Upravljanje pristiglom poštom i oznake

U današnjoj lekciji pomoći ćemo vam razumjeti kako bolje kategorizirati pristiglu poštu i organizirati poruke s oznakama i nekim unaprijed definiranim karticama.

ŠKOLSKA NAVIGACIJA

1. Upoznavanje s Gmailom
2. Mobilna aplikacija, sastavljanje pošte i razgovori
3. Upravljanje pristiglom poštom i oznake
4. Filtri pošte i zvjezdani sustav
5. Prilozi, potpisi i sigurnost
6. Pozivnice i osobe koje reagiraju na odmor
7. Koristite Gmail kao popis zadataka
8. Više računa, prečice na tipkovnici i udaljeni odjavu
9. Upotrijebite svoj Gmail račun za pristup drugim računima
10. Savjeti za napajanje i Gmail Labs

Kada Gmail račun dobije malo pare i kada počnete primati hrpu poruka, htjet ćete naučiti ukrotiti bujicu u više upravljivih tokova. Filtri Gmaila omogućuju vam da upravljate dolaznim porukama e-pošte, pomažući vam da ne koristite svoju važnu e-poštu i filtrirate je u oznaku. Prije nego što počnete učiti o filtrima u Lekciji 4, morat ćete naučiti kako stvarati i označavati, Gmail ekvivalent mapa, i to je ono o čemu ćemo danas razgovarati..

Najprije ćemo govoriti o Gmailovom sučelju automatskih kartica, Prioritetnoj pošti i svim postavkama koje sadrže.

Automatski kategorizirajte pristiglu poštu koristeći konfigurabilne kartice

Gmail sada nudi automatske kategorije s karticama za vašu pristiglu poštu. Ova značajka razbija vašu pristiglu poštu u "Primarni", "Društveni", "Promocije", "Ažuriranja" i "Forumi". Ako sudjelujete u mnogim mrežnim uslugama, ova značajka može biti korisna.

Uglavnom, poruke primljene za određene vrste web-lokacija ili određenog sadržaja mogu se prikupljati u različitim dijelovima pristigle pošte. To može rezultirati manje pretrpanom ulaznom poštom.

Odaberite Koje su kartice vidljive u ulaznoj pošti

Ove kartice mogu se konfigurirati omogućujući vam da odaberete koje kartice želite biti dostupne u pristigloj pošti. Da biste promijenili koje su kartice vidljive, kliknite ikonu plus desno od kartica.

Prikazuje se dijaloški okvir "Odabir kartica za omogućavanje". Označite potvrdne okvire za kartice koje želite dostupnim u pristigloj pošti.

NAPOMENA: Ako sakrijete karticu, poruke iz te kategorije prikazat će se na kartici "Primarna". Također, tekst na karticama ne može se promijeniti i ne možete dodavati prilagođene kartice. Umjesto toga upotrijebite prilagođene oznake (opisane u sljedećem odjeljku) kako biste dalje kategorizirali svoje poruke.

Na kartici "Primljeno" na zaslonu "Postavke", u odjeljku "Kategorije", također možete odabrati koje kartice želite prikazati u ulaznoj pošti..

Organizirajte svoje poruke pomoću stilova i postavki ulazne pošte

Stilovi pristigle pošte omogućuju vam da organizirate Gmail pristiglu poštu na način koji vam najviše odgovara. Ulaznu poštu možete organizirati pomoću kartica koje se mogu konfigurirati, kao što je već spomenuto u ovoj lekciji, ili u odjeljke kao što su "Nepročitano", "Označeno zvjezdicom" i "Važno".

Promijenite vrstu pristigle pošte

Da biste promijenili drugi stil pristigle pošte, otvorite zaslon "Postavke" i kliknite karticu "Primljeno".

U odjeljku "Vrsta mape pristigle pošte" s padajućeg popisa odaberite vrstu ulazne pošte koju želite koristiti.

Svaka vrsta ulazne pošte ima vlastite postavke. Nakon što odaberete "Inbox type", postavke za tu vrstu prikazuju se ispod "Inbox type" odabira. Izvršite izmjene postavki i kliknite "Spremi izmjene".

Možete i brzo promijeniti neke postavke stila pristigle pošte u mapi s pristiglom poštom klikom na strelicu prema dolje koja se nalazi na krajnjem desnom mjestu svakog zaglavlja odjeljka.

Gmail Help pruža opise vrsta pristigle pošte. Slobodno eksperimentirajte s različitim stilovima pristigle pošte da biste vidjeli što vam najbolje odgovara. Ako se predomislite, uvijek se možete vratiti na zadano.

Također možete brzo promijeniti stil pristigle pošte tako da mišem prelazite preko oznake "Pristigla pošta" i kliknete strelicu prema dolje koja se prikazuje. Odaberite željeni stil pristigle pošte u padajućem izborniku "Vrsta pristigle pošte". Primijetite da pomicanjem miša preko svakog stila daje se kratak opis svake vrste.

Organizirajte i kategorizirajte svoje poruke pomoću oznaka

Ukratko smo vas upoznali s oznakama u Lekciji 1 ove serije. Oznake omogućuju organiziranje poruka e-pošte u kategorije. Oni su slični mapama, no za razliku od mapa, možete primijeniti više oznaka na jednu poruku.

BILJEŠKA: Gmail podržava najviše 5.000 oznaka, uključujući podznake. Ako prekoračite ovo ograničenje, možda ćete primijetiti da je vaše iskustvo s Gmailom sporije i da možete doživjeti pogreške. Uklonite oznake koje možda više ne koristite. Brisanje oznaka ne briše poruke.

Stvorite novu oznaku

Možete izraditi vlastite prilagođene oznake kako biste pristiglu poštu zadržali organiziranu, pa čak i premještati poruke iz pristigle pošte u naljepnice (djelujući kao mape). Pokazat ćemo vam kako stvoriti oznaku koja se nalazi pod drugom oznakom, kao što je podmapa unutar mape.

Da biste izradili novu prilagođenu oznaku koja će biti glavna mapa, kliknite "Više" na popisu oznaka na lijevoj strani glavnog zaslona usluge Gmail.

Kada se popis proširi, kliknite vezu "Stvori novu oznaku".

Unesite naziv oznake u okvir za unos "Molimo unesite naziv nove oznake" u dijaloškom okviru "Nova oznaka". Kliknite "Kreiraj" da biste dovršili stvaranje nove oznake.

NAPOMENA: Budući da je to nadređena naljepnica koja će sadržavati pod oznaku, nećemo staviti tu naljepnicu.

Da biste izradili podtočku ispod nadređene naljepnice koju ste upravo stvorili, ponovno kliknite "Stvori novu oznaku".

U dijaloškom okviru "Nova oznaka" unesite naziv podtočke koju želite stvoriti u uređivačkom okviru "Molimo unesite naziv nove oznake". Potvrdite okvir "Oznaka gnijezda ispod", s padajućeg popisa odaberite nadređenu oznaku koju ste upravo stvorili i kliknite "Izradi".

Također možete stvoriti ugniježđenu naljepnicu unosom nadređene naljepnice, nakon čega slijedi kosa crta (/), a zatim unos imena ugniježđene naljepnice - sve u uređivačkom okviru "… new label name". Na primjer, možemo unijeti "Osobni / Prijatelji" u okvir za uređivanje i ne označiti potvrdni okvir "Nest label under".

NAPOMENA: Nadređena oznaka mora već postojati da bi se stvorila ugniježđena naljepnica ispod nje. Ne možete stvoriti obje oznake istovremeno. U našem primjeru, prvo moramo stvoriti oznaku "Osobno" prije stvaranja ugniježđene oznake "Prijatelji".

Umetnuta oznaka izgleda kao sljedeći primjer.

Nova nadređena oznaka s ugniježđenom naljepnicom također se dodaje popisu oznaka dostupnih na akcijskom gumbu "Oznake", kao i popis oznaka dostupnih na akcijskom gumbu "Premjesti u".

Primijenite oznake na poruke

Postoje dva načina primjene oznaka na poruke. Oznake možete primijeniti na poruke dok poruke ostavljate u pristigloj pošti. Također možete premjestiti poruke na naljepnice jer biste ih premjestili u mape. Pokazat ćemo vam obje metode.

Primijenite oznake na poruke dok ih ostavljate u pristigloj pošti.

Ova metoda omogućuje vam da jednostavno primijenite više oznaka na jednu poruku.

Da biste primijenili oznaku na poruku i zadržali poruku u pristigloj pošti, potvrdite okvir s lijeve strane poruke da biste je odabrali (ili otvorite poruku). Zatim kliknite gumb "Oznake" i odaberite jednu ili više oznaka s padajućeg izbornika.

Upamtite, na poruku možete primijeniti više oznaka. Izbornik "Oznake" ne nestaje kada odaberete naljepnice, tako da možete istovremeno odabrati više oznaka.

Da biste odabrane naljepnice primijenili na poruke, kliknite "Primijeni" na dnu izbornika.

Oznake se zatim prikazuju lijevo od retka poruke.

Ako imate dugačak popis oznaka, možete početi upisivati ​​ime oznake nakon što kliknete gumb "Oznake" da biste pronašli oznaku na popisu.

Primijenite oznaku na poruku i premjestite je iz pristigle pošte

Da biste primijenili oznaku na poruku i istodobno premjestili poruku iz pristigle pošte, povucite poruku na željenu oznaku na popisu s lijeve strane. Dok pomičete miša preko popisa, on će se proširiti kako bi se prikazale oznake koje su trenutno skrivene.

Napominjemo da ovu metodu možete upotrijebiti za prepoznavanje poruke kao neželjene pošte, uz korištenje gumba "Prijavi neželjenu poštu". Jednostavno povucite vrijeđajuće poruke u oznaku "Spam".

Premještanjem poruke u oznaku "Otpad" briše se poruka. To je isto kao i odabir poruke ili otvaranje te klikom na gumb "Izbriši".

Otvorite oznaku

Otvaranje naljepnice je kao otvaranje mape. Navedene su sve poruke povezane s tom oznakom. Da biste otvorili oznaku, kliknite željenu oznaku na popisu oznaka na lijevoj strani glavnog zaslona usluge Gmail. Ako željena oznaka nije vidljiva, kliknite "Više" da biste pristupili cijelom popisu.

Prikazuju se sve poruke povezane s tom oznakom. Primijetite pojam za pretraživanje u okviru "Traži". Gmail automatski popunjava okvir "Traži" odgovarajućim filtrom za prikaz odabranih poruka. Filtre ćemo raspraviti kasnije u ovoj lekciji.

Imajte na umu da ako na poruku primijenite oznaku bez premještanja poruke u tu oznaku (i iz mape s pristiglom poštom), a zatim otvorite oznaku, u poruci se prikazuje oznaka "Pristigla pošta", što znači da se poruka i dalje nalazi u pristigloj pošti.

Da biste se vratili u pristiglu poštu, kliknite oznaku "Pristigla pošta" na popisu s lijeve strane.

Ako želite premjestiti poruku natrag u pristiglu poštu, jednostavno otvorite mapu s oznakama da biste pristupili poruci i povucite poruku natrag u pristiglu poštu. Imajte na umu da je na njoj još uvijek primijenjena oznaka.

Uklonite oznaku iz poruke

Ako odlučite da ne želite određenu oznaku povezanu s porukom, možete je jednostavno ukloniti.

Da biste to učinili, odaberite poruku pomoću potvrdnog okvira s lijeve strane poruke ili otvorite poruku. Kliknite gumb "Oznake", uklonite oznaku u padajućem izborniku koju želite ukloniti iz poruke, a zatim kliknite "Primijeni".

NAPOMENA: Istodobno možete ukloniti više oznaka iz poruke. Jednostavno odaberite sve oznake koje želite ukloniti u padajućem izborniku "Oznake" prije nego kliknete "Primijeni".

Promijenite boju oznake

Oznake možete dodijeliti bojama kako biste ih lako uočili u ulaznoj pošti. Prema zadanim postavkama sve su naljepnice obojene svijetlosivom pozadinom i tamnosivim tekstom. Oznaka "Osobni / Prijatelji" na donjoj slici koristi zadanu boju. Ostale oznake, "HTG škola" i "Admin", imaju druge boje koje se primjenjuju na njih.

Da biste promijenili boju na naljepnici, pomaknite miš preko željene oznake. Kliknite strelicu prema dolje na desnoj strani oznake da biste pristupili padajućem izborniku.

Pomaknite miš preko opcije "Label color" i odaberite tekst i kombinaciju boja klikom na njega.

Također možete koristiti opciju "Ukloni boju" da biste uklonili boju s oznake i vratili se na zadanu vrijednost.

Ako ne želite bilo koju od prikazanih kombinacija, možete odabrati prilagođenu kombinaciju klikom na "Dodaj prilagođenu boju". Odaberite "Boja pozadine" i "Boja teksta" u dijaloškom okviru "Dodaj prilagođenu boju" koji se prikazuje.

Pregledajte odabranu kombinaciju na kojoj piše "Prikaz boje naljepnice".

Postavljanje pristupa jednim klikom standardnim i prilagođenim Gmail oznakama

Jednostavno možete stvoriti pristup oznakama jednim klikom.

Da biste to učinili, otvorite oznaku kao što smo već spomenuli u ovoj lekciji, a zatim povucite ikonu favicon stranice iz adresne trake u alatnu traku oznaka. Sada možete kliknuti ovu oznaku da biste pristupili svim porukama koje su povezane s ovom oznakom.

Sakrij i pokaži oznake u Gmailu

Ako imate dugačak popis oznaka na usluzi Gmail, možda želite da se određene oznake prikazuju češće dok skrivate ostatak.

Sakrij oznaku

Da biste sakrili oznaku u Gmailu, kliknite oznaku koju želite sakriti na popisu oznaka pod gumbom "Sastavi" i povucite je na vezu "Više" ispod popisa vidljivih oznaka.

NAPOMENA: Veza "Više" postaje veza "Manje" dok pomičete oznaku do nje.

Naljepnica je premještena tako da je navedena ispod "Kategorije", koja se prikazuje kada kliknete na "Više" da biste proširili popis oznaka. Ako je veza "Manje" dostupna, a ne veza "Više", "Kategorije" mogu se jednostavno pregledati pomicanjem miša preko popisa oznaka.

Napravite vidljivu skrivenu oznaku

Da bi skrivena oznaka bila vidljiva, kliknite "Više" (ako je potrebno) za prikaz odjeljka "Kategorije". Kliknite i povucite željenu oznaku iz odjeljka "Kategorije" u oznaku "Primljeno".

Oznaka se premješta natrag na glavni popis oznaka, abecednim redom.

Sakrij unaprijed pohranjene oznake sustava Gmail kao što su zvjezdica, poslana pošta, skice, neželjena pošta ili smeće

Unaprijed postavljene Gmail oznake mogu također biti skrivene. Da biste sakrili bilo koju od tih oznaka, kliknite "Više" ispod popisa oznaka.

U odjeljku "Kategorije" kliknite "Upravljanje oznakama".

Prikazuje se zaslon s postavkama "Oznake".

U odjeljku "Oznake sustava" pronađite oznaku sustava koju želite sakriti i kliknite vezu "Sakrij" u stupcu "Prikaži u popisu oznaka".

NAPOMENA: Naljepnica nije potpuno skrivena, već se premješta pod linkom "Više".

Pristup postavkama oznaka na zaslonu postavki

Zaslon s postavkama „Oznake“ može se pristupiti i pomoću gumba „Postavke“. Tijekom ove serije ćemo se osvrnuti na različite dijelove zaslona Postavke. Postupak pristupa "Postavkama" uvijek će biti isti.

Da biste pristupili alatima za filtriranje na zaslonu "Postavke", kliknite gumb "Postavke" (alat) u gornjem desnom kutu glavnog prozora za Gmail.

Zatim u padajućem izborniku odaberite "Postavke".

Kada ste na zaslonu "Postavke", možete pristupiti postavkama za "Oznake", "Filtri", "Primljene poruke", "Teme" i ostale dijelove i značajke usluge Gmail.

Sakrij naljepnice s Ne Nepročitane poruke automatski u Gmailu

Uz mogućnost skrivanja oznaka i automatskog usmjeravanja poruka u te oznake pomoću filtara (pogledajte sljedeći odjeljak), možda se pitate kako brzo saznati imate li nepoznate poruke u skrivenim oznakama. Možete jednostavno odabrati prikazivanje skrivenih oznaka ako u njima ima nepročitanih poruka. Na taj način nećete propustiti nijednu važnu poruku.

Da biste postavili Gmail tako da skriva oznake, osim ako ne sadrže nepročitane poruke, pristupite zaslonu s postavkama "Oznake" pomoću jedne od prethodno navedenih metoda.

Za svaki sustav i prilagođenu oznaku koju želite sakriti, ako ne sadrži nepročitanu poštu, kliknite vezu "Prikaži ako nije pročitana".

Primijetite da na popisu oznaka "System" možete sakriti samo oznake "Draft" i "Spam" ako ne sadrže nepročitane poruke. Ova se značajka ne odnosi na "Kategorije" i "Krugovi".

Ovu postavku možete brzo primijeniti na sve prilagođene oznake klikom na strelicu prema dolje pored "Prikaži na popisu oznaka" pri vrhu odjeljka "Oznake" i iz padajućeg izbornika odaberite "Prikaži sve ako je nepročitano".

Slijedi…

To nas dovodi do kraja lekcije 3. Trebali biste imati prilično čvrsto razumijevanje o tome kako zadržati svoju pristiglu poštu organiziranu pomoću različitih kartica, stilova i postavki. Najbolje od svega, dobro ste na putu da savladate svoju e-poštu pomoću oznaka!

U sljedećoj lekciji proširit ćemo raspravu o oznakama kako bismo uključili filtre - na primjer, kako upotrebljavati filtre za automatsku primjenu oznaka, kao i način uzimanja postojećih filtara i njihov izvoz na drugi Gmail račun.

Zatim, da zatvorimo stvari, uvodimo zvjezdani sustav koji vam pomaže pratiti važne poruke e-pošte.