5 učinkovitih načina za čuvanje datoteka pod kontrolom

Vaše računalo je digitalna džungla. Tako je lako uzeti čisto i uredno radno mjesto dizajna i pretvoriti ga u ogroman nered. Ima previše datoteka i svugdje ih ima. Dizajnerske datoteke koje trebate postati gotovo nemoguće pronaći. Kako čuvati vaše datoteke iz kontrole? Pa, imaš sreće, jer postoji 5 učinkovitih načina za držanje datoteka pod kontrolom.

Ali prvo: zašto se naše računalo i dizajnerske datoteke tako lako zaustavljaju? Iz istog razloga mnogi ljudi imaju neuredne sobe i neorganizirane ormare i fizičke radne prostore. Osim pomnožiti sa 100, jer je tako lako stvoriti datoteke dizajna računala koje ne zauzimaju fizički prostor.

Srećom, nije tako teško držati vaše računalo i dizajn datoteka pod kontrolom. Dodajte prstohvat zdravog razuma, pomiješajte se s malo discipline i ponovite, ponovite, ponovite. Ne brinite - zvuči više posla nego što jest. Samo ga izjednačite s pranjem zubi: jednom kada ste navikli raditi ove stvari, nećete ni primijetiti. Samo ćete svoje računalo i dizajnerske datoteke držati pod kontrolom.

U redu, bez daljnjih smetnji, ovdje su 5 učinkovitih načina za držanje datoteka pod kontrolom.

1. Bezobzirno brisanje starih i nepotrebnih datoteka

(Slika Mixy Lorenzo)

Ovaj se može činiti očitim šamaranjem, ali ponekad se previđaju najčešći koraci. Zaboravite bilo koji softver za produktivnost i radni tijek pojednostavljenja datoteka, kao i bilo koju drugu besmislicu produktivnosti: jednostavno brisanje starih i nepotrebnih datoteka.

To je isto kao i čišćenje vaše sobe ili organiziranje fizičkih datoteka. Prolazite kroz svoje stvari i kada gledate neku stavku, vi odlučujete: je li to relevantno za nešto važno? Ako ne, nemilosrdno je bacite. To je kako ćete ostati organizirani: smanjivanjem broja stvari koje imate. Nema trikova ili tajni.

Ova metoda se ne razlikuje kada je riječ o datotekama dizajna vašeg računala. Kada prolazite kroz svoje datoteke, odlučite je li svaka od njih još uvijek relevantna za nešto važno. Ako nije, nemilosrdno ga izbrišite - više vam neće trebati, a to je samo zatrpavanje vašeg digitalnog radnog mjesta. Obično su te datoteke stare projektne datoteke kao što su raniji nacrti grafike i dizajna te zastarjele datoteke web-lokacija.

To je lijepo i sve, ali kada bi nemilosrdno izbrisali stare i nepotrebne datoteke? Uostalom, gotovo svatko mrzi čišćenje svoje sobe.

Pa, baš kao i način na koji možete smanjiti potrebu za planiranjem čišćenja vaše sobe je tako što ćete se pobrinuti za neki objekt čim ga nađete, pa tako i ako odlučite trebate li izbrisati datoteku kada je naiđete. Što nas dovodi do # 2 ...

2. Poduzmite hitnu akciju na datotekama koje susrećete

(Slika autora Johna Brittona)

Najbolji način da se izbjegne raspored sortiranja i čišćenja datoteka vašeg računalnog dizajna je da to nije potrebno. Svaki put kada naiđete na datoteku, odmah poduzmite radnju na njoj.

Ali bez sumnje ste zauzeti tip ili djevojka. Imate što raditi, mjesta na kojima morate biti. Ne možete ispustiti sve što radite i voditi računa o svakoj datoteci na koju naiđete. Dakle, kako odlučiti kada poduzeti akciju? Koristite pravilo od 5 minuta: ako poduzimanje hitnih radnji u datoteci traje 5 minuta ili manje, pobrinite se za to čim se nađete.

Zvuči poznato? To je zato što je ovo “pod utjecajem” popularne knjige Davida Allena GTD: Dobivanje stvari. U njemu on kaže da možete izbjeći nagomilavanje dugog popisa obveza tako što ćete odmah riješiti zadatak s kojim se susrećete sve dok to ne potraje više od nekoliko minuta..

To se odnosi i na datoteke dizajna vašeg računala:

• Pronašli ste poluproizvodni logotip? Zamotajte ga i pošaljite.
• Skoro da je gotovo s kodom? Završi to.
• Imate li skupinu datoteka za koje niste sigurni da ih trebate? Prođite kroz njih, odlučite i izbrišite ako je potrebno.

Dakle, # 1 i # 2 pomažu da vaše datoteke budu pod kontrolom. Ali postoji još jedan bitan element, a to je ...

3. Imajte što manje mapa

(Slika Steve Ryan)

Napravite samo nekoliko mapa za vašu vrstu posla i budite što općenitiji s kategorijom. Umjesto uzimajući niša s bezbroj mapa se razbije (kao što su 'vektori' ili 'photoshop' ili bilo što drugo), samo su stvari kao što su 'logos' i 'web stranice'. Ili možete imati mape za svaki projekt, i bilo koja vrsta datoteke koja je povezana s njim ide tamo.

Zašto to radite? Dva razloga:

1. Bez neodlučnosti: je li datoteka logotip, web-lokacija ili dio projekta? Samo ga bacite u odgovarajuću mapu i završite s njom.
2. Filtar protiv prevelikog broja datoteka: kada vidite mapu koja popunjava previše datoteka, bit ćete skloniji brisanju starih i nepotrebnih. Slično viđenju previše stvari u vašoj sobi, nego skrivanju u ladicama i drugim sobama.

Izbjegavajte prejako navođenje s imenima i kategorijama mapa. Što specifičnije nazivate mapu, to ćete imati više kategorija. A s više kategorija morat ćete odlučiti gdje će se nova datoteka. Šanse su da neće uredno uklopiti u samo jedan od njih, tako da ćete proizvoljno odabrati jedan. Tada, kad dođe vrijeme za organiziranje više datoteka, sjetit ćete se koje ste kategorije posljednji put odabrali sa sličnom datotekom. Da ne spominjem nejasno znajući koja kategorija pripada i svakoj datoteci.

Zašto ne koristiti samo neki sustav označavanja? Onda možete potpuno ukloniti mape, zar ne? Iako u teoriji ovo bi trebalo raditi, u stvarnosti to će vas potaknuti da stvorite i zadržite previše datoteka.

Evo što će se dogoditi:

1. Označavate početne datoteke, osjećajući se dobro da ćete ih kasnije kasnije lako pronaći tako da pretražujete putem oznaka.
2. Postajete liberalni s oznakama stvarajući previše oznaka koje su previše specifične - to je zbog paralizacije neodlučnosti, budući da niste mogli birati između dvije oznake i odlučili stvoriti novu posebno za tu datoteku.
3. Na kraju imate previše oznaka koje postaju neodoljive u pronalaženju stvari.
4. Što je još gore, budući da niste osjećali potrebu da broj datoteka ostane nizak, sada imate više datoteka nego da su stalno vidljive u općoj mapi u kojoj ste gledali.

4. Značajke automatskog organiziranja jarka

(Slika Marka Sebastiana)

Auto-organiziranje značajke (mislim iTunes 'auto-preimenovati i sortirati značajku, ali se primjenjuje na sve datoteke) su nemesis za čuvanje datoteka pod kontrolom. Oni potiču liberalno kreiranje i spremanje datoteka. Iako se na prvi pogled čini dobro, što više datoteka imate, manje ćete znati gdje je sve.

Zašto ne samo izbrisati datoteke kada su stare ili nepotrebne? Značajka automatskog organiziranja potaknut će vas da ne brišete. Nešto kao Gmailova značajka koja nikad ne briše-samo-traži. No, za razliku od e-pošte, gdje imate samo jednu vrstu sadržaja (tekst) i stoga je lako pretraživati, vaše je datoteke teško pretraživati ​​na taj način. Ne postoji jednostavan način pretraživanja unutar sadržaja, osobito za vizualne i audio datoteke. Dakle, jedina stvar s kojom ćete morati raditi jesu nazivi datoteka i možda neki meta opis označen na njemu. To je recept za preopterećenje datoteka.

Ako ne koristite značajke automatskog organiziranja, bit ćete odgovorni za svaku datoteku koju izradite. Vidjet ćete ga i obratiti pozornost na njega barem jednom, tako da ćete biti svjesniji svake datoteke na vašem računalu. Na taj ćete način dobiti bolji osjećaj kada vaše datoteke izlaze iz kontrole - i kada trebate nemilosrdno izbrisati.

5. Konsolidirajte datoteke kad je to moguće

(Slika Alda Gonzaleza)

Ovo je jednostavno. Ako nekako možete konsolidirati dvije ili više datoteka u jednu, prirodno ćete imati manje datoteka. I manje datoteka je manje nereda.

Druga korist od konsolidiranja datoteka je u tome što je lakše pronaći ono što tražite. Vaše datoteke postaju organiziranije. Kako? Prirodno ćete imati relevantan sadržaj u jednoj datoteci, tako da ne morate loviti više datoteka koje se odnose na isti projekt.

Kako ćete konsolidirati svoje datoteke?

• Za tekst, jednostavno kopirajte / zalijepite odgovarajući sadržaj iz više datoteka u jednu glavnu tekstualnu datoteku.
• Za vizualni dizajn možete kopirati / zalijepiti različite elemente i varijacije u jednu glavnu grafičku datoteku.

Svaki veći i manji grafički app podržava slojeve i označavanje i grupiranje od njih, tako da iskoristite to. To mogu biti varijacije logotipa ili višestruki aspekti većeg dizajna - sve u jednoj grafičkoj datoteci.

Odobreno, ne može se konsolidirati svaka vrsta datoteke ili sadržaja. Na primjer, kod. Zato je gore navedeno pod nazivom “kada je to moguće” - učinite najbolje što možete, a svaki iznos koji pomaže smanjiti broj datoteka je neto dobitak.

Učinkovito čuvajte svoje datoteke pod kontrolom

Nadam se da ovih 5 načina nisu bili samo produktivnost pornografije: stvari za čitanje kako bi se izbjeglo raditi stvarni posao koji dobiva željene rezultate u vašem životu. Ne, one su napisane s namjerom da budu djelotvorne stvari koje možete početi primjenjivati ​​sada kako bi vaše računalo i dizajn datoteka bili izvan kontrole.

Nitko ne želi organizirati i upravljati svojim računalnim i dizajnerskim datotekama. Dakle, ovih 5 načina pomoći će vam da formirate navike koje će vam izbjeći potrebu za tim. Kao i kod svih navika, najvažnije je da počnete s njima.

Za recap, evo 5 učinkovitih načina za držanje datoteka pod kontrolom:

1. Nemilosrdno brišite stare i nepotrebne datoteke
2. Odmah poduzmite radnje na datotekama na koje naiđete
3. Imajte što je moguće manje mapa
4. Značajke automatskog organiziranja jarka
5. Konsolidirajte datoteke kada je to moguće

Vaš red: koji su vam drugi načini pomogli učinkovito kontrolirati vaše računalo i dizajnirati datoteke?

Napomena urednika: Ovaj post je napisao / la Oleg Mokhov za Hongkiat.com. Oleg Mokhov je najveći mobilni elektronski glazbenik na svijetu, entuzijasta za web i vizualni dizajn i suosnivač vrhunske besplatne glazbene trgovine Soundtrackster.