Što je automatsko arhiviranje u programu Outlook i kako funkcionira?
Ako ste koristili alat za čišćenje poštanskog sandučića, tada ste vidjeli gumb AutoArhive, ali možda ćete biti oprezni s načinom na koji to radi i što ćete učiniti. Evo što on radi i kako ga možete upotrijebiti.
Klikom na gumb Automatsko arhiviranje proces prolazi kroz sve mape u programu Outlook i primjenjuje sva postavljena pravila za automatsko arhiviranje (ne brinite se, zadano pravilo automatskog arhiviranja je da ne morate ništa učiniti, tako da ne možete učiniti nikakvu štetu klikom na gumb). Ali ako želite premjestiti svoje starije stavke u arhivu u kojoj se ne uklanjaju, AutoArhiv je način na koji automatizirate proces. Idemo kroz postavljanje i pokretanje.
Kako uključiti automatsko arhiviranje
Prvo morate uključiti automatsko arhiviranje i odabrati njegove postavke. Idite na Datoteka> Opcije> Napredno i zatim kliknite gumb "Postavke za automatsko arhiviranje".
Sve dok je opcija "Run AutoArhive every" isključena (što je zadano), AutoArhive se nikada neće pokrenuti.
Kada uključite opciju "Run AutoArchive every", sve opcije su sada dostupne.
Za razliku od Folder Cleanup-a, koji ima jedan prozor postavki u File Options, a zatim vam omogućuje da pokrenete te postavke protiv bilo koje mape koja vam se sviđa kao ručni zadatak, AutoArhive postavke prikazane ovdje su zadane postavke. Svaka mapa s uključenom značajkom AutoArhive (Arhiva) može koristiti te zadane postavke ili možete koristiti različite postavke za različite mape ako to želite. Proći ćemo kroz to kako ćemo to učiniti kasnije, ali za sada ćemo pogledati zadane postavke.
Kako postaviti automatsko arhiviranje
Prva stvar koju treba primijetiti je da će se nakon uključivanja AutoArhive izvoditi svakih 14 dana. To možete promijeniti pomoću strelica za gore i dolje ili upisivanjem broja u, a možete odabrati bilo koju vrijednost od 1 do 60 dana. Možete upisati bilo koji dvoznamenkasti broj, ali ako je veći od 60, Outlook će prikazati poruku o pogrešci kada kliknete "U redu" i morat ćete promijeniti vrijednost prije spremanja.
Sljedeća opcija - "Prompt before AutoArhive runs" - daje vam mogućnost da vam Outlook prikaže prompt prije automatskog arhiviranja. Ovaj vam upit omogućuje pregled postavki ili otkazivanje ovog postupka automatskog arhiviranja, ako želite.
Preostale postavke odnose se na stavke koje će se arhivirati i što se događa tijekom procesa arhiviranja. Prva opcija ovdje - “Brisanje isteklih stavki (samo mapa e-pošte)” - odnosi se na poruke e-pošte koje su imale datum isteka. To neće utjecati na zadatke ili događaje, čak i ako uključite automatsko arhiviranje za te mape.
Ostatak postavki odnosi se na sve stavke, a ne samo na e-poštu. To znači događaje u kalendaru, zadatke, bilješke i unose u dnevnik.
Uz pretpostavku da ste uključili "Arhiviranje ili brisanje starih stavki", zadane su postavke za Outlook da premjesti stavke starije od 6 mjeseci u novu, zasebnu .pst datoteku pod nazivom Arhiva (prema zadanim postavkama), a to čini vidljivim u navigacijskom oknu u Outlook tako da možete pristupiti arhiviranim stavkama kad god želite. Možete promijeniti vrijednost "Očisti stavke starije od" na vrijednost od 1 dana do 60 mjeseci, odabrati drugu .pst datoteku za arhiviranje stavki ili odaberite "Trajno brisanje starih stavki."
Budite upozoreni da ovo brisanje zaobilazi mapu Izbrisane stavke, a vaše stavke će u cijelosti biti izbrisane iz Outlooka. Ovisno o vašim postavkama, možda ćete i dalje moći pristupiti na vašem poslužitelju e-pošte, ali se na to ne biste trebali oslanjati. Ovu opciju odaberite samo ako želite zauvijek izbrisati stavke.
Kada kliknete "OK", uključit će se automatsko arhiviranje. Pokrenut će se u skladu s odabranom vrijednosti "Pokreni automatsko arhiviranje" koju ste odabrali (svakih 14 dana po zadanom), počevši od danas. Dakle, kada ga uključite, trebali biste očekivati da će se pokrenuti vrlo brzo. U našim testovima bilo je potrebno manje od deset minuta između uključivanja i primanja upita koji nam je rekao da će se AutoArhiv pokrenuti. Automatsko arhiviranje pokreće se samo prema zadanim postavkama u nekoliko mapa, tako da ako želite da se pokreće na određenim mapama - ili želite prilagoditi način rada na različitim mapama - nastavite čitati.
Kako uključiti i prilagoditi automatsko arhiviranje za različite mape
Kada uključite automatsko arhiviranje, pokreće se samo prema zadanim postavkama prema sljedećim mapama:
- Poslane stavke
- Izbrisane stavke
- mašina za glačanje
- zadaci
Ako želite da se pokreće na bilo kojoj drugoj mapi, morat ćete je uključiti za svaku mapu (ili je isključiti u bilo kojoj od četiri mape s kojima ne želite da se pokreće). Učinite to tako da desnom tipkom miša kliknete mapu u navigacijskom oknu i kliknete "Svojstva".
Svojstva mape također možete pristupiti odabirom Folder> Folder Properties u vrpci. (Za mape kao što su Kalendar i Zadaci koji se ne prikazuju u navigacijskom oknu, to je jedini način za pristup svojstvima mape.) Postoji i mogućnost izravnog prelaska na postavke za automatsko arhiviranje, što štedi korak nakon što unutar Folder Properties.
U prozoru Svojstva mape kliknite karticu Automatska arhiva da biste pristupili postavkama za tu mapu.
Za većinu mapa, postavka "Nemoj arhivirati stavke u ovoj mapi" bit će uključena prema zadanim postavkama. To znači da će se prilikom pokretanja postupka automatskog arhiviranja mapa zanemariti i da neće biti arhivirana nijedna stavka u njoj. Ako želite da se mapa uključi, uključite opciju "Arhiviranje stavki u ovoj mapi koristeći zadane postavke".
Alternativno, ako želite da se postavke za automatsko arhiviranje ove mape razlikuju od zadanih postavki, uključite "Arhiviraj ovu mapu pomoću ovih postavki" i izmijenite postavke prema svojim željama.
Ako u bilo kojem trenutku želite vratiti sve mape kako biste koristili zadane postavke, možete se vratiti na Datoteka> Opcije> Napredno> Postavke za automatsko arhiviranje i kliknite gumb "Primijeni ove postavke na sve mape sada". To će promijeniti sve mape koje imaju "Arhiviraj ovu mapu koristeći ove postavke" uključene kako bi uključile "Arhivske stavke u ovoj mapi koristeći zadane postavke".
Nakon što ste postavili zadane postavke za automatsko arhiviranje i postavke po mapi, postavite željeni način rada, možete ostaviti proces tiho raditi u pozadini, oslobađajući prostor za vas i čuvajte svoje mape od prevelike nadutosti..
