Kako stvoriti i upravljati zadacima u programu Outlook 2013
Ako ste jedan od onih ljudi koji imaju bijelu ploču ili bilježnicu s popisom zadataka koji se stalno razvijaju, ili vaš stol i monitori ukrašeni su post-® podsjećajući vas na važne događaje, onda ovaj članak za vas.
Outlook će vam omogućiti izradu popisa zadataka koji se sastoje od zadataka koje možete obavljati sve vrste stvari, kao što su postavljanje datuma, podsjetnika, kategorija i još mnogo toga. Čitava je stvar stvoriti aktivniju vrstu popisa zadataka s kojom možete komunicirati i biti pošteni.
Rad u prikazu zadataka
Nedavno smo razgovarali o raznim zamršenostima programa Outlook 2013, pa ako ste novi, preporučujemo da pročitate naš uvod.
U suprotnom, otvorite Outlook do prikaza Zadaci i pogledajte oko sebe. Na prvi pogled primijetit ćete da je prilično prazna i neplodna. To je zato što ga još moramo popuniti mnoštvom stvari koje moramo učiniti i obaviti ih.
Idemo kroz i pokazati vam kako koristiti Zadatke kao profesionalac i dalje organizirati svoj život s programom Outlook. Uz malo vremena i rada imat ćete sveobuhvatan skup zadataka koje možete podesiti da vas podsjećaju kada im je to potrebno ili ih čak možete dodijeliti drugoj osobi!
Dodavanje zadataka
Za početak ćete htjeti dodati zadatke. Primijetit ćete da se na lijevoj strani nalazi poznato okno mapa. Ovome prikazu možete dodati nove mape, a zatim svoje zadatke organizirati u kategorije. Možete stvoriti novu grupu mapa, tako da možete ponovo odvojiti svoje zadatke između profesionalnog i osobnog života, ako je potrebno.
Za početak, primijetit ćete da postoji jedna grupa zadataka u grupi Poziv Moji zadaci i dvije mape pod zadataka: Popis obveza i Zadaci. Ako kliknemo desnom tipkom miša na najvišu mapu, možemo stvoriti grupu "Nova mapa" koju ćemo nazvati Radne zadatke.
Možete dodati brzi zadatak klikom na “Kliknite ovdje da biste dodali novi zadatak” ili možete kliknuti “Novi zadatak” na vrpci Početak. Pogledajte sljedeći zadatak bez naslova na koji možete primijeniti nekoliko opcija, prikazati zadatak, njegove pojedinosti, kao i upravljati njime.
Ispunjavamo zadatak s osnovnim detaljima, a zatim kliknemo "Spremi i zatvori". Možete odabrati datum početka, datum završetka (ako je primjenjivo), status, prioritet i postotak završetka. Također možete provjeriti okvir "Podsjetnik" i Outlook će vas obavijestiti kada vaš zadatak dolazi.
Pregledavanje, izmjena i ažuriranje zadataka
Nakon izrade nekoliko zadataka vidimo ih na popisu u prikazu Zadaci. Ovdje možete obaviti neke osnovne zadaće, kao što je promjena datuma dospijeća ili dodjeljivanje kategorije, ali ako stvarno želite pogledati i urediti, morate dvaput kliknuti da biste ga otvorili.
Evo opet naš zadatak. Možemo ga mijenjati, kao što je status ili prioritet, ili možemo kliknuti na gumb "Detalji".
Ako postoje drugi detalji vezani uz zadatak, možete ih ispuniti ovdje. Iako ovo možda nije bitno za većinu ljudi, ako se bavite samostalnim izvođačima ili konzultantima, ovo je odlično mjesto za praćenje koliko vas to približno košta.
Postoji još nekoliko stvari koje možemo spomenuti prije nego što krenemo na ponavljanje. Dok tragate u sučelju zadatka, uzmite trenutak i primijetite da možete izbrisati ili proslijediti zadatak ako odlučite da ga ne vrijedi slijediti, ili vam je potreban doprinos od nekog drugog, odnosno.
Također možete upravljati zadatkom, kao što je označavanje, dovršavanje i slanje izvješća o statusu. O tome ćemo uskoro razgovarati. Za sada, ukratko pogledajte kako postaviti zadatke koji se ponavljaju.
Rad s ponavljajućim zadacima
Stvaranje ponavljajućeg zadatka jednako je stvaranju ponavljajućeg sastanka ili ponovnog sastanka. Dijalog koji vidite kada kliknete na gumb "Ponavljanje" vjerojatno će izgledati prilično poznato.
Dakle, ovdje je naš zadatak „razgovarajmo o poslu“, koji se ponavlja svakog tjedna u srijedu, bez kraja na vidiku. Imajte na umu da čak i ako ne dovršite zadatak do trenutka ponovnog pokretanja zadatka, još će se generirati još jedan.
To možete poništiti odabirom opcije "regeneriraj novi zadatak", koja umjesto automatskog ponavljanja x dana, neće obnoviti zadatak dok se trenutni ne označi kao dovršen.
Dodjeljivanje zadatka nekom drugom
Zadatak koji smo pripremili je "razgovor o radnim stvarima!" Kliknite gumb "Dodijeli zadatak" u odjeljku Upravljanje zadacima na vrpci.
Taj će se zadatak otvoriti kao e-pošta, koju zatim možete obratiti drugima. U ovom slučaju samo ćemo dodijeliti zadatak da razgovaramo o radnim stvarima nekom drugom, pa ćemo im e-poštom.
Ako želite upisati adresu u polje "Za" možete, ili možete izvući sretno ime iz adresara. Nemate postavljen adresar? Pročitajte o stvaranju i upravljanju kontaktima, uključujući kako uvesti kontakte iz Gmaila izravno u Outlook.
Tada će primatelj dobiti e-mail s opcijom "Prihvati" ili "Odbiti". Ne želimo da šef bude uznemiren, pa ćemo samo prihvatiti zadatak. Osim toga, razgovor o radnim stvarima nikad nije loša ideja!
Konačno, ako ovlasti-to-biti žele znati napredak (ili nedostatak istog) na vaš trenutni zadatak. Možete im poslati izvješće o statusu.
Sveukupno gledano, prosječan kućni korisnik Outlook će vjerojatnije koristiti zadatke kao sredstvo za obavljanje poslova ili otkucavanje kućnih poslova, ali korisno je znati cijeli raspon sposobnosti za izradu zadataka. Idemo sada na ostatak vrpce Home i razgovaramo o tome što možete učiniti da upravljate zadatkom.
Upravljanje zadacima i razvrstavanje po prikazu
Tijekom tjedna, neki zadaci će se obaviti, a neki neće. Oni koje popunite, možete označiti kao potpunu i zaboraviti. No, onima na koje nećete morati nekako upravljati, ili ćete imati samo rastući popis zapušenih zadataka.
Postoji nekoliko načina za upravljanje njima. Pogledajmo to područje vrpce, a zatim ćemo vam pokazati kako najbolje iskoristiti ove alate.
Klikom na gumb "Ukloni s popisa" označit će ga kao dovršeno i ukloniti ga s popisa. Ako Outlook naiđe na problem, na primjer, ako se zadatak ponavlja, ili je nepotpun, pitat će vas što želite učiniti..
Također možete raditi izravno s zadacima koje vidite na popisu zadataka. Za više pojedinosti pogledajte sljedeću snimku zaslona. Vidite da možete jednostavno kliknuti ikonu zastavice da biste je označili kao dovršenu ili možete kliknuti desnom tipkom miša da biste vidjeli opcije praćenja.
Vidite ovdje u sljedećem snimku, da je naš zadatak "sjediti i gledati nogomet s nogama gore" sutra, ali također smo ga označili i za daljnji tjedan. Stvaranje follow-up zadatka u osnovi ga duplira za vrijeme koje vam najviše odgovara da ga eventualno dovršite. U ovom slučaju, mogli bismo označiti sutrašnji zadatak kao potpun ili ga ukloniti, ali taj bi se duplikat još uvijek trebao dogoditi sljedećeg tjedna.
Imajte na umu da možete pratiti zadatke iz jednog od pet unaprijed određenih intervala ili možete stvoriti prilagođeno praćenje.
Naposljetku, mijenjanje vašeg pogleda može pomoći u rezanju velikog broja zadataka. Ako nije prikazan na vrpci, možete kliknuti na gumb "Promijeni prikaz" i vidjeti ćete te opcije.
Evo kako će izgledati jednostavan popis. Pogled ne pravi razliku između stanja dovršenosti ili kategorija ili bilo čega drugog. To samo predstavlja sve vaše prošle, sadašnje i buduće zadatke u jednom jednostavnom pogledu.
S druge strane, ako razvrstamo naš pogled aktivnim zadacima, vidimo da se stvari sužavaju za nas.
Uvijek imajte na umu da promijenite prikaz zadatka kako biste ih brzo razvrstali ili sakrili za maksimalni potencijal produktivnosti!
Zadaci Opcije
Na kraju, upoznajmo se ili ponovno upoznamo s opcijama zadatka. Opcije zadatka omogućit će vam da promijenite postavke i promijenite njihovo ponašanje i izgled. Do njih možete doći iz izbornika Datoteka, tako da kliknete na "Opcije -> Zadaci".
Možete postaviti opcije za podsjetnike na zadatke s datumima dospijeća, zastarjelim i završenim bojama zadatka, radnim satima i drugim jednostavnim podešavanjima. Tako da sada, ako želite da kasne zadaće budu svijetle plave ili želite zadane podsjetnike na kraju dana umjesto početka, ovdje možete izvršiti izmjene.
Kao što možete vidjeti, Outlook se otkriva kao vrlo zaokružena aplikacija, a još nismo razgovarali o kalendaru i bilješkama! Nadamo se da ćete moći koristiti Zadatke kako biste povećali svoje organizacijske vještine za nekoliko mjesta. Lako ih je postaviti i dodijeliti, a lijepo je imati te podsjetnike i gledati kako se sve stvari s vašeg popisa polako provjeravaju.
U međuvremenu, zainteresirani smo za vas. Imate pitanje ili komentar koji želite ostaviti nama? Upadajte u naš forum za raspravu i otpustite.
