Kako izvesti i uvesti pravila u programu Outlook

Ako ste koristili Outlook za značajnu količinu vremena, vjerojatno ste postavili nekoliko pravila koja će vam pomoći upravljati valom e-pošte. Ako imate novo računalo ili ponovno instalirate sustav Windows, ne morate ih ponovno postaviti - samo ih izvezite.

Pravilo u Outlooku je niz koraka koje postavljate automatski poduzimaju određene radnje na porukama e-pošte kako su primljene. Primjerice, možete automatski prikazati obavijest kada primite važne poruke e-pošte, premjestite slične poruke u određenu mapu ili označite poruku za praćenje u određeno vrijeme.

Srećom, Outlook ima način da podrži ova pravila. To je korisno ako morate ponovno instalirati sustav Windows, postaviti Outlook na novo računalo ili dijeliti pravila s drugim osobama.

Kako izvesti Outlook pravila

Za početak, provjerite je li kartica "Početna" aktivna. U odjeljku "Premjesti" kliknite "Pravila" i na padajućem izborniku odaberite "Upravljanje pravilima i upozorenjima".

NAPOMENA: Pravilima i upozorenjima možete pristupiti i klikom na karticu "Datoteka", a zatim na gumb "Upravljanje pravilima i upozorenjima" na zaslonu "Informacije o računu".

Prikazat će se dijaloški okvir "Pravila i upozorenja". Na kartici "Pravila e-pošte" kliknite na "Opcije" na alatnoj traci iznad popisa pravila koja ste stvorili.

NAPOMENA: Sva ovdje navedena pravila bit će sigurnosno kopirana, a ne samo odabrana pravila.

U dijaloškom okviru "Opcije" kliknite "Izvezi pravila".

Prikazuje se dijaloški okvir "Spremi izvezena pravila kao". Dođite do mape u koju želite spremiti datoteku sigurnosne kopije pravila. Unesite naziv datoteke sigurnosne kopije u okvir za unos "Naziv datoteke". Tipka "Pravila čarobnjaka pravila (* .rwz)" je prema zadanim postavkama odabrana u padajućem popisu "Spremi kao tip", a proširenje .rwz se automatski dodaje datoteci. Ako dijelite pravila s drugim osobama koje koriste istu verziju programa Outlook kao i vi, kliknite "Spremi". Ako datoteku s pravilima dijelite s osobom koja koristi stariju verziju programa Outlook, prije spremanja datoteke morate odabrati drugu datoteku pravila, kao što je opisano u nastavku.

Osim formata datoteke pravila za trenutnu verziju Outlooka, padajući popis "Spremi kao vrstu" sadrži tri dodatna formata za datoteku pravila, za osobe koje još uvijek koriste Outlook 2002, 2000 ili 98. Odaberite jedan od te opcije po potrebi, a zatim kliknite "OK" da biste spremili datoteku pravila.

NAPOMENA: ako pravila dijelite s više osoba koje koriste starije verzije programa Outlook, odaberite najstariju verziju jer se datoteke starih pravila uvijek mogu otvoriti u novijim verzijama programa Outlook.

Kada izvezete datoteku s pravilima, kliknite "U redu" u dijaloškim okvirima "Opcije" i "Pravila i upozorenja" da biste se vratili na glavni zaslon e-pošte (ili zaslon "Informacije o računu", ovisno o tome gdje ste započeli).

Sada možete stvoriti sigurnosnu kopiju .rwz datoteke na bilo koji vanjski ili mrežni pogon ili je podijeliti s drugim ljudima.

Kako uvesti Outlook pravila

Sada, recimo da ste postavili novo računalo, instalirali Office, uvezli Outlookovu datoteku s podacima koju ste sigurnosno kopirali (pravila nisu spremljena u Outlookove datoteke s podacima) sa starog računala i spremni ste za provjeru e-pošte. Uvozimo pravila koja ste stvorili i napravili sigurnosnu kopiju, tako da Outlook može automatski poduzeti radnje na e-pošti kako dolazi. Otvorite dijaloški okvir "Pravila i upozorenja" na jedan od dva načina o kojima smo ranije raspravljali. Imajte na umu da je popis pravila prazan. Da biste to popravili i uvezli pravila, kliknite "Opcije".

U dijaloškom okviru "Opcije" kliknite "Uvezi pravila".

Prikazat će se dijaloški okvir "Uvoz pravila iz". Dođite do mape u kojoj ste spremili sigurnosnu kopiju pravila, odaberite .rwz datoteku, a zatim kliknite "Otvori".

Primijetit ćete da se popis pravila u dijaloškom okviru "Pravila i upozorenja", iza još otvorenog dijaloškog okvira "Opcije", popunjava vašim korisničkim pravilima. Kliknite na "OK" u dijaloškom okviru "Options" kako biste ga zatvorili i vratili se u dijaloški okvir "Rules and Alerts".

Ako ste označili e-poštu prije uvoza pravila, možete pokrenuti pravila sada na e-pošti koju ste već primili. Da biste to učinili, kliknite "Pokreni pravila odmah" na alatnoj traci iznad popisa pravila u dijaloškom okviru "Pravila i upozorenja".

U dijaloškom okviru "Pokreni pravila sada" odaberite pravila koja želite pokrenuti i kliknite "Pokreni sada". Nakon što se pravila pokrenu, kliknite “Close” (Zatvori), a zatim “OK” u dijaloškom okviru “Pravila i upozorenja” da biste ga zatvorili. Sada će se vaša pravila automatski pokrenuti, provjeravajući e-poštu koju primate i izvršavajući radnje koje ste naveli, sve iza scene.

NAPOMENA: Neka pravila možda neće raditi na drugim računalima ako u pravilima kreiranim na izvornom računalu postoje određene mape, osobe itd., Ali nisu dostupne na drugim računalima.