6 savjeta prema nepotrebnim susretima
Bilo da je bilo ad hoc ili zakazano, većina sastanaka ne pomaže uopće kada se radi o obavljanju posla. Pomislili biste da bi svatko tko je uključen u projekt sjeo i razgovarao o problemima koji su se pojavili, a zatim razmislili o tome kako ih riješiti, bilo bi korisno na ovaj ili onaj način. Pa, ovi momci iz WebExa kažu da su sastanci besmisleni. I siguran sam da se većina vas slaže, jer je netko otišao i napravio ovo: kalkulator da shvati koliko je novca potrošeno samo na sastanke!
Šale na stranu, loše vođen sastanak oduzet će zaposlenike od onoga što im se plaća, ostavljajući telefone bez nadzora, e-poruke bez odgovora. I najgore od svega, većinu vremena, ljudi odlaze s sastanka s više posla nego što su postigli - Sjajno, upravo ono što mi je trebalo, još stvari za obaviti. Ali to ne znači da sastanke treba potpuno ukloniti s radnog mjesta. Evo nekoliko prijedloga za pomoć pri ubrzavanju događaja na sastanku.
1. Otišli u šezdeset minuta
Trebalo bi biti zločin da sastanci traju duže od sat vremena. K vragu, to bi trebao biti grijeh za planiran traju toliko dugo. Logika je jednostavna: što je smisao oduzimati svoje zaposlenike od posla tako da mogu razgovor o tome što rade?
(Izvor slike: Fotolia)
Ako je riječ samo o izvješću, oni vam uvijek mogu poslati prijedlog ili to učiniti pomoću privitka e-pošte od 23 KB. Ako je sve što želite da se držite u petlji, dovedite šefa odjela u svoj ured ili idite zgrabite čašu s njim ili njom nakon posla, dođite do informacija koje su vam potrebne, a zatim ih vratite u divljinu 15 minuta kasnije.
Tjedni sastanci o napretku teško mogu biti od pomoći, budući da je za većinu posla potrebno više od tjedan dana da bi se ostvarilo, i to bi budite smiješni samo sjediti i buljiti jedni u druge ako nemamo što prijaviti.
Poanta je: Sastanci bi trebali povećati produktivnost, a ne odgoditi procese. Učinite svaki sastanak važnim i učinite da se broje.
2. Nod-ders, držati podalje
Ima mnogo sastanaka na kojima je uglavnom razgovarala jedna osoba i svi su se složili s njima govorer. Ako su sastanci bili tamo samo da bi se čuli ljudi koji podupiru, mogli biste također staviti snimku zvučnika u sobu za sastanke kako bi svatko kimnuo.
(Izvor slike: Fotolia)
Da biste to popravili, u sobi imate samo donositelje odluka. A ti želiš one koji se ne boje govoriti svoje misli. Želiš izvršnog koji će se boriti za dio vašeg proračuna u proračunu. Želite upravitelja koji može odbiti dodatnu i irelevantnu količinu posla u vaše ime. Želiš da taj tvoj hrabri nadzornik kaže tvom šefu: "Ne.", tata. Mi smo ne nabaviti ti novi auto. Tim želi otići u Bangkok ove godine, a mi ćemo piti šampanjac u letu! "
Poanta je: Ako ćete biti zaglavljeni na sastanku, imati malo različitosti u donesenim odlukama učinilo bi da vrijedi vaš sat.
3. O čemu opet govorimo?
Koliko puta tijekom sastanka, jedan od vaših kolega može od svog menadžera tražiti nešto irelevantno za dotičnu temu, a oni provode barem jedan (drugi) sat pokušavajući ga shvatiti dok vičete s telefonom, pokušavajući ne izgledati ljutito?
Nije neuobičajeno da nečiji niz misli skrene s naglog pitanja, ali ako odgovor na to pitanje, i sva ostala pitanja na popisu dnevnih redova ostane neodgovorena, to će utjecati na produktivnost ostatka osoblja..
(Izvor slike: Fotolia)
Neka to bude točka za a ograničen broj dnevnog reda koji će se postići kroz svaki sastanak i osigurati da onaj koji predsjedava sastankom postigne unaprijed postavljene ciljeve; ni više ni manje. Upotrijebi šezdesetminutnu oznaku kao poticaj da se što prije razjasni dnevni red. Ako postoje druge stvari kojima se treba baviti, i ako je samo između njih nekoliko ljudi umjesto cijelog tima koji sjedi u sobi za sastanke, zamolite ih da ga preuzmu vani, prije ili poslije sastanka.
Poanta je: Ostanite na putu kako bi se vaši sastanci isplatili.
4. Ideje su jeftine; dolaze s rješenjima
Ništa ne znači loš završetak sastanka nego imati prisutne koji dolaze s praznim umom. Danas, prazni prijedlozi jednostavno neće smanjiti. Šefovi žele zapise. Menadžeri žele ROI. Rukovoditelji žele izvedivost. I ne žele samo upaljene žarulje, oni žele dokaz da je to ideja limenka i htjeti raditi. Da biste dobili taj dokaz, trebali biste prvo istražiti.
(Izvor slike: Fotolia)
Kada to ne učinite, to se događa.
Ashkin Fureit: Znaš što, mislim da bismo trebali pokušati prebaciti se na novog dobavljača.Vas: Na koga mislite?Ashkin Fureit: Oh, ne znam nove dobavljače. Samo sam pomislio da bi bilo dobro preći na novu jer je ova uvijek kasno.
Skupina počinje prolaziti loptu, troši još 15 minuta, prije nego skoči na sljedeći dnevni red. Na sljedećem sastanku i dalje se koristi isti dobavljač.
Ako je Ashkin već imao u rukama kontakte alternativnih dobavljača, njihove ponude i njihove predložene rokove isporuke, tim bi mogao odlučiti gdje će se onda pojaviti novi dobavljač. Taj bi se problem riješio za manje od pet minuta.
Poanta je: Preuzmi vlasništvo nad svojim idejama i počni naprijed. Prestanite sugerirati briljantne ideje samo da biste čekali da ga netko drugi izvrši.
5. Kristalno čisto samo može ga odrezati
Koliko često dolazite na sastanak misleći da je vaš menadžer rekao jednu stvar, ali to nije ono što ste čuli? Sve razjasnite prije nego što počnete. Ako je komunikacija stalan problem, dobro je da se vaš menadžer ponovi dok vi imate druge svjedoke u sobi.
(Izvor slike: Fotolia)
Poanta je: Razjasnite ciljeve svoje momčadi prije nego počnete trčati na različitim vratnicama.
Ako to ne uspije, isprobajte sljedeći savjet.
6. Daj mi minutu
Sastanak minuta su izvrsni alati za pokretanje stvari ako znate kako ih ispravno obavljati. Za početak, treba imati nekoliko stvari: što je odlučeno; što treba učiniti i tko je zadužen za to; i rokove za to. Prvo bi se osiguralo da je sastanak zapravo koristan za nešto, drugi osigurava da je svima dodijeljena njihova uloga, a treća ih doslovno znoji..
(Izvor slike: Fotolia)
Ako izađete ne znajući što se upravo dogodilo u sobi za sastanke, minuta će vam pomoći i svima ostalima da ispravite svoje stavove. Inače, za što se sastaju?
Poanta je: Nitko nema budale okolo kad se stvari zapišu.
Zaključak
Znate bolje nego uopćavati, zbog čega bih volio znati vaše poglede na sastanke: rade li? Jesu li oni potrebni u današnjem radnom mjestu? Je li vaš ured izbjegao stresni tjedni ili mjesečni ritual koji je sastanak u uredu? Podijelite svoje misli u odjeljku za komentare u nastavku.
