Kako automatski popuniti sekvencijalne podatke u Excel pomoću ručke za punjenje

Fill Handle u Excelu omogućuje automatsko popunjavanje popisa podataka (brojeva ili teksta) u retku ili stupcu jednostavnim povlačenjem ručice. To vam može uštedjeti mnogo vremena pri unosu sekvencijalnih podataka u velike radne listove i učiniti vas produktivnijim.

Umjesto da ručno unosite brojeve, vremena ili čak dane u tjednu iznova i iznova, možete upotrijebiti značajke automatskog popunjavanja (ručka ispunjavanja ili naredba ispune na vrpci) da biste ispunili ćelije ako vaši podaci slijede uzorak ili se temelje na podataka u drugim stanicama. Pokazat ćemo vam kako popuniti različite vrste podataka pomoću značajki AutoFill.

Ispunite linearne serije u susjedne ćelije

Jedan od načina za korištenje ručice za punjenje je unos niza linearnih podataka u red ili stupac susjednih stanica. Linearna serija sastoji se od brojeva gdje se sljedeći broj dobiva dodavanjem "vrijednosti koraka" na broj prije njega. Najjednostavniji primjer linearnog niza je 1, 2, 3, 4, 5. Međutim, linearni niz može biti i niz decimalnih brojeva (1,5, 2,5, 3,5…), smanjujući brojeve za dva (100, 98, 96). …), Ili čak negativni brojevi (-1, -2, -3). U svakom linearnom nizu dodajete (ili oduzimate) istu vrijednost koraka.

Recimo da želimo stvoriti stupac uzastopnih brojeva, koji se povećava za jedan u svakoj ćeliji. Možete upisati prvi broj, pritisnuti Enter da biste došli do sljedećeg retka u tom stupcu i unijeli sljedeći broj i tako dalje. Vrlo zamorno i dugotrajno, osobito za velike količine podataka. Uštedjet ćemo se neko vrijeme (i dosada) korištenjem ručke za popunjavanje za popunjavanje stupca linearnim nizom brojeva. Da biste to učinili, upišite 1 u prvu ćeliju stupca i odaberite tu ćeliju. Primijetite zeleni kvadrat u donjem desnom kutu odabrane ćelije? To je ručka za punjenje.

Kada pomaknete miš preko ručke za punjenje, pretvara se u crni znak plus, kao što je prikazano u nastavku.

Sa znakom crnog plus iznad ručke za punjenje kliknite i povucite ručicu prema dolje u stupcu (ili desno preko retka) dok ne dosegnete broj ćelija koje želite ispuniti.

Kada otpustite tipku miša, primijetit ćete da je vrijednost kopirana u ćelije preko kojih ste povukli ručicu za punjenje.

Zašto nije ispunila linearne nizove (1, 2, 3, 4, 5 u našem primjeru)? Prema zadanim postavkama, kada unesete jedan broj i zatim upotrijebite ručicu za popunjavanje, taj se broj kopira u susjedne ćelije, a ne povećava.

NAPOMENA: Da biste brzo kopirali sadržaj ćelije iznad trenutno odabrane ćelije, pritisnite Ctrl + D ili kopirajte sadržaj ćelije lijevo od odabrane ćelije i pritisnite Ctrl + R. Budite upozoreni da kopiranje podataka iz susjedne ćelije zamjenjuje sve podatke koji su trenutno u odabranoj ćeliji.

Da biste zamijenili kopije linearnim nizom, kliknite gumb "Mogućnosti automatskog punjenja" koji se prikazuje kada završite s povlačenjem ručke za punjenje.

Prva opcija, Kopiraj ćelije, je zadana. Zato smo završili s pet 1s, a ne linearnim nizom od 1-5. Za popunjavanje linearnih serija, iz skočnog izbornika odabiremo "Fill Series".

Ostala četiri 1s su zamijenjena s 2-5, a naša linearna serija je ispunjena.

To možete učiniti bez potrebe za odabirom opcije Fill Series iz izbornika Auto Fill Options. Umjesto unosa samo jednog broja, unesite prva dva broja u prve dvije ćelije. Zatim odaberite te dvije ćelije i povucite ručicu za punjenje dok ne odaberete sve ćelije koje želite ispuniti.

Budući da ste mu dali dva podatka, on će znati vrijednost koraka koju želite koristiti i ispuniti preostale ćelije.

Također možete kliknuti i povući ručicu za punjenje s oznakom pravo gumb miša umjesto lijevo. Još uvijek morate odabrati "Fill Series" iz skočnog izbornika, ali taj se izbornik automatski prikazuje kada zaustavite povlačenje i otpuštanje desne tipke miša, tako da to može biti zgodan prečac.

Ispunite linearne serije u susjedne ćelije pomoću naredbe za ispunjavanje

Ako imate poteškoća s korištenjem ručke za punjenje, ili ako radije koristite naredbe na vrpci, možete upotrijebiti naredbu Fill na kartici Početak da biste ispunili niz u susjedne ćelije. Naredba Fill je također korisna ako popunjavate velik broj ćelija, kao što ćete vidjeti u malo.

Da biste upotrijebili naredbu Fill na vrpci, unesite prvu vrijednost u ćeliju i odaberite tu ćeliju i sve susjedne ćelije koje želite ispuniti (dolje ili gore u stupcu ili lijevo ili desno preko retka). Zatim kliknite gumb "Ispuna" u odjeljku Uređivanje kartice Početna stranica.

Na padajućem izborniku odaberite "Serija".

U dijaloškom okviru Serija odaberite želite li da se serija nalazi u retku ili stupcu. U okviru Vrsta, za sada odaberite "Linear". Kasnije ćemo raspravljati o opcijama rasta i datuma, a opcija AutoFill jednostavno kopira vrijednost u druge odabrane ćelije. Unesite "vrijednost koraka" ili prirast za linearne nizove. Za naš primjer povećavamo brojeve u nizu za 1. Kliknite "U redu".

Linearne serije su ispunjene u odabranim ćelijama.

Ako imate stvarno dugi stupac ili redak koji želite ispuniti linearnim nizom, možete koristiti vrijednost Stop na dijaloškom okviru Serija. Da biste to učinili, unesite prvu vrijednost u prvu ćeliju koju želite koristiti za seriju u retku ili stupcu, a zatim ponovno kliknite "Fill" na kartici Početak. Osim opcija o kojima smo već govorili, unesite vrijednost u okvir "Stop vrijednost" koji želite kao zadnju vrijednost u nizu. Zatim kliknite "U redu".

U sljedećem primjeru stavljamo 1 u prvu ćeliju prvog stupca, a brojevi od 2 do 20 automatski se unose u sljedećih 19 ćelija.

Ispunite Linear serije dok preskakanje redaka

Da bi cijeli radni list učinio čitljivijim, ponekad preskočimo retke, stavljajući prazne redove između redova podataka. Iako ima praznih redaka, i dalje možete upotrijebiti ručku za ispunjavanje kako biste ispunili linearni niz s praznim redovima.

Da biste preskočili redak prilikom popunjavanja linearnog niza, unesite prvi broj u prvu ćeliju, a zatim odaberite tu ćeliju i jednu susjednu ćeliju (na primjer, sljedeću ćeliju dolje u stupcu).

Zatim povucite ručku za punjenje prema dolje (ili preko) dok ne popunite željeni broj ćelija.

Kada dovršite povlačenje ručke za ispunu, vidjet ćete da linearna serija ispunjava svaki drugi redak.

Ako želite preskočiti više od jednog retka, jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži prvu vrijednost, a zatim odaberite broj redaka koje želite preskočiti odmah nakon te ćelije. Zatim povucite ručicu za punjenje preko ćelija koje želite ispuniti.

Isto tako možete preskočiti stupce kada popunjavate redove.

Popunite formule u susjedne stanice

Možete upotrijebiti i ručku za ispunjavanje da biste formule proširili na susjedne ćelije. Jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži formulu koju želite popuniti u susjedne ćelije i povucite ručicu za popunjavanje ćelija u stupcu ili preko ćelija u retku koji želite ispuniti. Formula se kopira u druge ćelije. Ako ste koristili relativne reference ćelija, one će se u skladu s tim mijenjati tako da se odnose na ćelije u njihovim redovima (ili stupcima).

Formule možete ispuniti i pomoću naredbe Fill na vrpci. Jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži formulu i ćelije koje želite ispuniti tom formulom. Zatim kliknite "Ispuna" u odjeljku Uređivanje kartice Početak i odaberite Dolje, Desno, Gore ili Lijevo, ovisno o tome u kojem smjeru želite ispuniti ćelije.

NAPOMENA: Kopirane formule neće se ponovno izračunati, osim ako nemate omogućen automatski izračun radne knjige.

Također možete koristiti tipkovničke prečace Ctrl + D i Ctrl + R, kao što smo već spomenuli, da biste kopirali formule u susjedne ćelije.

Ispunite linearne serije dvostrukim klikom na ručki za punjenje

Linearni niz podataka možete brzo popuniti u stupac dvostrukim klikom na ručki za punjenje. Kada koristite ovu metodu, Excel ispunjava samo ćelije u stupcu na temelju najduljeg susjednog stupca podataka na vašem radnom listu. Susjedni stupac u ovom kontekstu je bilo koji stupac s kojim se Excel susreće desno ili lijevo od stupca koji se puni dok se ne dostigne prazan stupac. Ako su stupci izravno na obje strane odabranog stupca prazni, ne možete koristiti metodu dvostrukog klika kako biste ispunili ćelije u stupcu. Također, prema zadanim postavkama, ako neke ćelije u rasponu stanica koje popunjavate već imaju podatke, popunjavaju se samo prazne ćelije iznad prve ćelije koje sadrže podatke. Na primjer, na slici ispod, postoji vrijednost u ćeliji G7 tako da kada dvaput kliknete na ručku za punjenje na ćeliji G2, formula se kopira samo kroz ćeliju G6.

Ispunite serije rasta (geometrijski uzorak)

Do sada smo raspravljali o linearnom nizu punjenja, gdje se svaki broj u nizu izračunava dodavanjem vrijednosti koraka prethodnom broju. U seriji rasta ili geometrijskom uzorku izračunava se sljedeći broj množenjem prethodni broj za vrijednost koraka.

Postoje dva načina popunjavanja serije rasta, unosom prva dva broja i unosom prvog broja i vrijednosti koraka.

Prva metoda: unesite prva dva broja u seriji rasta

Da biste ispunili niz rasta pomoću prva dva broja, unesite dva broja u prve dvije ćelije retka ili stupca koje želite ispuniti. Desnom tipkom miša kliknite i povucite ručicu za punjenje na onoliko ćelija koliko želite ispuniti. Kada dovršite povlačenje ručke za punjenje preko ćelija koje želite ispuniti, odaberite "Trend rasta" iz skočnog izbornika koji automatski prikazuje.

NAPOMENA: Za ovu metodu morate unijeti dva broja. Ako to ne učinite, opcija Trend rasta bit će siva.

Excel zna da je vrijednost koraka 2 iz dva broja koje smo unijeli u prve dvije ćelije. Tako se svaki sljedeći broj izračunava množenjem prethodnog broja s 2.

Što ako ovu metodu želite započeti s brojem koji nije 1? Na primjer, ako ste željeli započeti gornju seriju na 2, unijeli biste 2 i 4 (zbog 2 × 2 = 4) u prve dvije stanice. Excel bi shvatio da je vrijednost koraka 2 i nastaviti seriju rasta od 4 množenjem svakog sljedećeg broja s 2 da bi se dobio sljedeći broj u redu.

Druga metoda: unesite prvi broj u seriji rasta i navedite vrijednost koraka

Da biste ispunili niz rasta na temelju jednog broja i vrijednosti koraka, unesite prvi broj (ne mora biti 1) u prvu ćeliju i povucite ručicu za punjenje preko ćelija koje želite ispuniti. Zatim odaberite "Serija" iz skočnog izbornika koji se automatski prikazuje.

U dijaloškom okviru Serija odaberite želite li ispuniti niz u retke ili stupce. U odjeljku Vrsta odaberite: "Rast". U okvir "Vrijednost koraka" unesite vrijednost koju želite pomnožiti s brojem tako da dobijete sljedeću vrijednost. U našem primjeru, želimo množiti svaki broj s 3. Kliknite "OK".

Serije rasta popunjene su u odabranim stanicama, pri čemu je svaki sljedeći broj tri puta veći od prethodnog broja.

Ispunite niz pomoću ugrađenih stavki

Do sada smo pokrili kako popuniti niz brojeva, linearnih i rastućih. Serijom možete ispuniti i stavke kao što su datumi, dani u tjednu, radni dani, mjeseci ili godine pomoću ručke za punjenje. Excel ima nekoliko ugrađenih serija koje se mogu automatski popuniti.

Sljedeća slika prikazuje neke serije koje su ugrađene u Excel, proširene po redovima. Stavke podebljane i crvene su početne vrijednosti koje smo unijeli, a ostale stavke u svakom retku su proširene vrijednosti serije. Ove ugrađene serije mogu se puniti pomoću ručke za punjenje, kao što smo prethodno opisali za linearne i rastne serije. Jednostavno unesite početne vrijednosti i odaberite ih. Zatim povucite ručicu za punjenje preko željenih ćelija koje želite ispuniti.

Ispunite niz datuma pomoću naredbe za popunjavanje

Prilikom popunjavanja niza datuma, možete upotrijebiti naredbu Fill na vrpci za određivanje koraka za korištenje. Unesite prvi datum u vašu seriju u ćeliju i odaberite ćeliju i ćelije koje želite ispuniti. U odjeljku Uređivanje kartice Početna stranica kliknite "Ispuni", a zatim odaberite "Serija".

U dijaloškom okviru Serija, opcija Serija u automatski se bira kako bi odgovarala skupu ćelija koje ste odabrali. Tip se također automatski postavlja na Datum. Da biste odredili prirast koji će se koristiti prilikom popunjavanja serije, odaberite Jedinicu datuma (Dan, Dan u tjednu, Mjesec ili Godina). Odredite vrijednost koraka. Želimo ispuniti seriju svakim danom u tjednu, tako da unesemo 1 kao vrijednost koraka. Kliknite "U redu".

Serija je popunjena datumima koji su samo radnim danom.

Ispunite niz pomoću prilagođenih stavki

Niz možete ispuniti i vlastitim prilagođenim stavkama. Recimo da vaša tvrtka ima urede u šest različitih gradova i često ih koristite u Excelovim radnim listovima. Taj popis gradova možete dodati kao prilagođeni popis koji će vam omogućiti da upotrijebite ručicu za popunjavanje kako biste popunili niz kada unesete prvu stavku. Da biste stvorili prilagođeni popis, kliknite karticu "Datoteka".

Na zaslonu u pozadini kliknite "Opcije" na popisu stavki s lijeve strane.

Kliknite "Napredno" na popisu stavki na lijevoj strani dijaloškog okvira programa Excel.

U desnom panelu pomaknite se do odjeljka Općenito i kliknite gumb "Uredi prilagođene popise".

Nakon što ste u dijaloškom okviru Prilagođene liste, postoje dva načina za popunjavanje niza prilagođenih stavki. Seriju možete bazirati na novom popisu stavki koje kreirate izravno u dijaloškom okviru Prilagođene liste ili na postojećem popisu koji se već nalazi na radnom listu u vašoj trenutnoj radnoj knjizi. Pokazat ćemo vam obje metode.

Prva metoda: ispunite prilagođenu seriju na temelju novog popisa stavki

U dijaloškom okviru Prilagođene liste provjerite je li u okviru Prilagođeni popisi odabrana nova lista. Kliknite na okvir "Popis stavki" i unesite stavke u svoje prilagođene popise, jednu stavku u redak. Obavezno unesite stavke redoslijedom kojim želite da se ispune u ćelije. Zatim kliknite "Dodaj".

Prilagođeni popis dodaje se u okvir Prilagođeni popisi, gdje ga možete odabrati tako da ga možete urediti dodavanjem ili uklanjanjem stavki iz okvira Stavke popisa i ponovnim klikom na “Dodaj” ili možete izbrisati popis klikom na “Izbriši”. Kliknite "U redu".

Kliknite "OK" u dijaloškom okviru Excelove mogućnosti.

Sada možete upisati prvu stavku u svoj prilagođeni popis, odabrati ćeliju koja sadrži stavku i povući ručicu za punjenje preko ćelija koje želite popuniti popisom. Vaš prilagođeni popis automatski se popunjava u ćelije.

Druga metoda: ispunite prilagođenu seriju na temelju postojeće liste stavki

Možda svoj prilagođeni popis pohranite na posebnom radnom listu u radnoj knjizi. Popis možete uvesti iz radnog lista u dijaloški okvir Prilagođeni popisi. Da biste izradili prilagođeni popis na temelju postojećeg popisa na radnom listu, otvorite dijaloški okvir Prilagođeni popisi i provjerite je li u okviru Prilagođeni popisi odabrana opcija NOVA LISTA, kao u prvoj metodi. Međutim, za ovu metodu kliknite gumb raspona ćelija desno od okvira "Uvezi popis iz ćelija".

Odaberite karticu za radni list koji sadrži vaš prilagođeni popis na dnu prozora programa Excel. Zatim odaberite ćelije koje sadrže stavke na popisu. Naziv radnog lista i raspon ćelija automatski se unose u okvir za uređivanje prilagođenih popisa. Ponovno kliknite gumb raspona ćelija da biste se vratili u cijeli dijaloški okvir.

Sada kliknite "Uvezi".

Prilagođeni popis dodaje se u okvir Prilagođeni popisi i možete ga odabrati i urediti popis u okviru Popis unosa, ako želite. Kliknite "OK". Možete popuniti ćelije svojim prilagođenim popisom pomoću ručice za ispunjavanje, kao što ste učinili s prvom gore navedenom metodom.

Ručica za ispunjavanje u Excelu vrlo je korisna značajka ako stvorite velike radne listove koji sadrže mnogo sekvencijalnih podataka. Možete uštedjeti mnogo vremena i dosade. Sretno punjenje!