Kako koristiti značajke AutoRecover i AutoBackup programa Excel

Uvijek je strašna tragedija kada netko izgubi nešto važno na čemu su radili jer nisu ispravno spremili svoj dokument. To se događa češće nego što biste mislili na korisnike programa Excel i Word!

Srećom, Microsoft je dodao mnogo značajki u posljednjih nekoliko verzija koje pomažu smanjiti vjerojatnost gubitka podataka zbog rušenja, prekida napajanja, slučajnih brisanja, itd. Jedna značajka naziva se AutoRecover i druga, manje poznata značajka, zove se AutoBackup.

U ovom članku govorit ću o tome kako konfigurirati obje opcije kako bi vaši podaci bili što sigurniji. Također bih želio spomenuti da najnovije verzije sustava Office omogućuju spremanje dokumenata izravno na OneDrive, što je dobra mogućnost za razmatranje jer ćete i dalje moći pristupiti svom poslu čak i ako vaš tvrdi disk ne uspije.

Excel AutoRecover

Značajka automatskog oporavka uključena je prema zadanim postavkama i u osnovi automatski sprema vaš dokument na privremeno mjesto nakon postavljenog vremenskog intervala. Da biste pogledali postavke automatskog oporavka, kliknite Datoteka i onda Opcije.

Kliknite na Uštedjeti u lijevom izborniku i vidjet ćete opciju automatskog oporavka pod Spremite radne knjige.

Po zadanim se postavkama informacije o automatskom oporavku spremaju svakih 10 minuta. Osim intervala, Excel mora biti u stanju mirovanja 30 sekundi prije nego što se podaci spremaju. Također, automatski spremljene informacije spremaju se u AutoRecover file location ovdje. Pa kako to radi? Zapravo, recimo da imate radni list kao što je onaj dolje i da ste ga spremili.

Recimo da dodam sljedeće podatke u Excelovu proračunsku tablicu i čekam oko 10 minuta bez spremanja dokumenta. Budući da je interval automatske obnove postavljen na 10 minuta, morate pričekati barem toliko vremena da se podaci spremaju.

U mom slučaju, simulirao sam pad sustava Excel otvaranjem upravitelja zadataka i ubijanjem Excelova procesa. Nakon toga, ponovno sam otvorio Excel i odmah vidio opciju koja se zove Prikaži oporavljene datoteke.

Ako kliknete na to, pojavit će se popis Excelovih datoteka koje se mogu vratiti. U mom slučaju, imao je izvornu datoteku, koja je imala podatke samo u A1 i A2, a imala je i datoteku AutoRecovered, koja je uključivala podatke koje nisam spremio na disk..

Klikom na bilo koju stavku na popisu otvorit će se još jedna instanca programa Excel koja prikazuje podatke u toj datoteci. Sve u svemu, ovo je stvarno korisna značajka za ono vrijeme kada niste spremili sav svoj posao, ali Excel se neočekivano završava.

Glavni nedostatak ove značajke je da se podaci za AutoRecover pohranjuju na isti tvrdi disk kao datoteka, pa ako se nešto dogodi na vaš tvrdi disk, sve će nestati. Možete promijeniti položaj u gore navedenim postavkama na odvojeni tvrdi disk ili čak na mrežnu lokaciju, što preporučujem.

Imajte na umu da podatke o automatskom obnavljanju Excel također briše automatski u sljedećim okolnostima:

1. Datoteku spremate ručno ili pomoću Datoteka - Spremi kao.
2. Zatvorite datoteku ili zatvorite Excel (spremite li datoteku ili ne)
3. Isključite AutoRecover u potpunosti ili samo za radnu knjigu

Dakle, u osnovi, kad god spremite datoteku, ona se oslobađa AutoRecover podataka. Osim toga, ako ručno zatvorite Excel i odaberete da ne spremate podatke, izbrisat će se podaci automatskog oporavka. Imajte to na umu kada koristite ovu značajku. Ako ste teški Excel korisnik, predlažem da postavite interval AutoRecover na nešto poput 2 ili 3 minute umjesto 10.

AutoBackup

Još jedna značajka koju mnogi ljudi zapravo ne znaju je AutoBackup. Da biste ga koristili, prvo morate otići i spremiti datoteku da biste došli do Uštedjeti dijaloški okvir. Ako već imate spremljeni Excelov dokument, idite na Datoteka i onda Spremi kao i odaberite lokaciju. Kada to učinite, pojavit će se Spremi kao dijaloški.

U dijaloškom okviru kliknite na alat koji se nalazi lijevo od Uštedjeti dugme. Vidjet ćete nekoliko opcija, od kojih je jedna Opće opcije. Kada kliknete na to, pojavit će se mali prozor s još nekoliko opcija.

Samo naprijed i provjerite Uvijek stvorite sigurnosnu kopiju kutija. Kliknite OK (U redu) i sada kada spremite datoteku, Excel datoteka sigurnosne kopije također će biti izrađena s nastavkom .XLK. Imajte na umu da će, kad to učinite prvi put, datoteke biti iste. Ako uredite izvornu datoteku i zatim je ponovno spremite, datoteka sigurnosne kopije ostat će ista (izvorni podaci). Međutim, treći put kad ga spremite, datoteka sigurnosne kopije bit će ažurirana do druge pohrane.

U osnovi, sigurnosna kopija datoteke je uvijek jedna verzija iza trenutne verzije. Dakle, ako ste napravili hrpu promjena, spremili datoteku, a zatim se htjeli vratiti na verziju koja nije imala te promjene, mogli biste jednostavno otvoriti datoteku sigurnosne kopije.

Datoteka je spremljena na istom mjestu kao izvorna datoteka i čini se da ne postoji način da se to promijeni. Ova značajka ne dodaje puno sigurnosti vašem dokumentu, ali je dobra u određenim okolnostima.

Nadam se da će vam omogućavanje tih značajki sigurnosnog kopiranja i obnavljanja u programu Excel spasiti od gubitka važnih podataka. Uvijek je dobra mogućnost za pohranu u oblaku (kao što je OneDrive) kao dodatnu sigurnosnu mrežu u slučaju da vaše računalo ne uspije. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno komentirajte. Uživati!