Stvaranje i upravljanje kontaktima u programu Outlook 2013

Outlook nije mnogo koristan ako nemate kontakte. Naravno, možete unijeti adrese e-pošte dok idete, ali to je dugotrajno i sklon pogreškama. Bolje je da su kontakti već u programu Outlook, tako da možete brzo ukloniti brzu poruku u samo nekoliko klikova.

U nedavnom članku raspravljali smo o tome kako početi koristiti Outlook, a danas želimo to proširiti i na rad s kontaktima. Vaši kontakti bit će središte vašeg iskustva u programu Outlook, oni s kojima odgovarate i kako koristite aplikaciju.

Kao što možete očekivati, možete napraviti mnogo upravljanja kontaktima s programom Outlook, a postavljanje adresara prije početka korištenja ima mnogo smisla.

Izrada adresara

Da biste počeli upravljati svojim kontaktima, prva stvar koju želite učiniti je otvoriti način rada za osobe tako da možete početi raditi. Postoji nekoliko načina za dodavanje kontakata u svoj adresar. U početku ćete vjerojatno uvesti svoj adresar iz drugog izvora kao što je web-pošta ili drugi program za e-poštu.

Imajte na umu da ćete za svaki račun e-pošte koji imate imati adresar. U ovoj određenoj situaciji imamo lokalni adresar za našu lokalnu Outlookovu datoteku s podacima i imamo još jednu povezanu s našim računom e-pošte.

U svakom slučaju, pokrivajmo osnove, tako da ako nemate adresar za uvoz, možete početi ručno dodavati kontakte. Na sljedećoj snimci zaslona vidimo dio našeg novog adresara, koji je potpuno prazan, za sada.

Za početak kliknite gumb "Novi kontakt" i otvorit će se novi prozor kontakta. Prva stvar koja može skočiti na vas je samo koliko se čini zauzetom, ali ne bojte se, ako pogledate pored mnogih značajki na vrpci, vidjet ćete da je to prilično standardan obrazac za kontakte.

Potom ćemo prekinuti potragu i napraviti kontakt za How-To Geek popunjavanjem odgovarajućih vrijednosti. Također možete dodati sliku, koja je nepotrebna, ali još uvijek lijep dodir blagog, dosadnog adresara.

Nakon što završite s unosom kontakta ili kontakata, morat ćete kliknuti "Spremi i zatvoriti" ili kliknuti "Spremi i novi" da biste stvorili drugi kontakt. Učinimo to. Imamo izbor između stvaranja novog kontakta ili novog kontakta za istu tvrtku.

U ovom slučaju, odabrat ćemo ovo drugo kako bismo uštedjeli vrijeme na tipkanju, nakon čega ćemo kliknuti "Spremi i zatvori" da bismo otkrili naše nove unose adresara.

Nije loše, već imamo dva kontakta koje možemo poslati e-poštom, ali, čovječe, ovo je dugotrajno. Bilo bi mnogo lakše kada bismo mogli premjestiti kontaktne informacije iz drugog izvora u Outlook.

Ako koristite uslugu web-pošte ili neku drugu, vaši su kontakti najvjerojatnije tamo i trebat će ih uvesti u Outlook. Ako želite unijeti svaki kontakt jedan po jedan, onda ste svakako dobrodošli da to učinite, ali preporučujemo da uvezete glavni popis kontakata, bilo da je riječ o Thunderbirdu ili Gmailu ili drugoj usluzi e-pošte.

Uvoz i izvoz podataka o kontaktima

Bez obzira na to koristite li Gmail ili Yahoo Mail! Ili imate račun e-pošte od 1997. koji ste pažljivo čuvali i održavali, kontakte i sve to, neizbježno ćete morati masovno postaviti kontakte u Outlookove kontakte.

Da biste to učinili, možete izvesti kontakte iz drugog izvora, a zatim ih uvesti u Outlook. Obično se to lako postiže jednostavnim pristupanjem postavkama ili opcijama s računa e-pošte ili klijenta, a zatim odabirom opcije kontakta za izvoz.

Uobičajeno je da ih onda uvezete u Outlook. To je prilično jednostavan proces i sličan je u većini aplikacija e-pošte. Preporučujemo da pročitate naš članak koji objašnjava kako izvoziti i uvesti kontakte u Outlook i obratno.

vCard? Što je vCard?

Možda ste čuli vCards (Virtual Card File ili .VCF), možda ste čak i primili jednu ili je koristili. vCards su standardni format elektroničke posjetnice koji možete razmjenjivati ​​s drugima, primjerice putem potpisa ili privitka e-pošte.

Bez obzira na to, postoji nekoliko načina na koje možete obraditi vCards u programu Outlook. Najvjerojatniji scenarij je mjesto gdje ćete možda morati uvesti kontakt iz vCarda ili ga izvoziti. Kako-To Geek ima potpuni opis ovog procesa, koji će vas brzo dovesti do brzine na tome.

Ponekad možete imati mnogo vCards pohranjenih u jednu vCard datoteku. Ako pokušate pretvoriti tu datoteku, uvezit će se samo prva vCard datoteka. Da biste prevladali ovo ograničenje, najprije morate pretvoriti u .CSV datoteku, a zatim je uvesti u Outlook. Preporučujemo da pročitate ovaj članak radi potpunog opisa tog procesa.

Konačno, sve kontakte možete izvesti na pojedinačne vCards ili na jedan glavni vCard, kao što je opisano u prethodnom odlomku. Još jednom, imamo odličan mali vodič o tome kako to učiniti, tako da s time trebate biti na brzini kako ćete relativno lako dobiti vCards ui iz Outlooka..

Stvorite i upravljajte skupinama kontakata

Razgovarajmo sada o grupama jer mogućnost da brzo izbacimo poruku odabranoj grupi duša jamči da ne zaboravite uključiti bilo koga i spasiti vas od upisivanja svakog imena u polje Za :..

Da biste postavili grupu kontakata, kliknite "Nova grupa kontakata" na vrpci.

Kada otvorite, najprije ćete morati odlučiti što želite nazvati svoju grupu (ovdje ćemo nazvati naš „CES 2015“), a zatim kliknite „Dodaj članove“ i odaberite „Iz kontakata programa Outlook“. Također možete stvoriti novi kontakt na letjeti, ili odabrati drugi adresar, primjerice, ako želite uključiti osobe iz direktorija vaše tvrtke.

S popisa odabiremo članove grupe. Zapamtite, članove možete odabrati držanjem tipke "CTRL" i lijevim klikom svakog člana. Bez obzira na to, kad god želite dodati nove članove, odaberite ime ili imena i kliknite gumb "Članovi ->" koji će ih dodati u grupu.

Kada završite, kliknite "U redu".

Vratit ćete se na zaslon za upravljanje grupom, gdje možete pregledati članove svoje nove grupe i izvršiti druge promjene. Primjerice, možete proslijediti grupu kao Vcard ili Outlook kontakt, dodati bilješke o grupi, poslati e-poštom cijelu grupu ili stvoriti sastanak samo s članovima grupe.

U našem slučaju, samo ćemo kliknuti na "Spremi i zatvori" kako bismo službeno stvorili grupu i vratili se u glavni prozor programa Outlook. Sada vidimo našu novu grupu u našoj listi kontakata, označenu ikonom grupe. S desne strane možete vidjeti člana grupe i postoje ikone na koje možete izvesti radnje. U ovom primjeru dostupna je samo ikona e-pošte, kao i gumb "Uredi".

Imajte na umu da je najbrži način slanja poruke e-pošti grupi jednostavno upisivanje njenog imena u polje Za: tako da u ovom slučaju možemo upisati "CES 2015" i Outlook će znati poslati poruku svima u toj grupi..

Opcije ljudi

Ako kliknete na "File -> Options", Outlook možete konfigurirati na više načina u nekoliko različitih kategorija.

Ovdje su vaše opcije za ljude. Za razliku od ostalih kategorija u Outlookovim opcijama, opcije People su rijetke i prilično jednostavne za rješavanje.

Opcije koje ćete pronaći ovdje omogućit će vam da odlučite kako će se imena pohraniti, prikazati li dodatni indeks i prikazati status i fotografije na mreži.

Upravljanje kontaktima u Outlooku je prilično jednostavno, ali kao što ste vidjeli, možete učiniti mnogo više za njih da bi ih održavali ispravno. To pruža mnogo više za zaokruživanje vašeg iskustva u programu Outlook ako imate više informacija u kontaktima nego samo ime i adresu e-pošte.

Međutim, ako ste još uvijek spremni koristiti nešto poput Gmaila kao primarnog davatelja usluga e-pošte, još uvijek možete koristiti Outlook da bi vam pomogao upravljati svojim kontaktima, a istovremeno ih uskladiti s Gmail računom.