Kako koristiti pravila za upravljanje e-poštom usluge Outlook.com
Ako ste korisnik usluge Outlook.com, možda ćete biti zainteresirani znati da postavljanje pravila za upravljanje dolaznom i odlaznom e-poštom može učiniti vaš život mnogo jednostavnijim.
Što su pravila?
U najjednostavnijem obliku, pravila programa Outlook su radnje koje će vaš račun e-pošte automatski obavljati na temelju smjernica koje ste naveli. Postoje dvije glavne kategorije pravila koje možete stvoriti. To su organizacijska pravila i pravila na temelju obavijesti. Ova pravila neće biti retroaktivna, što znači da će se primjenjivati samo na nepročitane poruke.
- Organizirajte svoje e-poruke - ova pravila se fokusiraju na podnošenje i organiziranje poruka na temelju pošiljatelja, ključnih riječi predmeta i mapa na vašem Outlook računu. To je korisno za postavljanje poruka e-pošte u relevantne mape ili kategorije.
- Zadrži trenutnu - Ova pravila će vam slati obavijesti na temelju vaših dolaznih poruka. To je korisno ako želite primati obavijesti o novim porukama e-pošte na mobilne uređaje.
Stvaranje novih pravila u programu Outlook.com
Nakon što ste prijavljeni na svoj račun e-pošte usluge Outlook.com, kliknite gumb "Postavke", a zatim opciju "Upravljanje pravilima" da biste stvorili novo pravilo.
Sada kliknite na gumb "Novo" da biste kreirali svoje prvo pravilo. Kao što možete vidjeti, postoje dva glavna dijela. S lijeve strane dodijelit ćete uvjet ili više uvjeta za identifikaciju e-pošte na koju će se primijeniti novo pravilo. Desna strana je mjesto na kojem ćete definirati što će Outlook poduzeti s vašim porukama e-pošte.
U ovom primjeru odabrat ćemo dva od devet uvjeta koje mora zadovoljiti e-pošta, kao i dvije od osam akcija.
UVJETI DJELOVANJA
Prvo ćemo kliknuti na vezu uvjeta kako bismo dodali drugi uvjet. Recimo da sve poruke e-pošte s "[email protected]" koje imaju riječ "apple" u naslovnoj liniji trebaju biti poslane u mapu pod nazivom "Apple Emails" i moraju biti kategorizirani kao "VAŽNO !!!"
Učinite to tako da uredite svoje pravilo dok dvije sekcije ne izgledaju kao slike u nastavku.
Na kraju, kliknite na "Kreiraj pravilo" i pustite ga da stupi na snagu. Od sada, sve poruke e-pošte od [email protected] koje imaju riječ apple u njima bit će klasificirane kao važne i premještene u mapu "Apple e-pošta".
Ako želite urediti neko od prethodno stvorenih pravila, samo trebate kliknuti na pravilo i urediti ga u prozoru koji se pojavi. Da biste izbrisali pravilo, jednostavno kliknite malu košaru pored pravila.
Stvorite pravila iz poruka e-pošte
Stranica "Upravljanje pravilima" nije jedini način stvaranja pravila za e-poštu. Alternativno, ako želite stvoriti pravilo na temelju primljene poruke e-pošte, jednostavno je pronađite u pristigloj pošti i kliknite je desnom tipkom miša. Zatim odaberite opciju "Napravi pravilo".
Alternativno, možete kliknuti na poruku e-pošte da biste je otvorili i kreirali pravilo odabirom opcije iz "Proširenog izbornika".
Kada to učinite, vidjet ćete skočni prozor kao što je prikazano u nastavku, u kojem možete prilagoditi pravilo prema potrebi.
Organiziranje pravila
Važno je zapamtiti da će Outlook.com automatski odabrati pravila koja ćete definirati i implementirati na temelju redoslijeda u kojem se pojavljuju na popisu pravila. Zato je važno organizirati svoja pravila prema njihovom redoslijedu važnosti. Jednostavno kliknite strelice gore i dolje pored pravila da biste ih prema potrebi uredili.
Ograničenja pravila
Sada kada znate kako stvoriti i organizirati svoja pravila, morate znati da postoje i neka ograničenja pravila u web-aplikaciji Outlook.com. Postoji ograničenje koliko pravila možete stvoriti. Iz nekog razloga, dodijeljeno vam je samo 64 KB za Outlook.com pravila. Ne postoji konačan odgovor o tome koliko pravila možete stvoriti jer će se veličina pravila razlikovati ovisno o duljini pravila i broju uvjeta i radnji koje ste definirali. Kada dostignete ograničenje, Outlook.com će vas obavijestiti da više ne možete izraditi pravila. Tada ćete morati objediniti pravila ili izbrisati stara pravila koja više nisu potrebna.
Osim ograničenja na količinu pravila koja je dopušteno stvoriti, ako koristite i aplikaciju Microsoft Outlook s pravilima, možete dobiti upozorenje da su pravila u sukobu s pravilima na radnoj površini. Morat ćete dvaput provjeriti možete li onemogućiti sukobljena pravila ili ih izbrisati ako je potrebno.
Čestitamo, sada znate gotovo sve što trebate znati o stvaranju, manipuliranju i korištenju pravila u programu Microsoft Outlook Web App. Zabavite se jednostavnim upravljanjem digitalnom komunikacijom na web-mjestu Outlook.com.
