Kako nikada više ne faksirati dokument
Faks uređaji su još uvijek transportira zajedno u uredima širom svijeta. Vladine agencije, odvjetnici, liječnici i druge spore organizacije često i dalje zahtijevaju faksove - u najboljem slučaju, to je nužno zlo.
Faks se često smatra sigurnijim od e-pošte, iako zapravo nije. Faks uređaji komuniciraju putem telefonskih linija bez šifriranja i faks uređaji se često čuvaju u prometnim područjima gdje se dokumenti mogu lako uhvatiti.
Alternative faksiranju
Postoji mnogo alternativa za faksiranje. Ako niste ograničeni zakonima ili zato što osoba na drugom kraju zahtijeva upotrebu faksa, isprobajte jednu od sljedećih mogućnosti:
- Dokumenti e-pošte: Da, skromna e-pošta može zamijeniti mnoge faksove. Ionako vjerojatno faksirate dokument koji ste tipkali s računala, pa zašto se onda gnjavite s telefaksom? Priložite datoteku e-pošti ili jednostavno uključite važan tekst u samu poruku e-pošte.
- Skeniranje i e-pošta: Ako imate faks uređaj koji također služi kao skener, možete ga koristiti za skeniranje papirnatih dokumenata u računalo kao PDF datoteke. Priložite te PDF datoteke e-pošti da biste ih poslali zajedno. Možete čak pokušati upotrijebiti telefon za skeniranje dokumenta - sigurno neće biti najbolje kvalitete, ali vidjeli smo neke prilično niske kvalitete faksova.
- Prijenos dokumenata: Neke organizacije mogu vam dopustiti prijenos tih skeniranih datoteka dokumenata na web umjesto da ih jednostavno šaljete e-poštom.
- Upotrijebite Mail za puž: Pužna pošta je sporija alternativa faksiranju koja je na mnogo načina lošija, ali nije uvijek loša. Ako nemate faks uređaj i dokument nije hitan, dokument možete poslati većini organizacija umjesto faksiranja. Naravno, morate se nositi s poštanskim sustavom, ali barem ne morate ništa faksirati.
Potpišite dokumente bez ispisa
Možda ćete morati potpisati dokumente i poslati ih nekome, a nakon što ih ispišete, možda ćete doći u iskušenje da ih pošaljete faksom. Uostalom, alternativa bi bila ispisati dokument, potpisati ga, skenirati ga natrag u računalo i poslati ga e-poštom. Umjesto da gubite vrijeme na to, možete koristiti softver za primjenu vašeg pravog potpisa na dokument na računalu. Jednostavno zabilježite svoj potpis jednom i on će biti pohranjen kao slika koju možete primijeniti na dokumente. Možete jednostavno potpisati buduće dokumente bez njihovog ispisa.
Ako imate tabletu s olovkom, pisaljku možete koristiti i za potpisivanje dokumenta izravno na zaslonu.
Faksirajte dokument online
Online fax usluge omogućuju vam faksiranje dokumenta bez potrebe za telefaksom vlastite ili čak telefonske linije. Za učitavanje dokumenta i unos telefonskog broja primatelja koristite web-sučelje. Sama usluga brine o svim stvarima zadnje milje, faksiranjem vašeg dokumenta na udaljeni faks uređaj putem vlastitih telefonskih linija.
Ako trebate samo slati faksove rijetko, ove usluge će vam omogućiti da pošaljete nekoliko stranica ovdje i tamo bez trošenja centa. Ako morate češće faksirati dokumente, možda ćete morati nešto platiti - ali ionako ćete morati platiti za faks i telefonsku liniju..
Te usluge tehnički uključuju faksiranje, ali barem se ne osjećaju kao da koriste staru faks uređaj i ne zahtijevaju da imate fiksni telefon.
Primanje faksa na mreži
Primanje faksa može biti glavobolja ako imate kućni ured. Vaš faks uređaj mora biti uključen i stalno slušati faksove. Za primanje faksova potrebna vam je namjenska linija kako ne biste propustili faksove kada ste na telefonu. Možete pokušati zamoliti ljude da vam faksom pošalju dokument u određeno vrijeme kada ste sigurni da vaš fiksni telefon nije vezan.
Umjesto da se bavite svim ovim glupostima, zamolite ljude da vam skeniraju i pošalju dokumente putem e-pošte. Možete koristiti i druge alate ako se ne želite oslanjati na e-poštu - na primjer, možete koristiti JotForm i Dropbox da biste stvorili web-stranicu na kojoj bi ljudi mogli učitati PDF datoteke i pojavljivali bi se u mapi u vašem Dropboxu.
Također možete pokušati koristiti uslugu koja vam omogućuje namjenski broj faksa i tamo možete primati faksove. To općenito košta novac - nakon svega, usluga faksiranja mora platiti za fiksni telefonski broj fiksne telefonije i pratiti ga za vas. eFax nudi 10 besplatnih dolaznih stranica mjesečno, iako vam ne daju nikakve besplatne odlazne stranice. HelloFax omogućuje vam slanje pet besplatnih stranica, ali to je to. Svaka besplatna usluga faksiranja na mreži ima ovakav ulov - besplatna ponuda postoji da vas privuče, a za najvažnije značajke morate platiti. Faksiranje uključuje povezivanje s faksom i fiksnim telefonskim brojevima, a to nije besplatno. Također se često koristi u poslovne svrhe, a tvrtke su spremne trošiti novac na takve stvari.
Posljednji resort: Koristite stvarni fax stroj bez posjedovanja jedan
Ako se ne želite baviti mrežnim uslugama ili poštom, a apsolutno nemate drugog izbora nego poslati povremeni dokument kao faks, još uvijek postoji alternativa za kupnju vlastitog faks uređaja i korištenje fiksnog telefona. Vjerojatno možete posjetiti lokalnu trgovinu koja nudi kopiranje i omogućit će vam da platite nekoliko centi za slanje faksa. To nije idealno ako često šaljete faksove, ali ako morate nešto faksirati jednom godišnje, to može biti u redu opcija.
Naravno, ovo i dalje uključuje korištenje faks uređaja. Neke organizacije samo zahtijevaju faksove i možda se nećete osjećati ugodno pri prijenosu iznimno osjetljivih dokumenata na uslugu faksiranja putem weba. Ne možete mnogo učiniti ako se morate nositi s organizacijom koja zahtijeva faksove.
Faksiranje će još uvijek biti s nama još neko vrijeme, makar samo zbog propisa koji potiču zdravstvene i pravne organizacije da nastave koristiti stariji faks sustav umjesto modernih alternativa.
Image Credit: Abhisek Sarda na Flickru, priče o lutanju youkai na Flickru, AuthenticEccentric na Flickru
