Ograničavanje i zaštita dokumenata i predložaka

Ograničavanje i zaštita dokumenta osigurava da ste konačni autoritet nad njegovim napretkom.

ŠKOLSKA NAVIGACIJA

1. Korištenje predložaka za osiguravanje zajedničkog izgleda i oblikovanja
2. Praćenje izmjena u dokumentu
3. Korištenje komentara za označavanje promjena u dokumentu
4. Ograničavanje i zaštita dokumenata i predložaka
5. Verziranje, uspoređivanje i kombiniranje dokumenata

Iako možda želite da drugi pregledavatelji predlože izmjene i komentare na dokument, možda ćete ih morati ograničiti na uređivanje i promjenu oblikovanja.

Nadalje, možda želite primorati sve osobe koje prate promjene ili ograničiti recenzente samo na komentiranje. Cijela svrha ovoga je osigurati da se vaš dokument ne može mijenjati na takav način da ne odgovara vašoj viziji ili stilu.

U ovoj lekciji pokazat ćemo vam kako ograničiti oblikovanje i vrste uređivanja koje drugi recenzenti mogu izvesti na vašem dokumentu. Kada je dokument blizu konačnog stanja, možete ga označiti kao konačan kako biste izbjegli nenamjerne promjene.

Osim toga, možda želite ograničiti pristup dokumentu samo na tim svojih recenzenata. Pokazat ćemo vam kako zaštititi svoj dokument lozinkom. Zatim, možete reći samo svom timu lozinku i nitko drugi neće moći otvoriti dokument.

Započet ćemo stvari uvođenjem ograničavanja oblikovanja u dokumentu.

Ograničite oblikovanje u dokumentu

Kada distribuirate dokument kako bi ga drugi pregledali, možda ne želite da promijene formatiranje dokumenta. Word vam omogućuje da ograničite sve ili neke od tema i stilova, kao i dopustite recenzentima da promijene neke od tema i stilova. Da biste to učinili, kliknite "Ograniči uređivanje" u odjeljku "Zaštititi" na kartici "Pregled".

Okno “Ograniči uređivanje” prikazuje se s desne strane glavnog teksta. U odjeljku "Ograničenja oblikovanja" odaberite "Ograniči oblikovanje na izbor stilova" i kliknite vezu "Postavke ...".

U dijaloškom okviru "Ograničenja oblikovanja" svi stilovi u okviru "Provjereni stilovi su trenutno dopušteni" odabrani su prema zadanim postavkama. Da biste odabrali samo određene stilove koji će se koristiti u dokumentu, možete upotrijebiti gumb "None" da biste odznačili sve stilove, a zatim odaberite one koje želite dopustiti. Također možete koristiti Wordove preporučene minimalne stilove tako da kliknete na "Recommended Minimum" (Preporučeni minimum). Ako želite, odaberite dodatna ograničenja u odjeljku "Formatiranje" pri dnu dijaloškog okvira i kliknite "OK" kada završite.

Prikazat će se sljedeći dijaloški okvir s upitom želite li ukloniti stilove koji nisu dopušteni. Preporučujemo da to ne učinite. Može se ispostaviti da ove stilove želite koristiti u dokumentu u budućnosti. Ostali recenzenti ih neće moći promijeniti niti primijeniti.

Kliknite "Ne" da biste zadržali stilove koji nisu dopušteni u dokumentu.

Prije primjene ovih ograničenja morate početi provoditi zaštitu. O tome ćemo raspravljati nakon što vam pokažemo kako ograničiti uređivanje.

Ograničite uređivanje u dokumentu

Osim ograničavanja oblikovanja za recenzente dokumenta, možete ograničiti i vrstu recenzenata uređivanja koji se mogu izvoditi na dokumentu. U oknu "Ograniči uređivanje" potvrdite okvir "Dopusti samo tu vrstu uređivanja u dokumentu" i odaberite opciju s padajućeg popisa kako biste označili vrstu uređivanja koju želite dopustiti u dokumentu. Drugim recenzentima možete dopustiti samo praćenje promjena, unos komentara ili ispunjavanje obrazaca. Možete čak i ograničiti dokument tako da ga drugi mogu čitati i ne mijenjati.

Možete se upitati koja je razlika između ograničavanja uređivanja i praćenja promjena i zadržavanja zaključavanja "Promjena zapisa", kao što je objašnjeno u Lekciji 2. Zapravo nema razlike; funkcionalnost je ista. Možete koristiti bilo koju metodu koja vam je lakša.

Možete navesti iznimke ograničenog oblikovanja i uređivanja ili osobe kojima je dopušteno slobodno uređivati ​​dokument. Kliknite vezu "Više korisnika ..." u odjeljku "Iznimke (izborno)" okna "Ograničavanje uređivanja".

U dijaloškom okviru "Dodaj korisnike" možete dodati korisnike s trenutnog računala, iz domene u kojoj je trenutno računalo, ili unosom nečije adrese e-pošte. Odvojite sve korisnike i adrese e-pošte točkom sa zarezom i kliknite "U redu" kada završite.

Osobe koje ste dodali na dijaloški okvir "Dodaj korisnike" u okviru "Pojedinci" u odjeljku "Iznimke (izborno)" okna "Ograničavanje uređivanja". Odaberite cijeli ili dio dokumenta koji želite da osoba može urediti, a zatim potvrdite okvir za tu osobu u okviru "Pojedinci".

Sada kada ste po želji ograničili oblikovanje i uređivanje dokumenta, morate reći Wordu da počne provoditi zaštitu da bi ona stupila na snagu. U odjeljku "Pokreni izvršenje" u oknu "Ograniči uređivanje" kliknite "Da, Počni provoditi zaštitu".

U dijaloškom okviru "Pokreni provedbu zaštite" provjerite je li odabrana opcija "Lozinka", dvaput unesite lozinku i kliknite "U redu".

Zapamtite da lozinka nije potrebna i ne štiti dokument u potpunosti (dokument nije šifriran). Jednostavno pomaže spriječiti ljude da isključe ograničenja formatiranja i uređivanja.

Ako odaberete "Potvrda autentičnosti korisnika", vjerojatno ćete vidjeti sljedeću pogrešku:

"Vaš uređaj nije postavljen za upravljanje pravima na informacije (IRM). Da biste postavili IRM, prijavite se na Office, otvorite postojeću IRM zaštićenu poruku ili dokument ili se obratite službi za pomoć. ”

Preporučujemo upotrebu zaporke. Mnogo je jednostavnije.

Kada se ograničenja uvedu, okno "Ograniči uređivanje" prikazuje odgovarajući tekst koji omogućuje pregledavatelju da izvodi samo dopuštene zadatke uređivanja i oblikovanja..