Traži Outlook e-pošte pošiljatelja, datum, ključna riječ, veličina i još mnogo toga
Pretraživanje putem e-pošte programa Outlook može se pokazati kao težak zadatak ako ste netko poput mene s višestrukim PST datotekama i desetke tisuća e-pošte u rasponu od desetljeća. Većina korporativnih okruženja koristi Outlook za e-poštu i mnogi ljudi završe s poslovnom i osobnom e-poštom pohranjenom u programu Outlook.
U starijim verzijama programa Outlook trebali ste dodatke treće strane kao što je Xobni za brzo pretraživanje e-pošte. Srećom, budući da je Office 2010, Microsoft je stvorio korisnu funkciju pretraživanja koja zapravo funkcionira i omogućuje brzo pronalaženje e-pošte pomoću raznih filtera. Možete tražiti tekst, adrese, privitke, pošiljatelje, itd., A možete filtrirati po datumu, veličini, predmetu, važnosti i još mnogo toga.
U ovom članku pokazat ću vam kako provjeriti jesu li sve vaše poruke e-pošte indeksirane u sustavu Windows, a zatim kako izvršiti različite vrste pretraživanja ovisno o tome što tražite.
Imajte na umu da ovaj članak pretpostavlja da radite na Office 2010, 2013 ili 2016 jer su te verzije najbolje za pretraživanje.
Uključite indeksiranje
Prije nego što možete izvršiti munja brza pretraživanja u programu Outlook, morate provjeriti jesu li sve vaše poruke e-pošte indeksirane. Da biste to provjerili, nastavite i kliknite okvir za pretraživanje koji vidite na vrhu spremnika e-pošte.
Kada kliknete na okvir za pretraživanje, vidjet ćete Alati za pretraživanje kartica se pojavljuje na vrpci. S desne strane kliknite Alati za pretraživanje , a zatim kliknite Opcije pretraživanja.
Pod, ispod izvori, Klikni na Opcije indeksiranja dugme.
To će vas dovesti do sustava Windows Opcije indeksiranja gdje možete odabrati i odabrati različite lokacije koje želite indeksirati. Ako ne vidite Microsoft Outlook na popisu, morate kliknuti na izmijeniti dugme.
Samo naprijed, provjerite Microsoft Outlook , a zatim kliknite U redu.
Windows će odmah početi indeksirati e-poštu i možete kliknuti na da biste provjerili kada je to učinjeno Status indeksa pod Alati za pretraživanje kao što je prikazano gore.
Vidjet ćete poruku koja označava koliko je stavki preostalo za indeksiranje i nakon dovršetka, reći će da je Outlook završio indeksiranje svih vaših stavki. Sada ćemo naučiti kako pretraživati u programu Outlook.
Izvođenje pretraživanja u programu Outlook
Da biste počeli pretraživati u programu Outlook, kliknite Ulazni spremnik ili kliknite na određenu mapu. Ako kliknete na Primljeno, primijetit ćete da će kutija imati Pretraži trenutni poštanski sandučić na popisu. Možete kliknuti na mali padajući izbornik s desne strane i odabrati neku od opcija poput Trenutna mapa, podmape, i Sve stavke programa Outlook.
Kada kliknete na pristiglu poštu, Trenutni poštanski sandučić automatski je odabran. Time će se pretraživati sva pošta u cijelom poštanskom sandučiću, uključujući sve u ulaznoj pošti, poslanim stavkama, izbrisanim stavkama, izlaznim porukama itd. Ako kliknete određenu mapu, okvir za pretraživanje zadano je Trenutna mapa, koji će pretraživati samo e-poštu u toj određenoj mapi koja ne uključuje pod-mape.
Ako imate mapu s pod-mapama, svakako odaberite podmape iz padajućeg izbornika kako biste pretraživali samo podmape.
Sada kada smo shvatili, naučimo kako izvesti različite vrste pretraživanja u Outlooku. Postoje dva načina za to: korištenje trake za pretraživanje ili upotreba sintakse upita za pretraživanje. Kao što biste mogli reći, ova zadnja opcija je više tehnička, ali vam omogućuje stvaranje nekih kompliciranih pretraživanja.
Korištenje alata za pretraživanje u programu Outlook
Počnimo s jednostavnijom metodom koja će dobro funkcionirati za većinu ljudi. Kliknite na okvir za pretraživanje kada odaberete mapu Inbox ili mapu, a zatim kliknite Alati za pretraživanje u vrpci. Pogledajmo sve različite opcije.
Na krajnjoj lijevoj strani nalazi se djelokrug, koji je isti kao i padajući okvir koji sam spomenuo gore. Sljedeća je Rezultati, koji neće biti aktivan dok ne izvršite pretraživanje. Outlook će prema zadanim postavkama prikazati samo najnovije stavke koje odgovaraju pretraživanju i možda neće prikazati sve rezultate. Možete kliknuti Uključi starije rezultate za prikaz svih rezultata ili pomicanje prema dolje do dna rezultata pretraživanja i odaberite Prikaži više.
rafinirati je mjesto gdje stvarno možemo istražiti i pronaći točno ono što tražimo. Prvo, kako ćemo pretraživati točan tekst u programu Outlook? Recimo da želite pronaći sve poruke e-pošte s vašim SSN-om ili s određenom riječju. U tim slučajevima koristite samo dvostruke navodnike.
Iznad sam tražio riječ sherlock stavljajući ga u dvostruke navodnike. Ako je riječ u naslovu, bit će označena žutom bojom. Kada kliknete na neku od poruka e-pošte, vidjet ćete i istaknutu riječ koja vam je prikladna.
To je jedna od najčešćih vrsta pretraživanja. Još jedna uobičajena pretraga je pošiljatelj. To je vrlo lako u programu Outlook. Jednostavno kliknite na Iz na vrpci i počnite tipkati ime osobe ili adrese e-pošte.
Ako želite dodati više kriterija za pretraživanje kao što je samo gledanje e-pošte od određenog pošiljatelja koji ima privitke, jednostavno kliknite na Ima privitke dugme.
Da biste smanjili skup rezultata e-pošte, možete nastaviti dodavati više filtara. Većina drugih opcija prilično je jasna kao nepročitana, označena, važna itd. Ako želite pretraživati po datumu, možete kliknuti na ovaj tjedan i dobit ćete nekoliko opcija kao što je ovaj tjedan, ovaj mjesec, ovaj Godina, itd., Ali to je sve.
Ako želite pretraživati po datumu ili učiniti nešto poput pronalaženja najstarijih poruka e-pošte u programu Outlook, morate koristiti opciju Napredno traženje ili sintaksu upita. Počnimo s naprednim traženjem. Da biste došli do njega, morate ponovno kliknuti na Alate za pretraživanje i odabrati Napredno traženje.
Napominjemo da ovo pretraživanje pretražuje samo trenutnu mapu koju ste odabrali prema zadanim postavkama. Ako želite pretražiti sve, morate kliknuti na pretraživati gumb u gornjem desnom kutu.
Ako želite pretražiti sve, odaberite Pristigla pošta i zatim provjerite Pretraži podmape okvir na dnu.
Sada na glavnom zaslonu za pretraživanje, vidjet ćete Vrijeme na samom dnu, ali vam daje samo iste opcije kao i padajući izbornik u vrpci. Za naprednije pretraživanje morate kliknuti na Napredna kartica.
Ovdje morate izraditi vlastite kriterije pretraživanja. Kliknite na Polje,zatim idite na Polja datuma / vremena i odaberite primljen. Sada kliknite Stanje i pomaknite se do dna dok ne vidite druge opcije na ili poslije, na ili prije, i između.
Ako odaberete između, tada možete upisati datume poput 01/01/2005 i 12/31/2005 , a zatim kliknite Dodati na popis. Evo kako izgleda moja pretraga.
Imajte na umu da možete nastaviti dodavati više kriterija na popis kako biste suzili rezultate. U gornjem primjeru ću dobiti sve poruke e-pošte u tom vremenskom razdoblju, koje će vjerojatno biti previše.
Ako želite pronaći najstariju e-poštu u programu Outlook, odaberite na ili prije stanje, a zatim samo upišite bilo koji datum za koji mislite da je prilično star.
Podesite datum ovisno o tome koliko e-poruka stignete. Trebalo bi biti prilično lako pronaći najstariju e-poštu u cijeloj datoteci programa Outlook pomoću ovog pretraživanja.
Još jedna popularna pretraga je tražiti najveću e-poštu u PST datoteci. Da biste to učinili, kliknite na Više izbora na kartici Napredna pretraga i vidjet ćete opciju za veličinu na dnu. izabrati veći od i zatim upišite vrijednost u kilobajtima. Ako, primjerice, želite pronaći poruke veće od 5 MB, upišite 5000.
Ovo su samo neke od pretraga koje možete izvršiti pomoću naprednog pretraživanja. Osim toga, sve to možete upisati u okvir za pretraživanje pomoću sintakse pretraživanja i dobiti iste rezultate. Na primjer, mogu jednostavno upisati MESSAGESIZE:> 5 MB i dobiti iste rezultate.
Neću prolaziti kroz sve različite opcije pretraživanja u ovom postu jer Microsoft ima stranicu koja navodi sve različite opcije sintakse pretraživanja. Nadajmo se da ćete pomoću gore navedenih alata pronaći e-poštu koju ste tražili. Uživati!
