Kako upravljati prilozima u programu Outlook 2013
Dolazi vrijeme, lov na posao ili dijeljenje fotografija sa starijim članovima obitelji, gdje ćete možda morati poslati stvari na starinski način - kao privitak e-pošte. Ako na poslu šaljete e-poštu, to može biti dio vašeg e-mail repertoara.
Stvar o vezanosti je, postoji neka vrsta nepisanog koda u odnosu na njihovo slanje. Na primjer, iako možete poslati veliku datoteku e-poštom (to ovisi o tome koliko će to dopustiti usluga ili ISP koji koristite), to nije nužno učinkovito. Slično tome, slanje više datoteka obično se postiže zipom u datoteci spremnika.
Naravno, ovisno o vrsti datoteke, ona može ili ne mora stići na svoje odredište. Datoteke kao što su one koje završavaju u .EXE, .BAT i drugim izvršnim vrstama, često (obično) se blokiraju ili uklanjaju zbog njihove povezanosti sa zlonamjernim softverom. Ako želite poslati takvu datoteku, vjerojatno ćete je morati priložiti u .ZIP arhivu.
Sastavljanje poruke e-pošte i upravljanje kontaktima u programu Outlook prilično je jednostavno, a dodavanje i rukovanje privicima do sada bi trebalo biti druga priroda, ali mnogi korisnici možda neće shvatiti da bi to mogli bolje.
Dodavanje privitka
Da biste dodali privitak, datoteku ili datoteke možete povući na praznu poruku e-pošte i ona će se zalijepiti kao privitak. Ili kliknite gumb "Priloži datoteku" na vrpci u odjeljku Uključi.
Morat ćete potražiti mjesto na kojem se nalazi datoteka koju želite priložiti, a zatim odaberite datoteku ili datoteke koje želite uključiti u poruku, a zatim kliknite "Umetni". Ili kliknite strelicu i odaberite "Umetni kao Tekst “i vaš privitak će biti umetnut u red, što znači da će se pojaviti u vašoj poruci umjesto kao zasebna datoteka.
Nakon priključivanja moći ćete ga vidjeti u polju Priloženo ispod retka Predmet.
Naposljetku, recimo da je vaša privitak u prilogu, i shvaćate da je pogrešna. Nema problema, možete jednostavno odabrati privitak pritisnite gumb "Izbriši" na tipkovnici ili možete kliknuti desnom tipkom miša i odabrati "Ukloni".
Datoteke nisu jedina stvar koju možete priložiti poruci, ali možete priložiti stavke i potpise.
Dodavanje drugih stvari
Stavke mogu uključivati poslovne kartice (.VCF datoteke, o kojima smo ranije raspravljali), kalendare i stavke programa Outlook koje mogu biti bilješke, zadaci, kontakti i druge stvari koje otvorite u programu Outlook.
Kalendari su još jedna stvar koju ćete možda željeti dijeliti s vremena na vrijeme, a ako kliknete na gumb "Priloži stavku", vidjet ćete da je jednostavno to učiniti. Dijeljenje kalendara ne znači da morate dijeliti svaku stavku svaki dan. Vi svibanj samo želite podijeliti nekoliko dana ili tjedan, kao što je za tvrtku bijeg ili obiteljski odmor itinerar.
Dijeljenje kalendara dat će vam opcije za odabir stvarnog kalendara, raspona datuma, pojedinosti i drugih naprednih opcija.
Kada kliknete "U redu", vidjet ćete da će kalendar biti priložen poruci e-pošte tako da se može otvoriti i pregledati, ali će se također zalijepiti u stvarnu poruku kako bi je primatelji mogli jednostavno pregledati..
Stavke programa Outlook u osnovi su sve što možete stvoriti u programu Outlook, koje se zatim mogu pridružiti i poslati drugim korisnicima programa Outlook. Na sljedećoj slici zaslona možete vidjeti kako to funkcionira. Odaberete izvor, a zatim od njega odaberete stavku ili stavke (možete odabrati više od jednog) koje želite priložiti.
Imajte na umu da možete odlučiti želite li da stavka stiže kao stvarni fizički prilog ili umetnuti kao samo tekst. To je isto kao što smo ranije raspravljali gdje možete "Umetnuti kao tekst" i pojavit će se kao dio fizičke poruke.
Posjetnice mogu ili ne moraju biti jedna od onih stvari koje koristite ili trebate, ali to je stvarno zgodan način za razmjenu neposrednih detalja u jednostavnom i praktičnom paketu. Ako želite podijeliti svoju (ili tuđu) posjetnicu, jednostavno je odaberite iz izbornika Priloži stavku i pojavit će se vaši kontakti
Odaberite karticu ili kartice koje želite priložiti i kliknite "U redu", a kartice će se pojaviti kao tekst i također će biti priložene kao .VCF datoteka, što znači da se može uvesti u bilo koji adresar koji podržava takve datoteke.
Dijeljenje kontakata kao posjetnica doista je brz i praktičan način da nekome drugome dostavite podatke za kontakt ili da netko drugi uvozi podatke o kontaktu bez da ga ručno upišete u adresar.
Rukovanje priključcima
Naravno, uz e-poštu, uvijek postoji mogućnost primanja, kao i davanja. Dakle, što učiniti kada stigne poruka s privicima u vašu pristiglu poštu? Obično je to prilično jednostavno, kao na sljedećoj slici. Vidite da je naša probna poruka stigla s priloženom slikom.
Ako jednostavno kliknemo na privitak, vidjet ćete da se opcije pojavljuju u Alatima za privitak poziva na vrpci. Odavde možete poduzeti određene korake. Primijetite također da ako primite više datoteka, možete spremiti sve svoje privitke odjednom, a ako niste sigurni je li pametno uopće otvoriti privitak, možete ga ukloniti, iako je vjerojatno pametnije jednostavno izbrisati poruku ako imate sumnje.
Također možete kliknuti desnom tipkom miša na bilo koji privitak u poruci, a pomoću padajućeg izbornika koji rezultira možete poduzeti iste radnje kao i na vrpci.
Prilikom rukovanja s privitcima, postoje ograničenja. Prilozi mogu biti opasni jer svatko tko je koristio e-poštu u posljednjih dvadeset godina može posvjedočiti. Na kraju, nemojte otvarati ništa što nije od bilo koga koga ne poznajete niti mu vjerujete i uvijek koristite skener virusa / zlonamjernog softvera na računalu.
Rukovanje s više datoteka ili velikih datoteka kao privitaka
Razgovarali smo malo o tome kako obraditi jedan ili možda nekoliko privitaka, ali što ako želite priložiti desetke ili čak stotine datoteka? Ili, što ako želite priložiti veliku datoteku?
Slanje velikih privitaka je nekako neukusno, pogotovo ako netko dobije puno e-pošte u procesu. Problem s slanjem velikih datoteka putem e-pošte nije toliko da li će vam poslužitelj e-pošte dopustiti privitke preko određene veličine. Većinom, vjerojatno nećete poslati datoteku mnogo veću od megabajta ili dvije, ili barem ne biste trebali.
Unatoč tome, bit će vremena kada ćeš morati poslati nešto malo nezgodno. Ako koristite usluge web-pošte kao što su Yahoo, Gmail ili Microsoft, one će imati ograničenja veličine (25Mb, 25Mb, 20Mb, respektivno), baš kao i vaš ISP, npr. Comcast, Time Warner, AT&T, itd. Će također (obično oko 10 Mb).
U većini slučajeva, kada su datoteke pretjerano velike ili brojne, odlažemo se do korištenja usluge u oblaku, koje je u izobilju i nude dovoljno slobodnog prostora za slanje velike većine datoteka. Češće nego ne, jednostavno je učitavanje datoteka na pogon u oblaku i njihovo dijeljenje brže i pouzdanije od e-pošte. Mi imamo praktičan način objašnjenja kako točno slati velike datoteke putem e-pošte u slučaju da želite saznati više.
Što se tiče slanja više datoteka, ne biste trebali imati problema pod uvjetom da je nekoliko, ali kada počnete pričvršćivati desetke slika ili dokumenata, stvari mogu postati pomalo neugodne. Ponovno razmotrite korištenje usluge u oblaku. Bez obzira na to, predlažemo da svakako zipnete više datoteka prije slanja. Windows ima izvornu podršku za zip datoteke tako da ne morate brinuti o tome da je primatelj ne može otvoriti.
Pogledajte ovaj članak koji objašnjava sve što trebate znati o komprimiranim datotekama.
Čini se da je ovo prilično dobro mjesto za kraj naše rasprave o vezama. To nije komplicirana tema, ali bez obzira na to koristite li Outlook ili Gmail ili bilo koju drugu e-poštu, slanje datoteka može zahtijevati nekoliko dodatnih koraka izvan jednostavnog povezivanja.
Što se tiče sada, pokrili smo najosnovnije dijelove Outlookovih ovlasti e-pošte - kontakte, adresiranje, komponiranje - sve to su prilično jednostavne stvari. Sada s vezanostima, imate prilično dobro zaokruženo znanje o jednostavnim stvarima.
Sada je vrijeme da pojačamo našu igru. Dok koristite Outlook i skupljate e-poštu, morat ćete naučiti kako ga upravljati pomoću alata kao što su Brzi koraci i pravila, o čemu ćemo govoriti u nadolazećoj značajki. U međuvremenu, kao i uvijek, potičemo vas da nam date povratne informacije u našem forumu za raspravu.
