Kako stvoriti i prilagoditi prikaz mape u programu Outlook
Ako radite u uredu, onda su šanse da ćete potrošiti puno vremena baveći se e-poštom, najvjerojatnije u programu Microsoft Outlook. Vrijedno je uzeti malo vremena kako bi Outlook prikazao informacije koje su vam potrebne. Za e-poštu najbolji način da to učinite je s prikazima mapa. Evo kako oni rade.
Što je prikaz mapa?
Svako mjesto na kojem čuvate e-poštu u programu Outlook - bilo da se radi o pristigloj pošti, poslanim stavkama, arhivi, izbrisanim stavkama ili bilo kojem drugom mjestu - je mapa. Svaka od tih mapa prema zadanim postavkama izgleda jednako, s stupcima koji sadrže metapodatke o e-pošti, poput pošiljatelja, predmeta, primljenog datuma i vremena itd. Outlook grupira poruke e-pošte prema datumu (s najnovijim na vrhu), stilizira nepročitane poruke podebljanim plavim tekstom i prikazuje poruke koje ste pročitali običnim crnim fontom.
Ovo je zadani prikaz mape.
Ali možete promijeniti taj prikaz ako želite. Možete stvoriti drugačiji prikaz za svaku mapu ili možete stvoriti prikaz mapa koji vam se sviđa i primijeniti ga na svaku mapu. Outlook ima čak i neke alternativne ugrađene prikaze s kojima možete početi.
Kako preći na drugi ugrađeni prikaz
Za početak, prebacimo se na jedan od drugih ugrađenih prikaza klikom na Prikaz> Promijeni prikaz.
Kompaktni prikaz je zadani prikaz koji svaka mapa koristi, ali možete promijeniti bilo koju od druge dvije:
- Singl: Time se uklanja grupiranje po datumu i prikazuju sve vaše poruke na jednostavnom popisu.
- Pregled: Ovo (pomalo protu-intuitivno) uklanja ploču za pregled.
Kako prilagoditi postojeći prikaz
Prikaz trenutne mape možete prilagoditi tako da kliknete Prikaz> Prikaži postavke.
Time se otvara prozor Advanced View Settings (Postavke naprednog prikaza), gdje možete mijenjati različite načine prikaza.
Promijenit ćemo prikazane stupce i postavke sortiranja kao primjer. Kliknite "Stupci" da biste otvorili prozor Prikaži stupce.
Odaberite "Spomenuti" u desnom stupcu, kliknite gumb "Ukloni", a zatim kliknite "U redu".
Natrag u prozoru Advanced View Settings, kliknite gumb "Sortiraj" da biste otvorili prozor Sort.
U padajućem izborniku "Sortiraj po stavkama po" odaberite "Od" i zatim kliknite "U redu".
Zatim kliknite "OK" u naprednim postavkama prikaza. Prikaz mape sada je promijenjen tako da je stupac "Mention" skriven i mapa je razvrstana od strane osobe koja je poslala poštu.
Ovo su samo dva brza primjera onoga što možete učiniti. Možete dodati ili ukloniti puno različitih stupaca, grupirati i sortirati poruke na različite načine, pa čak i promijeniti fontove i stilove koji se koriste za prikaz poruka. Igrajte se s različitim opcijama kako biste pronašli ono što vam najbolje odgovara.
Primijenite prikaz na druge mape
Kada prilagodite prikaz, možete primijeniti isti prikaz na bilo koju drugu mapu bez potrebe za prilagodbom svakog. Ponovno kliknite Pregled> Prikaži postavke, a ovaj put kliknite naredbu "Primijeni trenutni prikaz na druge mape".
Odaberite mape na koje želite primijeniti prikaz, a zatim kliknite "U redu".
Možete odabrati koliko mape (ili podmape) želite.
Spremite prilagođeni prikaz mape
Također možete zadržati prilagođeni prikaz kao predložak kako biste ga ubuduće mogli primijeniti na druge mape. Ponovno kliknite Prikaz> Prikaži postavke i odaberite naredbu "Spremi trenutni prikaz kao novi prikaz".
Time se otvara prozor Copy View (Kopiraj pogled), gdje možete prikazati svoje ime i odabrati tko može vidjeti prikaz. Kliknite "U redu" kada ste sve postavili.
Ako ponovno kliknete View> View Settings, Outlook će prikazati vaš novi prikaz kao dostupnu opciju. Kliknite "Upravljanje pogledima" da biste vidjeli sve prikaze kojima imate pristup.
Prozor Upravljanje svim pogledima omogućuje dodavanje, uređivanje i brisanje prikaza, kao i prikaz postavki koje se primjenjuju na svaki prikaz.
Stvaranje prikaza od početka
Ako želite stvoriti potpuno novi prikaz, kliknite gumb "Novo" u prozoru Upravljanje cijelim pogledom. Otvara se prozor Stvori novi pogled.
Odaberite vrstu osnovnog prikaza koji želite započeti i kliknite gumb "OK". Otvara se prozor Napredne postavke prikaza i možete prilagoditi svoj prikaz onako kako želite. Kada završite, kliknite "U redu" dok se ne vratite u prozor Upravljanje svim pogledima, a zatim kliknite "Primijeni pogled" da biste primijenili prikaz na trenutnu mapu.
Nakon što izradite novi prikaz, možete se primijeniti na bilo koju drugu mapu, prilagoditi je dalje ili je koristiti kao osnovu za drugi novi prikaz.
Uklanjanje prilagodbi iz prikaza
Ako ste napravili neke prilagodbe postojećem prikazu, možete se jednostavno vratiti na postojeći prikaz. To je dobar način da isprobate stvari bez brige o njihovom poništavanju ako promjene ne rade za vas. Kliknite Prikaz> Poništi prikaz da biste uklonili sve nespremljene prilagodbe iz trenutne mape.
Pomoću tih alata Pregleda možete omogućiti da mape rade točno onako kako želite i počnete pripitomiti taj popis poruka.
