Kako stvoriti, upravljati i dodijeliti kategorije u programu Outlook 2013
Outlook 2013 omogućuje dodjeljivanje kategorija stvaranju i prilagođavanju navedenih kategorija. Što se tiče kategorija, to je što su univerzalne u programu Outlook i možete li dodijeliti svaku kategoriju kombinaciji tipkovnice. Dakle, e-poštu, događaje u kalendaru i bilješke možete kategorizirati s nekoliko brzih poteza tipkama.
Tijekom proteklih nekoliko mjeseci mnogo smo razgovarali o programu Outlook 2013 i njegovim različitim dijelovima. Razgovarali smo o ovladavanju njegovim najvažnijim značajkama, kao što su način sastavljanja i slanja e-pošte, kao i stvaranje i upravljanje kontaktima, pa čak i uvoz Gmail kontakata. Također smo pokrili i druge stvari u programu Outlook, kao što je način na koji možete stvoriti popise zadataka koji će vas držati dobro, na zadatku. I naravno, tu je važan kalendar, koji je bitan za svakoga tko želi učinkovito održavati raspored.
Što sve to znači je da možete učiniti mnogo s njim kako bi se bolje upravljati vama zauzet rad, pa čak i osobni život. Prije nego što zatvorimo pogled na Outlook 2013, smatrali smo da bismo trebali ukratko pokriti dva preostala aspekta za koja smatramo da je vrijedno istaći: kategorije i pretraživanje.
O tim kategorijama
Da biste prilagodili svoje kategorije, kliknite gumb "Kategoriziraj", a zatim na padajućem izborniku odaberite "Sve kategorije ...". Pomoću ovog dijaloškog okvira možete stvoriti nove kategorije, izbrisati stare, preimenovati, promijeniti boje i dodijeliti tipke prečaca.
Primijetite na sljedećem screenshotu, kako smo dodijelili "CTRL + F2" plavoj kategoriji.
Sada, na primjer, možete primijeniti kategorije na sve što želite. Uzmite naš glupi primjer u nastavku, naš zadatak je da "živimo la vida loca" i označili smo ga osobnim (ljubičastim) i hitnim (crvenim) kategorijama.
Zapamtite ovaj vrlo koristan savjet: nakon što dodijelite tipke prečaca svojim kategorijama, a kategorije ste pohranili u memoriju, oni mogu brzo riješiti organizaciju pošte, sastanaka i drugih stavki programa Outlook.
Na primjer, ovdje je zaglavlje e-pošte iz poruke u našoj pristigloj pošti, označili smo je s kategorijom Rad. Od sada, ako trebamo potražiti ovu određenu poruku, možemo upotrijebiti kategorije za filtriranje nepovezanih poruka.
Budite svjesni da također možete brzo označiti zadatke, e-poštu i druge stavke u Outlooku pomoću zadane kategorije, kao na primjer na sljedećem snimku zaslona. Ovdje smo označili nekoliko zadataka kao URGENT jednostavno klikom na mali okvir u stupcu CATEGORIES.
Jasno je da kategorije mogu biti vrlo korisne, a one su uglavnom neobjavljene značajke u programu Outlook. Naučite ih učinkovito koristiti i moći ćete organizirati sve svoje stvari u područjima srodnih kategorija.
Jednostavno pretraživanje u programu Outlook
Završimo ovo ukratko govoreći o traženju stavki u programu Outlook. To znači da se to uglavnom odnosi na poštu, ali pretraživanje se proteže kroz aplikaciju. Kada kliknete na okno za pretraživanje, na primjer u pristigloj pošti (ili bilo kojoj drugoj mapi pošte), vrpca će se promijeniti kako biste dobili mnoštvo alata za pretraživanje.
Zašto su sve ove stvari ovdje? Jednostavno, što više načina možete tražiti, to su veće šanse da ga pronađete. Pogledajte ovdje na sljedećoj snimci zaslona, kliknemo na gumb "Predmet" i možemo ispuniti odgovarajući prostor s onim što želimo da sadrži predmet. U ovom slučaju, želimo pronaći bilo koje teme koje se tiču rada.
Imajte na umu da su rezultati koji se pojavljuju zapravo zadaci, što pokazuje kako Outlook vraća rezultate pretraživanja iz svega što pohranjuje.
Ako vas zanima maksimalno iskorištavanje vještina pretraživanja u programu Outlook, možete brzo proći kroz nered, uzimajući malo vremena i isprobavajući opcije Trake za pretraživanje. Imajte na umu da ako su rezultati preširoki i raznoliki, svoj opseg uvijek možete poboljšati pomoću odgovarajućih alata Scope.
Konačno, ako osjećate potrebu za snagom i potpunom kontrolom nad pretraživanjem, pokušajte koristiti obrazac Napredno pretraživanje tako da kliknete gumb "Alati za pretraživanje" u odjeljku Opcije..
Upotreba obrasca Napredno pronalaženje daleko je najbolji, ne-glupi način pretraživanja Outlooka, ali bez obzira na metodu koju upotrebljavamo, sigurni smo da ćete otkriti kako pronaći stvari u najkraćem vremenu.
Opcije pretraživanja
Outlook radi sa sustavom Windows Search, koji smo malo prije napisali. Ove opcije utječu na način pretraživanja stavki u sustavu Windows iu programu Outlook.
Imajte na umu, ako kliknete "Opcije indeksiranja ..." otvorit ćete kontrolnu ploču Opcije indeksiranja, gdje možete podesiti kako se Outlook indeksira putem indeksa Windows pretraživanja. Ostale opcije prvenstveno se odnose na rezultate pretraživanja, kao što su način prikazivanja i prikaz rezultata.
Kategorije i pretraživanje su dvije neistražene značajke koje možete dodati u svoj Outlookov repertoar, što će prilično dobro zaokružiti naš doživljaj sustava Office. Ako intenzivno koristite Outlook, dobivate puno e-pošte, stvarate brojne obveze u kalendaru ili generirate duge popise zadataka, bitno je biti u mogućnosti ne samo organizirati ih, nego imati mogućnost traženja bilo čega, posebno ako znate ono što tražite je neprocjenjivo.
