Automatski premjesti e-poštu u mape u programu Outlook pomoću pravila
U ovom postu pogledat ćemo kako možete bolje upravljati e-poštom u programu Outlook tako što ćete automatski prenijeti dolaznu poštu u zasebne mape. Ako dobijete puno e-pošte svakodnevno, to može uštedjeti mnogo vremena.
Umjesto da jedanput tjedno trošite e-poštu s pristigle pošte na kategorizirane mape, pravila e-pošte omogućit će automatiziranje organizacije pristigle pošte. To je vrlo slično korištenju oznaka i filtara u Gmailu.
Pravila e-pošte mogu se činiti komplicirana i mogu biti ako zaista želite izvršiti sofisticirano sortiranje, ali ako jednostavno želite premjestiti radne poruke u mapu Rad automatski, onda je to dio kolača.
Da bi pravila bila korisna, najprije trebate stvoriti neke mape ispod pretinca pristigle pošte da biste e-poštu kategorizirali, kao što su projekti, rad, obitelj, itd..
Mape možete stvoriti tako da desnom tipkom miša kliknete na Ulazni spremnik ili bilo koju mapu i odaberite Nova mapa. Sljedeći postupak funkcionira u programima Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 i Office 365.
Postavljanje pravila za Outlook
Sada da biste započeli, otvorite Outlook, kliknite na Datoteka i vidjet ćete Upravljanje pravilima i upozorenjima gumb prema dolje.
Pojavit će se glavni prozor Pravila i upozorenja, a prema zadanim postavkama možda ćete vidjeti jedno pravilo koje je već kreirano ovisno o verziji programa Outlook.
Odavde ćete kliknuti Novo pravilo da biste započeli s prvim pravilom e-pošte za Outlook. Pojavit će se dijaloški okvir Čarobnjak za pravila i prikazat će vam neke uobičajene predloške pravila.
To su najčešći i vjerojatno sve što ćete ikada trebati. Najčešće je navedeno prvo, "Premjestite poruke s nekoga u mapu„. Idite naprijed i odaberite ga, a zatim kliknite Sljedeći.
Primijetit ćete da je donji popisni okvir koji se zove "Korak 2:" ostaje na dnu s nekim podcrtanim tekstom. U stvarnosti, sve što trebate učiniti da postavite pravilo je kliknite na hiperveze za osobe ili javne skupine i specificirano da biste odabrali adresu e-pošte i gdje želite da te poruke idu.
Tada možete kliknuti Završi i gotovi ste. Međutim, ako želite učiniti pravilo složenijim, kliknite Sljedeći dat će vam puno više mogućnosti:
Dok provjeravate različite uvjete u gornjem popisu, opis pravila na dnu također će popuniti više hiperveza. Možete čak stvoriti pravila koja traže određene riječi u tijelu e-pošte i zatim izvršavati radnje na tim e-porukama.
Vaš sljedeći zadatak je da kliknete na svaku hipervezu i odaberete pridružene vrijednosti kao što su adrese e-pošte, mape itd. U gornjem primjeru, želite kliknuti na osobe ili javne skupine i odaberite adresu e-pošte.
Zatim kliknite na riječ specificirano i pregledajte mapu u koju želite premjestiti ili kliknite Novi i nova mapa će se stvoriti u trenutno označenoj mapi.
Sada ćete vidjeti donji dio ažuriran sa stvarnim vrijednostima za vaše pravilo.
Kada kliknete Sljedeće, možete postaviti više radnji za pravilo. To možete normalno ostaviti na miru ako je to jednostavno pravilo, ali ako želite i druge radnje kao što je reproduciranje zvuka, prosljeđivanje e-pošte, kopiranje, ispisivanje e-pošte, pokretanje drugog programa, pokretanje skripte itd. , onda sve to možete učiniti na ovom zaslonu.
Klik Sljedeći kada završite i bit ćete privedeni iznimke dijaloški okvir, gdje možete odabrati uvjete za koje ne želite obraditi ovo pravilo. Osim ako imate neke jedinstvene slučajeve, možete ga ostaviti praznim, što je zadano.
Kliknite Dalje i konačno smo došli do kraja čarobnjaka za pravila! Dodijelite pravilo imenom poput "Premjesti e-poštu prijatelja" kako biste znali što radi kad ga kasnije pogledate.
Zatim, ako imate e-poštu koja je već u vašoj pristigloj pošti i koja će odgovarati vašem novom pravilu, označite okvir "Pokrenite ovo pravilo za poruke koje su već u ulaznoj pošti„. Sve ostalo možete ostaviti kao zadanu i kliknite Završi!
Sada možete stvoriti pravila za ljude, biltene, izjave banaka / kreditnih kartica i sve ostalo što se možete sjetiti kako biste učinkovitije počeli upravljati svojom e-poštom u programu Outlook! Uživati!
