Što je BCC i zašto ste strašna osoba ako je ne koristite
Malo pogodnosti u suvremenom digitalnom tijeku rada toliko su dostupne, ali ih se toliko zanemaruje (ili ih se izravno zloupotrebljava) kao i funkcija BCC e-pošte. Ako ste krivi što ste zloupotrijebili ili zanemarili njegovu moć (a postoji i velika vjerojatnost da jeste), vrijeme je da se pokajete i, u tom procesu, smanjite neželjenu poštu i zaštitite privatnost svojih prijatelja i obitelji.
Što je BCC i odakle je došao?
U svakom klijentu e-pošte postoje tri utora za adrese: TO, CC i BCC, što znači "dostaviti", "kopija" i "slijepa kopija". Ta su obilježja zastoj svijeta koji je prethodio elektroničkoj pošti: fizička pisma i dopisi.
Na primjer, u poslovnim dopisima srednjeg stoljeća postojalo bi TO mjesto za primarnog primatelja, CC slot za pojedince koji su trebali biti uključeni u komunikaciju, ali koji nisu primarni primatelji, a treći slot, BCC, za pojedincima koji su također trebali biti uključeni u komunikaciju, ali iz bilo kojeg razloga, njihov bi se identitet uskratio iz memoranduma dostavljenih primateljima u TO i CC adresama.
Po dolasku elektroničke pošte kopirane su iste konvencije korištene u papirnoj pošti i memorandumima, kako iz poznavanja tako i zbog toga što su ostale korisne iako se poruka više nije fizički kopirala i isporučivala.
Ako su te konvencije postojale desetljećima prije pojave e-pošte i nastavile postojati u međuvremenu pola stoljeća, gdje se onda javljaju problemi? Postoje dva oblika zlouporabe BCC-a: pasivno-agresivno slijepo kopiranje (zlonamjerni oblik problema) i zanemarivanje upotrebe slijepog kopiranja radi zaštite privatnosti (nevolje koje proizlaze iz neznanja). Pogledajmo kako i zašto izbjegavati svakog.
Reci ne pasivnom agresivnom kopiranju slijepih karbona
Najgora upotreba slijepe kopije je pasivno agresivno uhvatiti suradnika. Ova vrsta zlouporabe BCC-a nastaje kada zaposlenici pribjegavaju korištenju BCC funkcije kao načina indirektnog gaženja svojih suradnika, usisavanja njihovog šefa ili na drugi način uključivanja u disfunkcionalna radna mjesta.
Slika dobila EC Comics.
Zaposlenik, na primjer, može postaviti svog šefa kao primatelja BCC-a na e-poštu koju šalju drugom zaposleniku tako da njihov šef vidi da komunicira s drugim zaposlenikom ili da drugi zaposlenik ne ispunjava neku vrstu obveze ili rok. Ovakva komunikacija tajnovitih vjeverica općenito je namrštena na radnom mjestu i ne namjeravamo podržavati bilo kakvo ponašanje koje izaziva sitnu i pasivnu agresivnu radnu okolinu..
Naš jedini savjet o tome je: Prekinite.
Osim ako vaš HR odjel ili vaš šef eksplicitno dolazi do vas i upućuje vas na BCC vaše komunikacije, trebali biste izbjegavati praksu.
Ako se osobe izvan primarne komunikacije moraju držati u krugu, čak i više, najbolja praksa je da ih se uključi kao primatelje CC-a i da se obavijeste adresati TO-a o tome tko je uključen i iz kojeg razloga.
Ne samo da to stvara zreliji dijalog na radnom mjestu, već vam pomaže da izbjegnete i posebno neugodan događaj: ako vaš šef ili drugi BCC primatelj koristi funkciju odgovora, oni se učinkovito otkrivaju i otkrivaju da su upoznati s sadržajem prethodne e-pošte. Pokušajte to objasniti suradniku protiv kojeg ste se urotili u hladnjaku vode.
Srećom, broj ljudi koji zlonamjerno koriste BCC funkciju je mali, što nas dovodi do onih koji čine većinu zlostavljanja: nesvjesni.
Prijatelji ne kopiraju prijatelje
Ako većina ljudi ne koristi zlonamjerno BCC funkciju kao dio psihološke kampanje protiv svojih suradnika, gdje nas to onda ostavlja? To nam ostavlja milijuni ljudi koji nesvjesno zanemaruju čak i korištenje BCC funkcije.
Slika dobila je Gradska knjižnica Denver, Zapadna povijesna zbirka.
Zašto je BCC funkcija tako važna? Omogućuje vam slanje e-pošte nekome bez te osobe da vidi sve ostale koji primaju e-poštu, učinkovito čuvajući njihove privatne podatke. Ovdje je primjer e-pošte naprijed, izvučenog iz vlastitih arhiva e-pošte:
Svako plavo zamućenje na gornjoj slici filtrirane privatnosti je adresa e-pošte. Ne samo da je bilo više od 40 adresa e-pošte na popisu primatelja koje smo uključili u, već postoje dva seta preostalih blokova za prosljeđivanje u proslijeđenoj e-pošti (vidi gore) koja uključuju 13 i 8 adresa e-pošte. To znači da postoji više od 60 adresa e-pošte u cijelom tijelu poruke e-pošte.
Sada se možda pitate: “Pa što? Što je to važno? ”Važno je iz nekoliko razloga. Prvo i najvažnije, tu je jednostavno pitanje privatnosti i tretiranja privatnosti osoba na vašem popisu kontakata (bilo da su to prijatelji, obitelj ili poslovni suradnici) s poštovanjem. Podrazumijeva se da ljudi koji pucaju naprijed i masovne poruke e-pošte s desecima njihovih prijatelja i suradnika ne uzmu vremena da osobno kontaktiraju svakog od tih desetaka primatelja i pitaju bi li željeli da se njihove kontakt informacije dijele sa svima ostalima na popis primatelja. Sasvim je nepoštovanje dijeliti podatke o kontaktu bez dopuštenja dotične osobe.
To postaje još više nepoštovanje i uznemiruje više raznolik mnoštvo ljudi koje ste e-mail. Ako e-poštom šaljete deset osoba u maloj građanskoj organizaciji koja se već poznaje, problem može biti sporan. Ako ste učitelj i šaljete nekoliko desetaka (ako ne i stotina) studenata nekom dopunskom materijalu, odjednom dijelite osobne podatke za kontakt mnogih ljudi s mnogo drugih osoba s kojima možda ne žele.
Još gore, ako netko slučajno pogodi "Odgovori svima" na bilo koju poruku e-pošte koju šaljete s potpuno učitanim TO i CC slotovima, svaka osoba na izvornom popisu primatelja prima odgovor. U najboljem slučaju, to je relativno bezopasno, ali svakako gubi vrijeme svih ostalih dok otvaraju e-poštu kako bi vidjeli što je novo u raspravi. U najgorem slučaju, kao što se mnogo puta dogodilo u korporacijama širom svijeta, e-pošta može poprimiti vlastiti život dok stotine zaposlenika odgovara, raspravlja i na drugi način komunicira s e-poštom. Takve reakcije svih lanaca mogu obuhvatiti tisuće poruka e-pošte i mogu čak izazvati ratove plamena (u Tandemu Računala krajem 20. stoljeća postojala je jedna takva plamena) godine).
Drugo, i od praktične važnosti za one od vas koji bi mogli manje brinuti o dobroj etiketi e-pošte i zaštiti privatnosti vaših prijatelja, ove vrste skupnih e-poruka nehotice stvaraju uredne popise adresa e-pošte za zlonamjerni softver i spameri za žetvu. Ako vaša adresa e-pošte završi na velikoj e-pošti koja se šalje u svijet poslovičnog, možete biti sigurni da ćete negdje na liniji završiti na popisu neželjenih poruka. Što je još gore, ako jedan od korisnika koji završi s proslijeđenom e-poštom koji sjedi u utrobi svojeg pretinca pristaje na zlonamjerni softver koji se replicira putem popisa kontakata i adresa e-pošte koji se nalaze u pristigloj pošti, vjerojatno ćete završiti sa zlonamjernom e-poštom pronaći put do vas.
Korištenje BCC mudro
Ako ste u potonjem kampu, oni koji ignoriraju BCC funkciju, vjerojatno se pitate što možete učiniti kako biste izbjegli pogrešno opisanu privatnost i sigurnost. Ne brinite, kada budete svjesni koliko je strašno ignorirati BCC funkciju, postaje očito što trebate učiniti da biste se oprali od prethodnog lošeg ponašanja e-pošte.
Prvo, a iznad svega, počnite se pitati: "Da li zaista moram poslati ovu poruku svima na mom popisu kontakata? Trideset njih? Bilo koji od njih? ”Odgovor na ta pitanja za većinu poruka e-pošte je: Ne. Ne morate brisati osobnu e-poštu ili proslijediti svima na popisu kontakata.
Drugo, kad vi čini nađete se s legitimnim razlogom da istovremeno šaljete e-poštu mnogim ljudima. Kao, primjerice, prebacujete se na novog davatelja usluge e-pošte ili želite poslati novu adresu za slanje stotinama vaših prijatelja i rođaka, jedino što je potrebno učiniti je staviti njihove adrese u BCC utor. Time se osigurava uklanjanje svih zala masovne TO / CC e-pošte: adrese e-pošte svih primatelja se čuvaju kao privatne, nema šanse da bot spam ili zlonamjerni softver na jednom primateljevom računalu obavi e-poštu drugog primatelja i ako bilo tko od njih treba da vam odgovori da biste postavili pitanje ili nešto slično, oni neće odbaciti svoje pitanje ili komentar svakoj drugoj osobi.
BCC povećava privatnost, povećava sigurnost i smanjuje brojeve pristiglih poruka koje vaši prijatelji i suradnici moraju proći. Nema apsolutno nikakvog razloga da ga izbjegavate kada je to tako jednostavno kao što je postavljanje adresa u drugi adresni utor.
