Outlookov kod boje za lakše upravljanje

Organiziranje i praćenje brojnih e-poruka u uredu svakodnevno može biti posao za sebe. Danas ćemo pogledati pomoću kodova u boji kako bismo lakše identificirali subjekte poruke i tko ih šalje.

Ova značajka dostupna je u sustavu Office 2007 od početka, ali je još nismo pokrili, a to je nešto što sam previdio. Nakon igranja s njom neko vrijeme, međutim, otkrio sam da je to dobar način za upravljanje mnoštvom e-poruka koje svakodnevno dobivam. Ovdje ćemo proći kroz obojenja kontakte koji šalju poruke kako bi ih lakše uočili. Čini se da kategorizacija predmeta u različite skupine boja pomaže u održavanju stvari ravno.

Pošiljatelji koda boje

Otvorite Outlook i kliknite da biste označili poruku koju želite obojati.

Idite na Alati i zatim Organizirajte.

Otvaraju se načini organiziranja ulazne pošte, a vi želite kliknuti Koristi boje. Sada možete odabrati boju koju želite povezati s tim kontaktom. Također možete odabrati određenu boju za poruke poslane samo vama, što je korisno kao način razlikovanja između grupnih i osobnih poruka.

Ovdje je primjer onoga što se može učiniti s bojama. Možda želite samo stvoriti nekoliko boja za najvažnijeg pošiljatelja, ali sam se malo pregazio s ovim primjerom.

Kategorije boja

Još jedan koristan način vizualnog organiziranja poruka jest dodavanje kategorija boja. Možete prilagoditi teme e-pošte koje se odnose na svaku kategoriju boja.

Poruka će imati traku s bojama kategorije na vrhu i možete desnom tipkom miša kliknuti traku da biste promijenili boju.

Također možete kliknuti desnom tipkom miša na poruku pod odjeljkom Kategorije da biste promijenili kategoriju.

Svaku kategoriju možete preimenovati u ono što vam ima smisla.

Možda želite napraviti novu kategoriju za različite poruke. Idi na Radnje Kategoriziraj i Sve kategorije.

Na zaslonu Kategorije boja kliknite na Novo i dodijelite kategoriji ime i boju, a možete mu dodijeliti i tipkovnički prečac.

Sada možete razvrstati poruke e-pošte na temelju vrste kategorije u kojoj se nalaze.

Ako želite biti u mogućnosti brzo pogledati vašu e-poštu da biste dobili ideju o tome što je tu, pomoću kategorija boja možete biti od pomoći. Nadam se da će vam to pomoći da počnete s organiziranjem e-pošte kako biste znali što špijunski šefovi žele da učinite učinkovitije.