Kako testirati čitljivost vašeg pisanja u programu Microsoft Word ili Outlook

Microsoft Word i Outlook odavno imaju mogućnost pregledavanja statistike čitljivosti za ono što pišete, tako da znate kako je jednostavno ili složeno pisanje. Na taj način možete osigurati da čitanje bude dovoljno čitljivo za vašu ciljanu publiku.

U starijim verzijama programa Word ta je značajka bila samo jedan klik na traci stanja. U verzijama koje počinju s 2013, prvo morate omogućiti značajku, a zatim joj pristupiti provjerom pravopisa i gramatike.

Provjera pravopisa i gramatike u Wordu i Outlooku odvija se na ploči za provjeru i nudi prilično solidan način provjere dokumenata. Postoje neki bolji dodaci za provjeru gramatike za Office, ali čak i ako ste ih omogućili, i dalje ćete morati omogućiti ugrađenu provjeru gramatike da bi mogli koristiti statistiku čitljivosti. Je li to vrijedi, zaista ovisi o vama. A ako vam ne smeta da aktivirate provjeru gramatike, ali radije ne želite da vas ometaju podcrtane crte dok radite, uvijek možete isključiti provjeru pravopisa i gramatike dok tipkate.

Kako omogućiti statistiku čitljivosti

Da biste pristupili statistici čitljivosti u programu Word, najprije morate uključiti značajku. U programu Word kliknite karticu Datoteka, a zatim kliknite Mogućnosti. U prozoru Opcije odaberite karticu Proofing. Omogućite potvrdne okvire "Provjeri gramatiku s pravopisom" i "Prikaži statistiku čitljivosti". Kada završite, kliknite U redu.

Proces je sličan u programu Outlook. Kliknite karticu Datoteka, a zatim Mogućnosti. U prozoru Opcije odaberite karticu Pošta, a zatim pritisnite gumb “Pravopis i automatsko ispravljanje”.

U prozoru Opcije urednika odaberite karticu Proofing. Uključite potvrdne okvire "Provjeri gramatiku s pravopisom" i "Prikaži statistiku čitljivosti", a zatim kliknite U redu.

Imajte na umu da u Wordu i Outlooku možete poništiti odabir opcija za provjeru pravopisnih i gramatičkih pogrešaka dok tipkate ako otkrijete da to ometa.

Kako vidjeti statistiku čitljivosti

Sada kada ste omogućili čitanje statistike, provjera rezultata čitljivosti dokumenta ili odabira teksta jednostavna je. Sve što trebate napraviti je provjera pravopisa i gramatike. Možete odabrati određeni tekst za provjeru ili provjeriti je li ništa odabrano za provjeru cijelog dokumenta. Pokrenite provjeru pravopisa i gramatike tako da pritisnete tipku F7 ili kliknete gumb Provjera u traci stanja na dnu prozora.

Pokrenite provjeru pravopisa i gramatike, a kada završite, pojavit će se prozor Statistika čitljivosti.

Prozor vam pokazuje neke osnovne statistike kao što su broj riječi i znakova, zajedno s nekim prosjecima poput rečenica po stavku. U odjeljku čitljivosti vidjet ćete dvije ocjene: Flesch Reading Ease i Flesch-Kincaid Grade Level. Oba rezultata temelje se na formulama koje uzimaju u obzir prosječnu dužinu rečenice (ASL) i prosječne slogove po riječi (ASW).

• Flesch Reading Ease. Ovaj rezultat ocjenjuje čitljivost vašeg teksta na skali od 100 bodova, pri čemu je veći broj bodova lakši za čitanje. Ocjene od 0 do 60 se obično smatraju završenom fakultetom ili fakultetom i prilično ih je teško čitati. Ocjene od 60 do 80 godina smatraju se razumno jednostavnim za čitanje i pisanje jednostavnim engleskim jezikom. Većina profesionalnih dokumenata spada u taj raspon. Više ocjene od 80 se smatraju djeci lako čitljive.
• Razina Flesch-Kincaid razreda. Ova ocjena ocjenjuje čitljivost teksta na temelju razine školskih ocjena u SAD-u. Rezultat od 4,0, na primjer, znači pisanje koje može razumjeti četvrtog razreda. Većina profesionalnih dokumenata pada negdje u rasponu od 7.0-11.0.

A ako volite znati matematiku iza stvari, formula koja se koristi za određivanje Flesch Reading Ease score je:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84,6 x ASW)

Formula koja se koristi za određivanje ocjene Flesch-Kincaid razreda je:

(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

I to je to! To je jednostavna značajka za omogućavanje i korištenje i, iako možda ne želite temeljiti sve što pišete na rezultatima čitljivosti, oni i dalje mogu biti zgodan alat za osiguravanje da udarate pravu publiku svojim pisanjem.