Formatirajte ćelije pomoću uvjetnog oblikovanja u Excelu

Ako ste navikli na starije verzije Excela, opcije uvjetnog oblikovanja u programima Excel 2007, 2010 i 2013 će vas zadiviti. Zašto biste se onda zamarali pomoću uvjetnog oblikovanja? Evo nekoliko razloga zašto volim koristiti ovu značajku programa Excel:

1. Da bi vaši podaci bili vizualno privlačniji.

2. Da biste lakše razumjeli preglednice.

3. Identificirati određene vrste brojeva za pomoć u rješavanju problema.

4. Pomoći vam da izvučete zaključke iz svojih podataka.

5. Vizualno prikazati korisniku što je "dobro" ili "loše" pomoću zelene i crvene boje.

Sada možete koristiti uvjetno oblikovanje za oblikovanje svake ćelije u rasponu na temelju vlastitih kriterija (a postoji i mnoštvo mogućnosti oblikovanja). Na primjer, ako imate profitni list i želite kolorizirati sav profit veći od $ 200 kao zeleni, a sav profit manji od $ 200 kao žuti, a svi gubici crveni, tada možete koristiti uvjetno oblikovanje da brzo obavite sav posao za vas.

Uvjetno oblikovanje u Excelu

Uvjetno oblikovanje omogućuje vam brzo i jednostavno formatiranje značajnih količina podataka - dok još uvijek možete razlikovati različite vrste podataka. Možete stvoriti pravila za opcije oblikovanja koje će omogućiti Microsoft Excelu automatsko formatiranje za vas. Doista trebate samo slijediti tri jednostavna koraka.

Korak 1: Odaberite ćelije koje želite formatirati.

Korak 2: Kliknite gumb Uvjetno oblikovanje pod izbornikom Početak, odjeljak Stilovi.

Korak 3: Odaberite svoja pravila. Tamo su Označite Pravila ćelija i Pravila za vrh / dno na vrhu koje omogućuju usporedbe s vrijednostima. Za ovaj primjer smo nametnuli tri pravila. Prva je bila da je svaka vrijednost veća od 200 USD zelena.

Važno je napomenuti da se za usporedbu skupa podataka s drugim skupom podataka može koristiti samo odjeljak Pravila za isticanje stanica. Sve ostalo će koristiti samo jedan skup podataka koji ste označili i usporediti vrijednosti. Na primjer, kada se koristi pravilo Greater Than, mogu usporediti vrijednosti od A1 do A20 s određenim brojem ili mogu usporediti A1 do A20 u odnosu na B1 do B20.

Ista logika primijenjena je na drugo i treće pravilo. Drugo pravilo je bilo da je sve između $ 0 i $ 200 bilo formatirano žuto. Treće pravilo je bilo da je sve manje od $ 0 oblikovano crveno. Evo kako izgleda dio gotove proračunske tablice.

Ako vam se ne sviđaju ove opcije oblikovanja, Excel ima mnogo različitih mogućnosti za uvjetno oblikovanje koje možete koristiti. Na primjer, možete umetnuti ikone poput obojenih strelica (Postavi ikona), stupčasti grafikoni kao u drugom primjeru (Podatkovne trake), ili čak raspon automatski odabranih boja kao u posljednjem primjeru (Vage boja). Ove tri opcije uspoređuju samo vrijednosti iz istog skupa podataka. Ako odaberete A1 do A20, one će usporediti samo te vrijednosti.

Ako kasnije odlučite da ne želite da se vaše ćelije uvjetno formatiraju, sve što trebate učiniti jest izbrisati oblikovanje. Da biste to učinili, odaberite gumb Uvjetno oblikovanje i odaberite Izbriši pravila. Zatim odaberite želite li izbrisati pravila samo iz odabranih ćelija ili iz cijelog radnog lista.

Isto tako, ako ste stvorili nekoliko pravila, možda ćete zaboraviti koja ste pravila primijenili na koje ćelije. Budući da možete primijeniti mnoga pravila na isti skup ćelija, to može postati vrlo zbunjujuće pogotovo ako je netko drugi stvorio proračunsku tablicu. Da biste vidjeli sva pravila, kliknite gumb Uvjetno oblikovanje i kliknite na Upravljanje pravilima.

Kada imate više od jednog pravila primijenjeno na isti raspon ćelija, pravila se procjenjuju kako bi se povećao prioritet na niži prioritet. Prema zadanim postavkama, najnovije dodano pravilo imat će viši prioritet. To možete promijeniti klikom na pravilo, a zatim pomoću gumba sa strelicama gore i dolje za promjenu redoslijeda. Također, možete kliknuti na padajući izbornik na samom vrhu i vidjeti pravila samo za trenutni odabir ili za svaki list u radnoj knjizi.

Tu je i potvrdni okvir Zaustavi ako je istina, što ovdje neću ulaziti u detalje jer je prilično komplicirano. Međutim, ovaj post možete pročitati od tvrtke Microsoft koji ga detaljno objašnjava.

Nove mogućnosti uvjetnog oblikovanja Excel 2010

Gotovo sve je isto u programu Excel 2010 kada je riječ o uvjetnom oblikovanju koje je bilo uključeno u Excel 2007. Međutim, postoji jedna nova značajka koja je zaista mnogo moćnija..

Ranije sam spomenuo da Označite Pravila ćelija odjeljak omogućuje usporedbu jednog skupa podataka s drugim skupom podataka na istoj proračunskoj tablici. U 2010. godini možete referencirati drugi radni list u istoj radnoj knjizi. Ako to učinite u programu Excel 2007, omogućit će vam da odaberete podatke s drugog radnog lista, ali će se pojaviti poruka o pogrešci kada pokušate kliknuti U redu na kraju.

U programu Excel 2010 to možete učiniti, ali to je malo zeznuto pa ću to objasniti korak po korak. Recimo da imam dva radna lista i na svakom listu imam podatke od B2 do B12 za nešto poput profita. Ako želim vidjeti koje su vrijednosti u B2 do B12 iz lista 1 veće od vrijednosti B2 do B12 za listu 2, prvo bih odabrao vrijednosti B2 do B12 u listu 1, a zatim kliknite na Veliki nego pod pravilima Istakni ćelije.

Sada kliknite na gumb koji se nalazi iznad. Okvir će se promijeniti i ikona kursora će postati bijeli križ. Sada idite naprijed i kliknite na list 2 i odaberite SAMO stanica B2. Čini NE odaberite cijeli raspon od B2 do B12.

Vidjet ćete da okvir sada ima vrijednost od = Sheet2! B $ $ 2. Morat ćemo to promijeniti = Sheet2! $ B2. Uglavnom, samo se riješite $ koji dolazi prije 2. To će zadržati stupac fiksnim, ali dopustiti da se broj retka automatski promijeni. Iz bilo kojeg razloga, neće vam samo omogućiti da odaberete cijeli raspon.

Ponovno kliknite gumb referencije na ćeliju, a zatim kliknite U redu. Sada će vrijednosti u tablici 1 koje su veće od slova 2 biti formatirane prema odabranim mogućnostima formatiranja.

Nadam se da sve to ima smisla! Kada pogledate Excel 2013, ne postoje nove značajke kada je riječ o uvjetnom oblikovanju. Kao posljednji savjet, ako mislite da se zadana pravila ne podudaraju s onim što pokušavate postići, možete kliknuti Novo pravilo i početi od nule. Ono što je sjajno u stvaranju novog pravila je da možete koristiti formulu za određivanje koje ćelije formatirati, što je vrlo moćno.

Iako je uvjetno oblikovanje na površini relativno jednostavno i jednostavno, može postati vrlo složeno, ovisno o vašim podacima i vašim potrebama. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno postavite komentar. Uživati!