Kako stvoriti, upravljati i dijeliti kalendare u programu Outlook 2013
Osim ako živite život bez odgovornosti, sunce se vjerojatno diže i smješta na vaš dnevni kalendar. Ako ne znate što se događa na dnevnoj bazi, brzo ćete se naći izgubljeni u labirintu propustenih sastanaka i sastanaka iznenađenja.
Razgovarajmo o Outlookovim kalendarima jer se izvan e-pošte (možda čak i više puta) organizira i produktivno oslanja na sposobnost upravljanja događajima i obavljanja posla. Jedna od stvari koje Outlook čini s velikom nadomjesnošću, možda bolje od većine drugih aplikacija, je kalendar. Outlookove funkcije kalendara su druga po redu kada se radi o stvaranju, mijenjanju i dijeljenju događaja.
Ovaj će se članak prvenstveno usredotočiti na jednostavne stvari. Pokazat ćemo vam kako izraditi i upravljati svojim kalendarima, dodavati sastanke, sastanke i dijeliti ih s drugima u adresaru radi lakše suradnje. U trenutku kada završimo, pokazat ćemo kako izvan upotrebe programa Outlook za osnove, kao što su e-pošta ili kontakti i adresari, možete uključiti kalendar u svoj zauzet život i poboljšati svoj dom ili mali ured.
Osnove kalendara
Kad god koristite Outlook, na raspolaganju vam je mogućnost kalendara. Čak i ako nemate postavljen račun e-pošte, i dalje možete koristiti Outlook za ostale njegove značajke. Međutim, kalendar najbolje funkcionira ako možete iskoristiti njegove mogućnosti suradnje pa upotreba računa e-pošte omogućuje slanje poziva na sastanke i primanje obavijesti sudionika.
Bez obzira na to, ovdje je vaš osnovni, svakodnevni kalendar, tj. Zadani kalendar povezan s vašim zadanim profilom programa Outlook. Ovo je mjesečni prikaz, ali možete koristiti funkcije na kartici Uređivanje da biste promijenili prikaz.
Na primjer, u nastavku je prikazan radni tjedan (u odnosu na cijeli tjedni prikaz). To je vrlo jednostavno, s vremenom (možete ga postaviti na svoj grad), i okvir za pretraživanje. Ako imate bilo kakvih sastanaka ili sastanaka, vidjeli biste ih ovdje, a možete prijeći na prethodni ili sljedeći tjedan klikom na gumbe "Prethodni sastanak" ili "Sljedeći sastanak", zajedno s rubovima kalendara.
Krenimo malo i usredotočimo se na to kako promijeniti raspored kalendara kako bi bolje odgovarao vašim specifičnim ili posebnim potrebama.
Napreći mišić kalendara
Možete učiniti dosta za promjenu rasporeda i izgleda kalendara. Ako pogledate karticu Prikaz ispod, vidjet ćete cijeli niz stilova koje možete upotrijebiti za kalendar koji odgovara vašim organizacijskim potrebama.
Pogledajte sljedeći kalendar. Napravili smo neke manje promjene u izgledu. Za jednu, možete promijeniti boju, koja je suptilna, ali lijep dodir.
Kartica Prikaz omogućuje dodavanje nekoliko drugih prikaza kako bi se naglasio način rada u kojem se nalazite. Na primjer, tu je traka s zadacima koja vam omogućuje dodavanje kalendara, osoba i zadataka u desni stupac (pogledajte gore). Ova je traka zadataka prilagodljiva načinu rada u kojem se nalazite, pa čak i ako ste omogućili zadatke i kalendar, kao što je prikazano na gornjoj snimci zaslona, ako se prebacite na pristiglu poštu, morat ćete ponovno omogućiti značajku -Do bar.
Dobra je ideja igrati se s karticom Prikaz u svakom načinu rada jer svi neće biti potpuno isti. Na primjer, okno za čitanje ne koristi se mnogo u prikazu kalendara, ali je svakako sjajan dodatak vašem pretincu pristigle pošte.
Slično tome, pregledajte dnevni prikaz kalendara s omogućenim Dnevnim zadatkom. U nastavku možete vidjeti dnevni kalendar s zadanim zadacima.
Razgovarat ćemo mnogo više o zadacima u nadolazećem članku, ali sada ćemo se usredotočiti na sve što biste željeli znati o sastancima i sastancima.
Dodavanje sastanaka i sastanaka
Pogledajmo postavljanje sastanaka i sastanaka. U sljedećem primjeru organiziramo pizzu. Predmet je, naravno, priroda sastanka, i dok pizza party nije nužno "sastanak", dobivate ideju. Zatim možete dodati druge specifičnosti, kao što su mjesto gdje se odvija pizza party, i vrijeme početka i završetka.
Postoji mnogo prostora (tehnički neograničen) za dodavanje bilješki, uputa ili uputa za događaj. Naravno, nije puno zabave ako nemate druge ljude tamo. Stoga ćemo morati pozvati neke od sudionika. Kada pozovete ljude, to se više ne smatra sastankom. Umjesto toga, Outlook ga mijenja na sastanak. Na sljedećoj snimci zaslona vidimo naš novi sastanak.
Možete upisati imena rukom ili kliknite gumb "Za" da biste dodali polaznike iz adresara. Ako još niste postavili adresar, možemo vam reći kako dodati i upravljati kontaktima, kao i uvoziti kontakte iz drugih izvora, kao što je Gmail.
Možete izrezati izravno na chase i jednostavno kliknuti na "New Meeting" na kartici Home na vrpci. Kada pozivate sudionike, imate mogućnost zatražiti dodatne opcije odgovora.
Ako zatražite odgovor (umjesto da jednostavno izgovorite riječ i ostavite je na tom mjestu), pozvani će imati šansu za RSVP. Imajte na umu da to izvrsno funkcionira s Microsoftovim proizvodom, kao što je račun e-pošte usluge Outlook.com, gdje su vam opcije odgovora date izravno u poruci.
Na usluzi Gmail moći ćete reagirati na pozivnicu na gotovo isti način. Kako god da odgovorite, bit će poslan organizatoru događaja i automatski će se dodati u Outlook.
Sada kada smo jasni na sastancima i sastancima, preći ćemo na njih i izmijeniti ih jer je promjena neizbježna, a ponekad i naši najbolji planovi propadaju..
Izmjena ili otkazivanje odgovora na sastanke i praćenje
Nešto je iskrsnulo, i moramo premjestiti našu zabavu u subotu navečer. To za nas nije problem, ali što je s našim polaznicima? Pa, njihovi su planovi u potpunosti ovisni o njima, ali Outlook barem olakšava njihovo upozoravanje na promjene.
Da biste izmijenili sastanak i upozorili svoje sudionike, prvo otvorite događaj iz Outlook kalendara i izvršite potrebne izmjene. U ovom slučaju, samo ćemo jedan dan vratiti sastanak. Imajte na umu da možete kliknuti "Pošalji ažuriranje" i pozvani će biti ažurirani o promjeni.
U ovom trenutku, ako je bilo koji od sudionika prethodno prihvatio vaš poziv, morat će ga ponovno prihvatiti.
Sada je možda dobro vrijeme da pokažete kako pratiti napredak vašeg sastanka. Kliknite gumb "Praćenje" i odavde možete vidjeti napredak vašeg sastanka. Upravo sada, samo je jedan pozivnik prihvatio, pa možda ova subota nije baš dobro vrijeme.
Uh oh, opet je nešto iskrslo i moramo otkazati sastanak. Jednostavno kliknite gumb "Otkaži sastanak". Vaša će se pozivnica sada promijeniti i dobit ćete gumb "Pošalji otkazivanje" da biste kliknuli i poslali loše vijesti.
To je tako jednostavno, vaši prethodni pozvani primit će ažuriranu e-poštu i događaj će biti uklonjen iz Outlook kalendara.
Događaji
Kada se vaši sastanci upišu i spremaju, vidjet ćete ih na kalendaru. Kada pređete preko njega, vidjet ćete odgovarajuće pojedinosti. U ovom trenutku, ako je sve dobro, možete ga ostaviti i prijeći na druge stvari.
Ako je, međutim, želite promijeniti ili izbrisati, možete ga otvoriti dvostrukim klikom na nju ili pomoću odgovarajuće akcije na vrpci, koja je ovdje gumb "Otvori".
Također možete pristupiti mnogim istim kontrolama vrpce iz kontekstnog izbornika s desnom tipkom miša.
Kada je sastanak ili sastanak otvoren, imajte na umu karticu Opcije koja će vam omogućiti da utječete na neke promjene kao što su promjena statusa (zauzet, uvjetno, izvan ureda, itd.), Postavljanje podsjetnika, promjena vremenske zone i konačno postavljanje događaj kao ponavljajući.
Ponavljajući događaji su uobičajeni, kao što je tjedni sastanak ili tromjesečni događaj zarade, ili samo ručak s prijateljem, pa je dobro znati kako ih postaviti. Kao što možete vidjeti na slici, to bi trebalo biti prilično jednostavno. Možete postaviti vrijeme sastanka, uzorak i, naravno, raspon ili koliko dugo će se pojaviti ponavljanje.
Vidite na sljedećoj slici, postavili smo ponavljajući događaj za svaki ponedjeljak u 13:00 sati, koji će se nastaviti neograničeno.
Važno je upamtiti da iako sastanci i sastanci imaju nekoliko ključnih razlika, oni i dalje izgledaju i mogu se mijenjati na isti način, tako da će sve opcije koje vidite za sastanke biti iste za sastanke.
Prilaganje datoteke ili dokumenta stavci kalendara
Zamislimo da ste dogovorili sastanak, na primjer, da odvedete kućnog ljubimca veterinaru, ili da promijenite ulje, iu svakom slučaju imate dokument ili sliku koju želite priložiti kako ne biste zaboravili.
U sljedećem primjeru konačno se mijenja naša nafta i imamo kupon za to. Možete ispisati kupon i pokušati ga zapamtiti unaprijed, ili ga jednostavno možete priložiti na sastanak tako da kad vas Outlook podsjeti, kupon je tu da ga možete ispisati dok razmišljate o tome.
Da biste to učinili, kliknite na "Priloži datoteku", a zatim potražite mjesto na kojem je spremljeno. Možete umetnuti datoteku kakva jest, zalijepiti je kao tekst ili umetnuti mjesto datoteke kao hipervezu. U ovom slučaju samo ćemo priložiti PDF kao što je.
Naravno, ovo će biti vrlo korisna značajka ako trebate dijeliti dokumente za poslovni sastanak, poslati studentima materijale za učenje ili kad god situacija može zahtijevati dodatne informacije.
Upravljanje i dijeljenje kalendara
Upravljanje kalendarima omogućit će vam da ostvarite dvije stvari. Možete otvarati kalendare iz različitih izvora, a možete stvoriti i spremiti grupe kalendara.
Ako kliknete gumb "Otvori kalendar", možete stvoriti kalendar iz nekoliko izvora, uključujući s Interneta, ili možete stvoriti prazan kalendar. Jedna od prednosti stvaranja praznog kalendara je da ste u mogućnosti zadržati svoj rad i život u kući odvojenima.
Na sljedećoj snimci zaslona vidjet ćete nekoliko kalendara koji su izrađeni, a mi smo također stvorili posebnu grupu za rad. Stvarno možete povlačiti događaje iz jednog kalendara u drugi; vidite kako imamo unos za tjedni sastanak u dva kalendara koje smo odabrali za prikazivanje.
Mogućnost povlačenja događaja kroz kalendare znači da ako ste dodali sastanak ili sastanak, ako kasnije odlučite da mora biti na nekom drugom kalendaru, ne morate ponovno stvarati događaje.
Konačno, možete dijeliti kalendare, koji bi trebali biti prilično razumljivi, ali imajte na umu mogućnost slanja kalendara putem e-pošte. Ovo smo ukratko opisali u prethodnom članku, to je jednostavno još jedan način da se to postigne. Ovdje na sljedećoj slici zaslona vidite što se događa kada koristite ovu opciju.
Možete odrediti koji kalendar dijelite, datumski raspon (od jednog dana do cijelog kalendara), razinu pojedinosti za dijeljenje (jednostavna dostupnost, ograničene i potpune pojedinosti), a zatim postoji nekoliko naprednih opcija koje možete koristiti.
Dijeljenje na ovaj način znači da možete brzo, jednostavno i neprimjetno širiti informacije o kalendaru s drugim korisnicima programa Outlook, kao i integrirati kalendare poslane vama.
Opcije kalendara
Postoji dosta mogućnosti kalendara za razvrstavanje (premda ne toliko kao kod e-pošte). Većina tih opcija namijenjena je konfiguriranju kalendara za učinkovitiji rad s vašim profesionalnim i osobnim potrebama.
Na primjer, možete promijeniti radno vrijeme i radni tjedan, dodati praznike, promijeniti vremensku zonu, postaviti zadanu boju, pa čak i odabrati Fahrenheit i Celsius. Radite svoj put kroz njih u svoje slobodno vrijeme i isprobajte što vam najbolje odgovara.
Značajke kalendara u programu Outlook su vrhunske, a ako radite u organizaciji s središnjim poslužiteljem Exchange, vjerojatno znate kako možete surađivati na dijeljenim kalendarima, vidjeti događaje i još mnogo toga. Sve to besprijekorno funkcionira unutar vaše lokalne instalacije programa Outlook za dodatnu snagu i praktičnost.
Kod kuće je lijepo imati kalendar s toliko značajki u istom programu. Nema potrebe za prebacivanjem s aplikacije e-pošte na kalendarsku aplikaciju, možete zakazati događaje i brzo pozvati sudionike sa samo nekoliko klikova mišem i još mnogo toga.
Ali, to je dovoljno za razgovor od nas. Zašto se sada ne javimo? Javite nam svoje misli ili posudite svoje komentare u naš forum za raspravu.
