Uštedite vrijeme pomoću mapa za prilagođeno pretraživanje u programu Microsoft Outlook
Pretraživanje u Outlooku je prilično lako, ali zašto se truditi upisati ista pretraživanja iznova i iznova ako ih redovito izvodite? Mape za prilagođeno pretraživanje omogućuju vam spremanje prilagođenih pretraživanja kako biste im se mogli vratiti samo jednim klikom ili dva.
I dok je primamljivo samo misliti na mape prilagođenog pretraživanja kao što je spremljeno pretraživanje, one su zapravo hladnije od toga. Budući da se automatski ažuriraju, oni zapravo rade više kao virtualne mape - slične značajki Oznake u Gmailu, osim snažnije. Želite li mapu koja prikazuje samo nepročitane poruke određene osobe i ima li jedan ili više privitaka? Nema problema.
Pogledajmo kako ih postaviti.
Stvorite unaprijed definiranu mapu pretraživanja u programu Outlook
Outlook već ima brojne unaprijed definirane mape za pretraživanje koje možete koristiti. Ne možete dodatno prilagoditi bilo koji od ovih, ali vrijedi pogledati prvo u slučaju da pokriju vaše potrebe.
Za početak, na dnu popisa mapa u podatkovnoj datoteci programa Outlook na lijevoj strani prozora pronaći ćete mape za pretraživanje. Svaka podatkovna datoteka ima vlastitu mapu za pretraživanje, tako da ako koristite Outlook za provjeru više računa, možete postaviti različite mape za pretraživanje za svaku.
Međutim, nećete moći odabrati ni mapu "Pretraživanje mapa" dok ne stvorite svoju prvu mapu za pretraživanje. Da biste stvorili mapu za pretraživanje, prijeđite na karticu "Mapa" na vrpci, a zatim kliknite gumb "Nova mapa za pretraživanje".
Time se otvara prozor Nova mapa za pretraživanje. Vidjet ćete hrpu unaprijed definiranih mapa pretraživanja organiziranih u kategorije kao što su čitanje pošte, e-pošta od ljudi i popisa te organiziranje pošte. Većina mapa je sama po sebi razumljiva, tako da ih nećemo detaljno obraditi - možete ih samo pregledavati.
Ovdje stvaramo novu mapu za pretraživanje koja prikazuje nepročitanu poštu. To je super zgodna mapa za pretraživanje, jer prikazuje sve vaše nepročitane poruke, bez obzira u kojoj je mapi pohranjena. Samo kliknite mapu za pretraživanje koju želite stvoriti, a zatim pritisnite gumb "U redu".
Prilično jednostavno, zar ne? Pogledajmo sada stvaranje vlastitih mapa za prilagođeno pretraživanje koje su mnogo moćnije.
U programu Outlook stvorite mapu za prilagođeno pretraživanje
Folderi za prilagođeno pretraživanje omogućuju dodatne kriterije da unaprijed definirane mape za pretraživanje ne uključuju - možete pretraživati po bilo kojem polju koje sadrži Outlookova poruka. Još važnije, možete stvoriti mapu za prilagođeno pretraživanje koja koristi više kriterija za odabir poruka. Na primjer, možete imati samo jednu poruku od određenih osoba i imati određene riječi u naslovu.
Da biste stvorili mapu za pretraživanje, prijeđite na karticu "Mapa" na vrpci, a zatim kliknite gumb "Nova mapa za pretraživanje".
U prozoru "Nova mapa za pretraživanje" pomaknite se do dna popisa, odaberite opciju "Stvori mapu za prilagođeno pretraživanje", a zatim kliknite gumb "Odaberi" koji se pojavljuje.
U prozoru mape Prilagođeno pretraživanje upišite naziv mape.
Zatim ćete postaviti kriterije pretraživanja, pa pritisnite gumb "Kriteriji".
Prozor Kriteriji pretraživanja mape omogućuje vam da stvarno prilagodite svoje pretraživanje, a možete odabrati onoliko dostupnih kriterija koliko želite.
Kartica "Poruke" sadrži osnovne kriterije koji omogućuju pretraživanje određenih riječi u predmetu ili tijelu poruke, pošiljatelja i primatelja. Također možete ograničiti pretraživanje na poruke gdje ste jedina osoba na liniji "Za" ili na liniji "Za" ili "Kopija" s drugim osobama.
Možete čak odrediti vremenski raspon za poruke na temelju prijema, slanja, izmjene i tako dalje. Na primjer, možete prikazati samo poruke koje su primljene u posljednjih sedam dana.
Kartica "Više izbora" nudi još više kriterija za suzavanje pretraživanja. Možete pretraživati po porukama u određenim kategorijama, one koje su nepročitane ili imaju privitke, po važnosti poruke, one koje su označene ili ne, pa čak i prema stvarnoj veličini poruke. To posljednje može biti korisno za pronalaženje i brisanje velikih privitaka, usput.
Kartica "Napredno" omogućuje dodavanje kriterija na temelju svih polja koja Outlook može pohraniti. Ima ih mnogo, pa ih nećemo pokrivati ovdje. Ali ako morate pretraživati po nečemu što niste pronašli na drugim karticama, vjerojatno ćete ga pronaći klikom na gumb "Polje" i pregledavanje izbornika.
Kada završite s postavljanjem svih kriterija koje želite na te tri kartice, nastavite i kliknite gumb "U redu" da biste se vratili u prozor mape Prilagođeno pretraživanje. Postoji još jedna stvar koju biste željeli konfigurirati prije nego što završite.
Prema zadanim postavkama prilagođeno pretraživanje koje stvorite povući će se iz svih mapa u datoteci podataka programa Outlook. Ako to želite ograničiti na samo određene mape, kliknite gumb "Pregledaj".
U prozoru Select Folders (Odabir mapa) odaberite mape koje želite uključiti u pretraživanje, a zatim kliknite gumb "OK" (U redu).
Zatim se vratite u glavni prozor Prilagodba, pa ponovno kliknite "U redu".
Outlook stvara mapu za prilagođeno pretraživanje i dodaje je u prikaz mapa.
Jednom kada primijetite da je koristite, značajka mape prilagođenog pretraživanja prilično je moćna. Evo samo nekoliko primjera stvari koje možete koristiti za pretraživanje:
- Poruke od i do vašeg šefa
- Poruke s neriješenim zastavicama za praćenje prema kategoriji (na primjer, možete tražiti samo neriješene stavke u osobnoj kategoriji)
- Poruke od velike važnosti
- Poruke na i od klijenta (čak biste mogli koristiti njihovu punu domenu u okviru za pretraživanje i odabrati pretraživanje svih polja)
- Poruke s privicima, koje su iznad određene veličine (izvrsno za uklanjanje velikih privitaka i smanjenje veličine podatkovne datoteke)
I to samo ogrebotine po površini. Dakle, koje vrste mapa za pretraživanje stvarate? Javite nam u komentarima!
