite zadanu veličinu "Letter". Postoje savjeti koji lebde oko toga i kažu da ako odaberete manju, ali sličnu veličinu poput "A4", drugi čitatelji neće primijetiti, a dobit ćete malu uštedu.
To smo pokušali s dokumentom od 20 stranica pomoću veličine "Letter" koja je iznosila 721 KB. Promijenili smo veličinu na "A4", "A5" (koja je pola veličine "A4"), a "B5" i naš dokument je ostao stabilan 721 KB svaki put. Drugim riječima, uopće nije varirala veličina datoteke.
Zaustavite ugrađivanje jezičnih podataka
Postoji postavka u Datoteka> Opcije> Napredno pod nazivom "Ugradi lingvističke podatke" i vidjet ćete savjete na raznim mjestima koji vam govore da ga isključite. Na površini, to zvuči razumno, a ne lingvistički podaci povećavaju veličinu dokumenta?
Ukratko, odgovor je ne ako koristite modernu .docx datoteku. Word obrađuje lingvističke podatke iza kulisa i ne zauzima nikakvu sobu u dokumentu.
Isključivanjem ove opcije možete napraviti malu razliku u odnosu na starije .doc datoteke, ali čak i tada samo ako ste koristili alat za rukopis i Word ima neke “informacije o ispravljanju prepoznavanja rukopisa” koje treba pohraniti. Inače, to uopće nije važno.
To je naš poprilično opsežan popis načina na koje možete izrezati svoje Word datoteke na veličinu, ali uvijek smo u potrazi za novim metodama koje pokušavamo (ili razotkriti). Pali u komentarima ako znaš tehniku koju smo propustili, a mi ćemo to provjeriti!
