Vodič za početnike za Microsoft Outlook 2013
Mnogi od nas žude za organizacijom i produktivnošću. Ako već upotrebljavate Microsoft Office, tada već imate krajnji alat za potvrdu te žudnje: Outlook 2013.
Outlook je od vitalnog značaja u mnogim organizacijama, ne samo zbog svojih očiglednih vještina e-pošte, već i kalendara, zadataka i kontakata. Tipična tvrtka može povezati Outlook s poslužiteljem Exchange, a svi mogu dijeliti isti adresar i kalendare, što ga čini izvrsnim alatom za suradnju na razini poduzeća.
Nažalost, većina ljudi nema Exchange poslužitelj postavljen u svojoj kući i vjerojatno čak ni ne znaju što je to. No, to je u redu, Outlook funkcionira jednako dobro na vašem kućnom računalu, ai dalje će pružati sve značajke koje ga čine tako moćnim alatom za produktivnost: e-pošta, zadaci, sastanci, adresari i još mnogo toga.!
Rad s programom Outlook - Tiny Primer
Outlook vas neće zasjeniti kada je prvi put otvorite. Za sve namjere i svrhe, to je još jedna aplikacija u ekosustavu sustava Microsoft Office i kao takva ima dosta poznatih elemenata.
Međutim, za razliku od drugih popularnih Officeovih aplikacija, Outlook je u velikoj mjeri izgrađen oko svojih različitih funkcija - Word je prvenstveno namijenjen izradi tekstualnih dokumenata, Excel je sve o proračunskim tablicama, PowerPoint prezentacije - ali Outlook je aplikacija mnogih kape.
Outlookov zadani prikaz je ulazni spremnik, a na vrhu je vrpca koja je skrivena u ovom prikazu kako bi se uštedio prostor na zaslonu.
Volite ih ili ih mrzite, vrpce su posvuda po uredu. Ne trebamo više vremena provoditi prelazeći relativne zasluge njihovog postojanja, očito su ovdje da ostanu. Ipak, uvijek zapamtite, ako želite brzo sakriti ili prikazati vrpcu, koristite CTRL + F1.
Ako kliknete na bilo koju funkciju izbornika na vrhu, prikazuje se vrpca i možete odabrati funkcije i alate. Ako želite da traka traje, možete upotrijebiti "CTRL + F1" ili kliknite malu ikonicu u donjem desnom kutu.
Kartica Početak na vrpci mijenja se kontekstualno, ovisno o načinu na kojem se nalazite. Na gornjem snimku zaslona vidimo naše opcije za poštu.
U nastavku se kartica Početak promijenila kako bi odražavala opcije kalendara. Imajte na umu da je vrpca prikvačena tako da je tipka promijenjena u strelicu u slučaju da je želite ponovno sažeti (ili upotrijebite "CTRL + F1").
Preostale kartice Ribona - Slanje / primanje, Mapa, Prikaz i, naravno, Datoteka - u velikoj su mjeri dosljedne za bilo koji način u kojem se nalazite. Sve ćemo ih detaljnije pogledati u sljedećem odjeljku.
Pogledajmo kako se premjestiti između načina rada i promijeniti pogled. Uz lijevi rub vidjet ćete okno mape. Na dnu ovog okna nalaze se prečaci do načina rada programa Outlook. U ovom primjeru vidjet ćete ikone za ulaznu poštu, kalendar, osobe, zadatke i tako dalje.
Ako kliknete na strelicu na vrhu navigacijskog okna, ona će proširiti okno koje će prikazati stablo mapa za vaš račun e-pošte.
Isto tako, ako se prebacite na kalendarski način, vidjet ćete primjenjivi prikaz u oknu mape.
Kliknite na tri točke kako biste pristupili daljnjim načinima programa Outlook, kao što su Notes, Folders i Outlook prečaci. Odaberite “Opcije navigacije” i možete promijeniti redoslijed po kojem se navigacijski elementi pojavljuju.
Isključivanje "Compact Navigation" privući će korisnike s većim zaslonom razlučivosti. Također možete povećati ili smanjiti broj stavki i redoslijed pojavljivanja.
Slanje / primanje
Kartica Slanje / primanje posebno je prilagođena funkcijama pristigle pošte, ali će se pojaviti iu drugim načinima (Kalendar, Zadaci, itd.), Iako neće imati istu funkcionalnost.
Ovdje ćemo, primjerice, vidjeti karticu za slanje / primanje kalendara koja izbjegava odjeljak poslužitelja.
Ovisno o vrsti poštanskog protokola koji koristite (na prvom snimku zaslona, radimo s IMAP računom), možete ili ne morate imati samo preuzimanje zaglavlja ili označavanje / odznačavanje poruka za preuzimanje itd..
Opcije slanja / primanja ovise o tome kako ste postavili svoje račune e-pošte, ali kratka priča: preporučujemo IMAP.
mapa
Sveukupno gledano, kartica Folder je prilično dosljedna u svim načinima rada, uz iznimku kalendara. U nastavku ćete vidjeti karticu mapa Pristigla pošta koja vam omogućuje izvođenje svih vrsta administracije mapa (ako ne koristite IMAP račun, tada nećete vidjeti karticu IMAP).
Gumb AutoArchive Settings je malo zbunjujući jer ne utječe na način na koji vaša pristigla pošta automatski arhivira staru poštu. Ako želite zadržati otisak pošte malim i lakšim za upravljanje, morat ćete otvoriti opcije i prisustvovati postavci AutoArhive. Otvorite Opcije i odaberite kategoriju "Napredno".
Kada pronađete opciju za automatsko arhiviranje, kliknite gumb "Postavke za automatsko arhiviranje ..." da biste otvorili mnogo korisniji dijalog od onoga što ste dobili s vrpce.
Kao što smo već spomenuli, većina kartica Folder je prilično dosljedna kroz Outlook, osim kalendara koji služi za funkcije specifične za kalendar. Na primjer, ne kopirate ili premještate mape, kopirate ili premještate kalendare i tako dalje.
Većinom ćete učiniti mnogo administracije mapa s obzirom na vašu pristiglu poštu jer očito e-pošta može brzo postati nezgodna i zapanjujuća ako nemate dobru strukturu mapa i organizaciju.
Pogled
Opcije Pregleda sadrže sljedeće osnovne funkcije. Ovo je kartica Prikaz kako se vidi iz ulazne pošte.
Zabilježite gumb Podsjetnik, koji možete otvoriti u bilo koje vrijeme kako biste provjerili svoje podsjetnike, kao što je, ako ste propustili jednu ili odsutno odbili drugu. Ako ste prikazali bilo kakve podsjetnike, mogli biste odbiti svaku od njih, pritisnuti gumb za odgodu ili jednostavno odbaciti sve u jednom pokretu.
Ostale kartice View će varirati ovisno o načinu rada. Sljedeće se pripisuje Kalendaru, koji dodaje mogućnost promjene trenutnog prikaza, rasporeda, boje i izgleda. Ponovno, odjeljak Izgled čini mnogo istih stvari u Outlooku, ali važno je imati na umu da nije univerzalan, tako da ono što omogućite u zadacima, kalendaru ili e-pošti neće se replicirati u cijeloj aplikaciji.
Također, važno je obratiti pozornost na odjeljak Aranžman. Evo kako izgleda odjeljak Arrangement u načinu rada Tasks. Obratite pažnju na to kako možete sortirati i promijeniti prikaz Zadaci za maksimalni učinak.
Korištenje kartice Pogled prema vašim postavkama omogućit će vam da brzo izrezujete i sortirate podatke dok se povećava i gradi tijekom vremena. Vaš kalendar neće ostati prazan, vaši će se zadaci pomnožiti, gomile pošte će se povećati, pa će vam korištenje različitih aranžmana i rasporeda pomoći da budete mnogo produktivniji, umjesto da slijepo mahnete o.
Funkcijske vrpce
Razmotrimo sada kako se vaše opcije mijenjaju od funkcije do funkcije. Evo svega što vam je potrebno da biste iskoristili osnovnu poruku e-pošte, dodali privitke, oznake i oblikovali tekst. Ne postoji ništa previše komplicirano i trebali biste biti u mogućnosti proizvesti nevjerojatnu poruku e-pošte.
Usporedite to s vrpcom zadatka, koja je dostupna pokretanjem ili otvaranjem zadatka. Odvojite trenutak i napomenite koliko je različit od vrpce poruke.
Usporedite to s karticom Umetanje. Kartica Umetanje je statična u programu Outlook, moći ćete utjecati na sadržaj poruke, zadatka, događaja kalendara itd. Koristeći iste opcije i funkcije.
Poruke e-pošte dodaju karticu Opcije, koja ima dosta korisnih značajki. Osim tema koje mogu ili ne moraju biti korisne, postoji opcija BCC (slijepa kopija, kada želite sakriti primatelje iz zaglavlja e-pošte) i funkcije praćenja. Sve u svemu, ovdje nema ništa od ključne važnosti, ali ako ikada trebate zatražiti isporuku ili potvrdu o čitanju, kartica Opcije je mjesto na koje treba otići.
Kartica Format teksta je ista bez obzira na funkciju u kojoj ste sudjelovali i nema puno toga za razgovor. Ova kartica ima izrazitu sličnost s funkcijama oblikovanja koje se nalaze u programu Word, pa ako koristite Word za pisanje i formatiranje dokumenata, te će vam kontrole vjerojatno biti poznate.
Konačno, kartica Pregled je kartica "samo u slučaju". Pomoću alata za provjeru ove kartice možete provjeriti pravopis i gramatiku, pronaći bolju riječ i saznati koliko je riječi u vašoj e-pošti / zadatku / sastanku.
Kartica Pregled je ista u cijeloj aplikaciji programa Outlook. Primijetite također da sadrži funkcije jezika, ovdje možete podesiti postavke jezika i postavke provjeravanja. Možete prevesti i stavke kao što su, ako se slažete s inozemnim partnerom ili netko šalje dio teksta na drugom jeziku.
To je u velikoj mjeri za daljnju funkcionalnost programa Outlook. Očito smo preskočili mnogo pojedinosti, ali osjećamo da kada jednom shvatite prirodu sustava vrpce. Kada želite koristiti funkciju, znate gdje je tražiti.
Automatsko i ručno postavljanje računa e-pošte
Ukratko ćemo raspraviti o postavljanju računa e-pošte automatski i ručno. Kada prvi put pokrenete Outlook, to će vam smetati pri postavljanju računa.
Imate izbor, možete postaviti Outlook odmah s računom e-pošte, ili možete preskočiti ovaj dio i dodati račun kasnije.
Ako odaberete "Ne", pojavit će se poruka upozorenja da će vam u osnovi reći da je Outlook prilično šepav, bez najmanje jednog računa e-pošte. Naravno, i dalje je možete koristiti za praćenje zadataka, bilješki, čuvanje kalendara i drugih stvari, ali Outlook je doista iskustvo koje je usmjereno na e-poštu.
Imajući to na umu, postavit ćemo Outlook s računom e-pošte. U početku možete to učiniti automatski, gdje ćete unijeti neke površne informacije o računu, a aplikacija će pokušati automatski otkriti postavke.
Ponekad to djeluje, nešto što ne. Ako se to dogodi, onda pobijedite i možete preskočiti sljedeći odjeljak. Ako se to ne dogodi ili znate da morate postaviti dodatnu vrstu poslužitelja, odaberite opciju "Ručno postavljanje" i kliknite "Dalje" da biste nastavili.
Radi svrsishodnosti, postavit ćemo postojeći račun pomoću automatske metode. Opisat ćemo ručne metode u samo malo. Ako trebate ručno postaviti račun, predlažemo da preskočite taj odjeljak. U međuvremenu smo jednostavno koristili račun Outlook.com, isporučili našu zaporku, a rezultat ćete vidjeti u nastavku.
Korištenje programa Outlook.com je na neki način jednostavan način, ako želite postaviti ne-Microsoftovu poštu, vjerojatno ćete je morati ručno konfigurirati. Ako ne znate kako to učiniti, preporučujemo da potražite kako postaviti Outlook s određenom e-poštom.
Međutim, u našem jednostavnom primjeru, kliknemo "Završi", a Outlook se otvara našem sjajnom novom ulaznom pretincu.
Ručno postavljanje računa
Sada kada imate prilično dobro razumijevanje osnovnih značajki programa Outlook, vratimo se i raspravljamo o tome kako postaviti daljnje račune e-pošte. Postoji dobra šansa da ste poput mnogih drugih ljudi i da imate dva ili više računa e-pošte. Srećom, možete postaviti Outlook da radi s mnogo različitih računa e-pošte, uključujući POP i IMAP, i možete imati onoliko računa koliko možete osobno obraditi.
POP i IMAP?
Dakle, što mislimo govoriti o POP-u i IMAP-u?
Protokol POP ili Post Office postoji oduvijek, a ako ste ikada koristili klijent e-pošte za povezivanje s e-poštom koju ste dobili od davatelja internetskih usluga ili ste je poslali putem usluge e-pošte, izgledi da ste se povezali pomoću protokola POP. POP je odličan za preuzimanje poruka.
Ako postavite račun za rad s IMAP-om, Outlook će kopirati strukturu mape na mreži i odjednom će se sinkronizirati samo nekoliko tjedana. Vaša e-pošta neće biti uklonjena s poslužitelja, a možete odabrati da jednostavno preuzmete samo zaglavlja poruka, što je fantastično ako imate 1000 poruka u mapama.
Dakle, imate POP, koji je zastario i nešto poput preuzimanja mačete u vašu e-poštu, a zatim tu je IMAP, koji je profinjeniji, moderniji i bolje prilagođen ako želite zadržati istu pristiglu poštu online i kao izvanmrežni.
Kao što smo rekli, smatramo da je IMAP daleko superiornija metoda.
Dodavanje i upravljanje višestrukim računima e-pošte
Dodavanje i upravljanje više računa e-pošte u programu Outlook vrlo je jednostavno. Ako želite dodati novi račun e-pošte, kliknite na karticu "Datoteka" na vrpci i kliknite "Dodaj račun". Pojavit će se zaslon Automatsko postavljanje računa. Ako želite (ili trebate) ručno postaviti svoj račun, odaberite "Ručno postavljanje" i kliknite "Dalje".
Kao što smo već spomenuli, vaš izbor između vrsta računa vjerojatno će biti POP ili IMAP, a postavljanje računa kao jednog ili drugog obično će odrediti vaš davatelj usluga e-pošte. Odnosno, ako koristite Gmail ili Yahoo !, ili e-poštu koju vam daje vaš davatelj internetskih usluga, trebate se posavjetovati s njima ili s internetom radi određenih uputa i postavki koje ćete morati koristiti s programom Outlook.
S druge strane, ako koristite uslugu Outlook.com ili drugu vrstu usluge Exchange ActiveSync, informacije će biti prilično jednostavne.
Nakon što dodate račune, ako ikada budete morali upravljati njima, s padajućeg izbornika na vrhu stranice Informacije o računu na kartici Datoteka odaberite račun koji želite obraditi..
Ponovno kliknite "Postavke računa" i "Postavke računa". Iz rezultirajućeg prozora možete stvoriti novi račun, popraviti trenutni, ukloniti ga, postaviti ga kao zadani (ako imate više od jednog) i, naravno, promijenite postavke ako je potrebno.
Ovdje vidimo postavke za račun Outlook.com. Ne možemo mnogo toga učiniti, ali ako ste nedavno promijenili zaporku, mogli biste to brzo popraviti.
U nastavku se nalazi IMAP postavka, koja je ručno konfigurirana prema postavkama Googlea.
Whoa, ima još puno toga što se tamo događa, a mi čak moramo kopati u "More Settings ..." kako bi se zavarali s poslužiteljskim portovima..
Zapamtite, ovo morate napraviti samo jednom, a zatim zaboraviti. Osim ako kasnije ne promijenite zaporku ili želite dodati / ukloniti račun, učinkovito će se završiti rad s postavkama računa e-pošte.
Ako želite saznati više o dodavanju Gmail IMAP računa u Outlook, imamo praktičan mali vodič koji će vam pomoći u tome.
Spreman, Postavi, E-pošta!
Iako ste možda zadovoljni korištenjem samo Gmaila ili samo Yahoo! Mail za svakodnevnu upotrebu, ako koristite nekoliko računa e-pošte, kao što su osobni, profesionalni i / ili poslovni računi, a zatim imati klijent e-pošte kao što je Outlook, možete ukloniti prebacivanje između računa, uključivanje sastanaka u kalendar ili upravljanje zadacima.
To je stvarno, održivo, sveobuhvatno rješenje i, s obzirom na to da se Microsoft ponovno usredotočio na paket Office, ostaje važan dio dnevnih rutina mnogih korisnika..
Nakon što su računi e-pošte postavljeni i spremni, možete početi koristiti Outlook i istraživati sve njegove funkcije. Vjerojatno će vam biti prilično jednostavan za korištenje, a mnogo više vam može pomoći How-to Geek da vam pomogne s prethodnim člancima ili jednostavno pitate u našem forumu za raspravu.
