Verziranje, uspoređivanje i kombiniranje dokumenata

Za posljednju lekciju u seriji Geek School, govorit ćemo o praćenju verzija u programu Word te uspoređivanju i kombiniranju dokumenata.

ŠKOLSKA NAVIGACIJA

1. Korištenje predložaka za osiguravanje zajedničkog izgleda i oblikovanja
2. Praćenje izmjena u dokumentu
3. Korištenje komentara za označavanje promjena u dokumentu
4. Ograničavanje i zaštita dokumenata i predložaka
5. Verziranje, uspoređivanje i kombiniranje dokumenata

Značajka Verzije u Wordu uklonjena je u novijim verzijama programa Word. U programu Word 2013 jedini način na koji možete pristupiti prethodnim verzijama dokumenta u programu Word jest otvaranje prethodnih automatski spremljenih (automatski spremljenih) verzija dokumenta. Također možete otvoriti nedavno spremljene dokumente. Međutim, u Wordu nema formalne značajke za određivanje verzija. Pokazat ćemo vam alternativu koju možete besplatno dodati u Word, a koja će vam pružiti tu mogućnost.

Ako je više osoba radilo na različitim kopijama iste datoteke, umjesto da koristite značajku praćenja izmjena na jednoj kopiji datoteke, možete usporediti dvije verzije datoteke da biste vidjeli razlike. Word sadrži alat za usporedbu koji vam omogućuje usporedbu dviju datoteka, pod uvjetom da imaju različita imena datoteka. Pokazat ćemo vam kako koristiti ovu značajku i kako čitati rezultate usporedbe.

Osim uspoređivanja dokumenata, možete ih kombinirati nakon usporedbe. Pokazat ćemo vam kako spojiti dvije verzije istog dokumenta i kako jednostavno spojiti dva različita dokumenta, u slučaju da je više autora radilo na odvojenim dijelovima dokumenta.

Nakon što su sve izmjene izvršene, potrebne usporedbe i kombinirani dokumenti, možete jednostavno podijeliti svoj dokument pomoću usluge Microsoft OneDrive. Također možete koristiti OneDrive u bilo kojem trenutku procesa suradnje da biste omogućili pristup dokumentu drugim recenzentima.

Pratite verzije dokumenta

Word je imao formalnu značajku za određivanje verzija koja vam je omogućila spremanje različitih verzija dokumenta unutar samog dokumenta. Ta je značajka nestala i jedini način na koji možete dohvatiti prethodne verzije dokumenta je značajka automatskog spremanja ili pristup nespremljenim dokumentima, ako su dostupni.

Prema zadanim postavkama Word automatski sprema vaš dokument u određenim intervalima. Ovo je značajka automatskog spremanja. Da biste se vratili na prethodno spremljenu, automatski spremljenu kopiju dokumenta, kliknite karticu "Datoteka" i na popisu pod stavkom "Verzije" odaberite stavku "(automatsko spremanje)".

Također možete povećati ili smanjiti interval za značajku automatskog spremanja u programu Word.

Ako ste dokument zatvorili slučajno bez spremanja ili ste izgubili napajanje i računalo je neočekivano isključeno, možete obnoviti nespremljene dokumente. Da biste to učinili, kliknite karticu "Datoteka" i kliknite gumb "Upravljanje verzijama" na zaslonu "Info". Na padajućem izborniku odaberite "Oporavak nespremljenih dokumenata".

Ako su bilo kakve nespremljene datoteke bile dostupne, one bi bile navedene u dijaloškom okviru "Otvori" koji se prikazuje.

Alternative za spremanje verzija Word dokumenta

Postoje alternative za dodavanje sustava za upravljanje verzijama u Word. Jedan je dodatak za Word, koji se zove Spremanje verzija, a drugi je dodatak koji radi s programom za kontrolu vanjske verzije nazvanom Perforce.

Dodatak za spremanje verzija omogućuje vam jednostavno spremanje numeriranih verzija Word dokumenta iz datoteke.

Perforce je program za kontrolu verzija koji je dostupan besplatno za do 20 korisnika. Oni pružaju dodatak za Microsoft Office koji omogućuje da se datoteke programa Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Project lako pohranjuju i upravljaju unutar programa Perforce iz programa.

Usporedite dvije verzije istog dokumenta

Ako je recenzent zaboravio upotrijebiti značajku "Praćenje promjena", a niste je zaključali u dokumentu, još uvijek možete usporediti dvije verzije dokumenta i prihvatiti i odbaciti promjene na temelju usporedbe. Sve što trebate je izvorni dokument i revidirani dokument. Svaka datoteka mora imati drugačiji naziv.

Značajke "Usporedi" i "Kombiniraj" slične su, ali svaka ima svoju svrhu. Ako imate samo dva dokumenta koja želite usporediti, a niti jedan ne sadrži praćene promjene, koristite značajku "Usporedi". Ako imate dva ili više dokumenata koji sadrže praćene promjene, a morate pratiti tko je promijenio što i kada, upotrijebite značajku "Kombiniraj", opisanu kasnije u ovoj lekciji.

Da biste usporedili izvornu i revidiranu verziju dokumenta, kliknite "Usporedi" u odjeljku "Usporedi" na kartici "Pregled" i na padajućem izborniku odaberite "Usporedi".

NAPOMENA: ne možete usporediti dva dokumenta ako je bilo koja od njih zaštićena za praćene promjene ili ako je primijenjena bilo kakva zaštita dokumenata. Uklonite zaštitu dokumenata za nastavak usporedbe dokumenata. Pogledajte Lekcija 2 za informacije o tome kako otključati značajku praćenih promjena i Lekcija 4 za informacije o uklanjanju ograničenja oblikovanja i uređivanja iz dokumenta i lozinke dodijeljene dokumentu da biste je otvorili.

U dijaloškom okviru “Usporedi dokumente” s padajućeg popisa odaberite “Izvorni dokument”.

S padajućeg popisa odaberite "Revidirani dokument". Pod "Revidirani dokument" navedite oznaku koja će se primijeniti na izmjene kako biste znali tko ih je napravio u uređivačkom okviru "Label changes with". To može biti ime korisnika ili što god želite.

Kliknite "Više" da biste pristupili dodatnim opcijama.

U odjeljku "Postavke usporedbe" odaberite stavke koje želite usporediti u dva dokumenta. Prema zadanim postavkama odabrane su sve stavke.

NAPOMENA: Stavka "Umetanje i brisanje" uvijek je siva i uvijek označena. Kada koristite "Usporedi" ili "Kombiniraj", umetanja i brisanja uvijek će se uspoređivati.

U odjeljku "Prikaži promjene na" odaberite usporedbu znakova po znakovima ("Razina znakova") ili riječi po riječ ("Razina riječi"). "Razina znakova" omogućuje vam da vidite točne promjene koje su napravljene. Na primjer, ako izvorni dokument ima riječ "do", a revidirani dokument ima riječ "previše", na koju je dodan "o", postavka "razina riječi" pokazat će vam da je "do" zamijenjeno s " Međutim, postavka "Razina znakova" pokazala bi činjenicu da je dodan "o".

Značajka "Usporedi" prema zadanim postavkama stavlja promjene u novi dokument, kao što je prikazano u odjeljku "Prikaži promjene u". Međutim, možete promijeniti stavke u "Izvorni dokument" ili "Revidirani dokument".

Kliknite "U redu" nakon što odaberete.

Izrađuje se usporedba između dva dokumenta i promjene se prikazuju u navedenom dokumentu. U našem primjeru odlučili smo prihvatiti zadano prikazivanje promjena u novom dokumentu. "Izvorni dokument" i "Revidirani dokument" prikazuju se u oknu desno od "Uspoređenog dokumenta" koji se koristi kao referenca. Ne mogu se uređivati.

Ako ne vidite okno s izvornim i revidiranim dokumentima, kliknite "Usporedi" u odjeljku "Usporedi" na kartici "Pregled". Zatim odaberite "Prikaži izvorni dokument", a zatim "Prikaži oba". Možete odabrati i "Prikaži izvornik" ili "Prikaži izmijenjeno", ako ne želite vidjeti oboje..

“Okno pregledavanja”, o kojem se ukratko raspravljalo u Lekciji 2, a detaljnije u Lekciji 3, također se prikazuje lijevo od “Uspoređenog dokumenta”.

U "Uspoređenom dokumentu" možete proći kroz praćene promjene, kao što je opisano u Lekciji 2, prihvaćanjem ili odbijanjem svake izmjene.

Zatim spremite dokument u usporedbi s drugim nazivom i imat ćete dokument koji sadrži promjene iz izvornih i revidiranih dokumenata.