Kako zaštititi dokumente i PDF datoteke vlastitim i korisničkim lozinkama u LibreOffice

Postoje dva načina za zaštitu PDF datoteke: vlasnička lozinka i korisnička lozinka. Objasnit ćemo svrhu svake od njih i pokazati vam kako ih primijeniti na PDF datoteke.

Lozinka vlasnika ili dozvole omogućuje vam da primijenite dozvole za PDF datoteku. Na primjer, ako ne želite dopustiti ispis PDF datoteke ili stranice koje treba izvući, možete odabrati što želite dopustiti i ne dopustiti te primijeniti lozinku vlasnika na PDF datoteku. Lozinka vlasnika može se zvati i glavna lozinka. To vam omogućuje da promijenite te dozvole.

Lozinka User (Korisnik) ili Open (Otvori) omogućuje korisniku da unese lozinku za prikaz PDF-a. Ako ne unesu pravu lozinku, PDF datoteka se neće otvoriti.

Postoji nekoliko online usluga za zaštitu PDF datoteka, kao što je PDFProtect, ali ako želite dodati lozinku za osjetljivi dokument, vjerojatno vam nije ugodno prenijeti ga na uslugu koju ne znate. Stoga ćemo se usredotočiti na najbolju izvanmrežnu opciju u ovom vodiču.

Razmotrili smo kako stvoriti PDF datoteku zaštićenu lozinkom u programu Microsoft Word, ali to samo dodaje korisničku lozinku. Nema opcije za dodavanje lozinke vlasnika. Napravili smo neka istraživanja i otkrili da je najbolja opcija za zaštitu vaših PDF datoteka izvan mreže besplatni uredski paket LibreOffice. Pokazat ćemo vam kako zaštititi dokument Microsoft Word ili LibreOffice Writer pomoću lozinke i kako stvoriti PDF datoteku zaštićenu lozinkom iz dokumenta.

NAPOMENA: u našem primjeru koristimo Word datoteku, ali isto možete učiniti s LibreOffice Writer dokumentima (.odt datoteke). Također možete otvoriti PDF datoteke u LibreOffice. Otvaraju se u LibreOffice Draw, čak i ako ste u programu Writer, Calc ili Impress, ali postupak za zaštitu lozinkom u Drawu isti je kao iu drugim LibreOffice programima i opisan je u “Kako pretvoriti dokument u PDF datoteka zaštićena lozinkom "u nastavku. Ti bi se pretvaranje nezaštićene PDF datoteke na jedan zaštićen lozinkom.

Kako dodati dokumente otvorenim i dozvolama za dozvole

Prije početka preuzmite LibreOffice i instalirajte ga, ili možete preuzeti prijenosnu verziju ako ne želite instalirati LibreOffice. Otvorite LibreOffice Writer i otvorite datoteku programa Word. Kliknite strelicu prema dolje na gumb "Spremi" na alatnoj traci i odaberite "Spremi kao" iz padajućeg izbornika.

U dijaloškom okviru Spremi kao pronađite zaštićeni dokument. Za naš primjer zamijenit ćemo izvorni dokument. Ako želite spremiti zaštićeni dokument kao novu datoteku, unesite drugo ime za datoteku u okvir "Naziv datoteke". Da biste dokument zaštitili lozinkom, označite okvir "Spremi s lozinkom". Zatim kliknite "Spremi".

Ako zamjenjujete izvornu datoteku, prikazuje se dijaloški okvir Confirm Save As (Potvrdi spremanje kao As). Kliknite "Da" da biste zamijenili datoteku.

U dijaloškom okviru Postavi lozinku možete navesti dvije vrste lozinki, kao što su lozinke korisnika i vlasnika za PDF datoteke. Da biste od korisnika morali unijeti zaporku za pregled dokumenta (kao što je korisnička lozinka), upišite lozinku u okvir "Unesite lozinku za otvaranje" i okvir "Potvrdite lozinku" pod "Password Encryption Password". Ako želite zaštititi dokument od uređivanja (kao što je lozinka vlasnika), kliknite "Opcije" u sredini dijaloškog okvira i upišite lozinku u okvir "Unesite lozinku da biste dopustili uređivanje" i okvir "Potvrdi lozinku" pod Lozinka za dijeljenje datoteka.

NAPOMENA: Lozinka za dijeljenje datoteka radi samo za dokumente LibreOffice Writer, a ne Wordove dokumente. Ako želite koristiti zaporku za dijeljenje datoteka, spremite dokument kao .odt datoteku, koja je prva opcija na padajućem popisu "Spremi kao vrstu" u dijaloškom okviru Spremi kao na slici gore.

Unos lozinke za dopuštanje uređivanja automatski uzrokuje otvaranje dokumenta u načinu samo za čitanje. Ako datoteku želite otvoriti u načinu rada samo za čitanje bez lozinke, označite okvir "Otvori samo za čitanje datoteke" i ostavite okvire za lozinku u odjeljku Lozinka za dijeljenje datoteka prazno.

Kliknite "U redu".

Ako ste na dokument primijenili otvorenu lozinku, prilikom sljedećeg otvaranja datoteke od vas će se tražiti da unesete otvorenu lozinku.

Ako je vaša datoteka LibreOffice Writer dokument (.odt) i dodijelili ste joj lozinku za dijeljenje datoteka, dokument će se otvoriti u načinu samo za čitanje. Da biste uredili dokument, kliknite gumb "Uredi dokument" u žutoj traci.

Od vas će se tražiti da unesete lozinku za dijeljenje datoteka kako biste mogli mijenjati datoteku.

Kako pretvoriti dokument u PDF datoteku zaštićenu lozinkom

Također možete pretvoriti Wordov dokument ili LibreOffice dokument u PDF datoteku zaštićenu lozinkom i na nju primijeniti lozinke korisnika i vlasnika. Da biste to učinili, otvorite dokument, a zatim u izborniku Datoteka odaberite "Izvezi kao PDF".

U dijaloškom okviru Mogućnosti PDF-a kliknite karticu "Sigurnost".

Pod File Encryption and Permission, tu je u početku "Nema otvorena lozinka postavljen" (korisnička lozinka) i "Nema dopuštenja lozinka postavljen" (vlasnik lozinku). Da biste postavili te zaporke, kliknite "Postavi zaporke".

U dijaloškom okviru Postavi lozinke u odjeljku Postavi otvorenu lozinku dvaput unesite korisničku lozinku koja će biti potrebna za pregled PDF datoteke. U odjeljku Postavi zaporku unesite lozinku vlasnika koja će spriječiti ispisivanje, uređivanje ili sadržaj izvađen iz PDF datoteke. Kliknite "U redu".

NAPOMENA: Ne morate koristiti obje zaporke, ali preporučujemo da to učinite za veću sigurnost. PDF datoteka sa samo jednom od dvije primijenjene lozinke (bilo koja) nije tako sigurna kao ona s obje lozinke. Planet PDF objašnjava zašto su dvije zaporke bolje od jedne pri osiguravanju PDF datoteka.

Vratit ćete se u dijaloški okvir Opcije PDF-a i status lozinke koju postavite prikazat će se ispod gumba Postavi zaporke. Ako odaberete postavljanje lozinke (vlasnika), opcije s desne strane dijaloškog okvira postaju aktivne. Ako ne želite da itko ispiše dokument ili napravi bilo kakve promjene u dokumentu, odaberite "Nije dopušteno" u odjeljku Ispis i promjene. Ako želite samo ograničiti vrstu ispisa i promjene koje se mogu učiniti, odaberite drugu opciju u odjeljku Ispis i promjene. Ako ne želite da netko kopira sadržaj iz vaše PDF datoteke, provjerite je li okvir "Omogući kopiranje sadržaja" neprovjereno. U svrhu dostupnosti, dobro je ostaviti potvrdni okvir "Omogući pristup alatima za pristup tekstovima" označenim. Kliknite "Izvezi".

U dijaloškom okviru "Izvoz" pronađite mapu u kojoj želite spremiti PDF datoteku zaštićenu lozinkom. Unesite naziv datoteke u okvir "Naziv datoteke" i kliknite "Spremi".

Ako ste PDF datoteci dodijelili otvorenu (korisničku) lozinku, od vas će se tražiti ta lozinka sljedeći put kada je otvorite.

Vidjet ćete "(SECURED)" desno od naziva datoteke u naslovnoj traci, što znači da je to šifrirana PDF datoteka.

Ako ste primijenili zaporku (vlasnika) za PDF datoteku i odabrali da ne dopustite ispis, primijetit ćete da je opcija "Ispis" zasivljena kada kliknete karticu "Datoteka".

Postupci za dodavanje lozinki otvorenih i dopuštenja za dokument i za pretvaranje dokumenta u PDF datoteku zaštićenu lozinkom jednaki su i za LibreOffice Calc, Impress i Draw.