Odvojite se od kompulzivne e-mail provjere s pozitivnom nagradom

Fotografija: Esparta

Provjerite e-poštu češće nego što trebate? Imate li simptome povlačenja ako niste provjerili e-poštu neko vrijeme? Kompulzivna provjera e-pošte nezdrava je navika koja vas sprečava da radite važnije stvari. Koristite pozitivnu nagradu da biste uspostavili zdraviji odnos s pristiglom poštom.

E-pošta nije uvijek produktivna

Tri su glavna razloga zašto e-pošta nije uvijek produktivna.

1. E-pošta oduzima vrijeme od drugih stvari: Može biti lako opravdati kompulzivnu provjeru e-pošte jer se osjeća kao da nešto radite. Uostalom, čitanje kroz poruke, odgovaranje na neke i pražnjenje ulazne pošte trebali bi biti dobra stvar. Ali to je samo produktivno kada se radi namjerno - ne tijekom vremena koje je obrnuto za druge, važnije zadatke.

2. E-pošta se ne može razlikovati od chit-chata: Korištenje e-pošte za komunikaciju s prijateljima, kolegama ili poznanicima ne može se razlikovati od chit-chat-a u blagovaonici. Ako razgovor nije toliko važan i nadilazi ono što je razumno vrijeme odmora, ono vas odvlači od vašeg rada.

3. E-pošta se obično odnosi na druge osobe: E-pošta vas potiče da se pobrinete za potrebe, zahtjeve i pitanja drugih ljudi - umjesto vlastitih. E-pošta ima vrijeme i mjesto u vašem danu, ali mora imati određeno vrijeme i mjesto. Ne samo u bilo kojem trenutku kada se osjećate kao da provjerite.

Dijagnosticiranje problema

Ljudi čine kompulzivne stvari za sve razloge. Najčešći razlog je izbjegavanje doživljavanja nečega osobito neugodnog. Ako provjeravate e-poštu deset puta dnevno bez dobrog razloga, vjerojatno pokušavate izbjeći nekoga ili nešto.

Kompulzivna provjera e-pošte može biti vaš način izbjegavanja:

Rok koji predstoji
Blok pisca
Nesigurnost o tome što dalje učiniti
Dosada
Popravljanje važnog problema koji vas sprječava u obavljanju posla
Priprema za planirani angažman
Zapravo radim na nečemu

Istražite potencijalne razloge zbog kojih češće provjeravate e-poštu kako biste dijagnosticirali problem.

Potvrdite svoju prinudnu naviku

Sljedeći korak u promjeni svoje kompulzivne navike e-pošte je praćenje. Imajte u vidu koliko puta ste otvorili pristiglu poštu. Primijetite koliko vremena prosječno trošite tijekom svakog posjeta.

Zadržite pozitivan stav u tom procesu. Nemojte sebe smatrati neproduktivnim, neusmjerenim ili neuspješnim kada otkrijete slabosti ili pogreške. Samokažnjavanje vam neće pomoći da napravite pozitivne promjene. Jednostavno prepoznajte svoje obrasce i istražite što su motivacije, kako je gore navedeno.

Nastavite priznavati svoju kompulzivnu naviku e-pošte dok to više ne možete podnijeti - dok više ne možete stajati i ne činite ništa o tome. Zato što je jedini način rješavanja kompulzivnog ponašanja:

1. Prihvaćanje da postoji

2. Biti dovoljno iskren da bi razumio zašto

3. Imajući dovoljno uvjerljivog razloga da učini nešto u vezi s tim

Jednom kad ste doista motivirani za promjenu, relativno je lako započeti s bebinim koracima.

Počnite s koracima za bebe i pozitivnom nagradom

Fotografija: Ruthieki

Pozitivna nagrada pomaže vam povezati željeno ponašanje s dobrim osjećajima i / ili pozitivnim povratnim informacijama. Slijedite sedam koraka u nastavku kako biste posjetili ulaznu poštu e-pošte zdravijom i produktivnijom praksom.

Korak 1: Stvorite dokument odgovornosti za e-poštu

Napravite dokument koji ćete navesti za odgovornost e-pošte. Provjerite je li dovoljno vizualna i dinamična za rad. Dodavat ćete sadržaj ovom dokumentu u sljedećim koracima, ali ga prilagodite na temelju svojih postavki.

Drugi korak: navedite željenu promjenu ponašanja (ili krajnji cilj)

Na vrhu dokumenta napišite kako (često) želite provjeriti svoju e-poštu.

To bi moglo biti jednako općenito kao "Ne želim provjeravati e-poštu što češće" ili kao specifično kao "Želim samo provjeriti svoju e-poštu u 10 sati ujutro i 15 sati svakog radnog dana i u 16 sati tijekom vikenda."

Budite posebno specifični za krajnji cilj i ako je moguće navedite razloge za odabir.

Korak 3: Priznajte svoje slabosti

Ispod izjave navedite razloge zašto već niste postigli željeni cilj u svojim redovima.

Opet, budite specifični i nemojte koristiti nepotrebno oštar jezik, kao što je, "Ja sam loš u upravljanju vremenom" ili "Jednostavno se ne mogu kontrolirati."

Koristite objektivan jezik koji vas usmjerava na ono što se događa i zašto. Više funkcionalnih izjava su:

"Borim se s upravljanjem svojim vremenom kada imam važne projekte za koje se ne osjećam spremnim završiti."
"Imam poteškoća da se oduprem porivu da provjerim svoju e-poštu, čak i kad znam da ne trebam, jer radije ne bih imao nekoliko trenutaka tišine da razmislim o tome što bih doista trebao raditi."

Pokušajte navesti najmanje pet svojih slabosti.

Recimo da je vaš cilj provjeriti pristiglu poštu jednom ujutro i jednom u kasno poslijepodne. Trenutno ga provjerite na svakih dvadeset minuta dok ste na računalu.

Evo pet potencijalnih slabosti koje vam stoje na putu:

Niste uzbuđeni zbog drugih zadataka povezanih s računalom.
Dosadite se na putovanje i čekate u javnosti, ne želite komunicirati s ljudima oko sebe i ustanovite da provjera pošte na vašem iPhoneu prolazi vrijeme.
Vi se brinete o vješanju pitanja ili razgovora putem e-pošte i želite znati što je sljedeći potez - čim vam se Smith obrati.
Želite ugoditi gospodinu Smithu tako što ćete mu odmah odgovarati, iako on ne napiše vašu plaću i nije vam posebno blizak.
Nadate se da ćete primiti upozorenje e-poštom da će netko pokrenuti razgovor s vama na Facebooku, Twitteru ili LinkedInu kao potvrdu da ste dovoljno važni za razgovor.

Možda nije zabavno istraživati vaše slabosti kada je u pitanju provjera e-pošte, ali će vam to pomoći da reprogramirate svoje navike na bolje.

Korak 4: Identificirajte svoje izazove na temelju vaših slabosti

Sada prođite kroz svaku slabost na svom popisu i dodajte dodatni stupac desno. Identificirajte situacije (stvarne ili zamišljene) tijekom kojih ćete pokazati te slabosti.

Recimo da imate “borim se upravljati svojim vremenom kada imam važne projekte koje nisam spreman završiti” u lijevom stupcu.

Zatim u desnom stupcu opišite situaciju koja je problematična. To bi bilo nešto poput: “Imati važan projekt na kojem treba raditi” ili “Imati važan projekt na kojem treba raditi, a ja se ne osjećam spremnim za završiti”, ili čak “Osjećati se neizvjesnim o važnom projektu”.

Kada budete svjesni izazovnih situacija, bolje ćete se pripremiti za njih.

Korak 5: Osmislite pozitivan kontrolni popis

Kada postavite svoje stupce u kojima opisujete svoje slabosti i kako nastaju, dodajte treći stupac udesno.

Pomoću ovog stupca navedite korake koje možete poduzeti kako biste prevladali problematične situacije koje pokreću slabosti koje vas sprečavaju u provjeri e-pošte po želji, na željenu frekvenciju.

Zatim dodajte četvrti stupac, gdje ćete imati mjesta za odjavu instanci kada izvršite jednu od akcija iz trećeg stupca.

Evo jednog načina na koji možete oblikovati dokument:

Primijetit ćete da postoji samo jedan potvrdni okvir za svaki korak akcije. Tijekom dana možete taj korak dovršiti nekoliko puta, stoga dodajte dodatne stupce potvrdnog okvira prema potrebi.

Korak 6: Nagradite se za boravak na zadatku

Kada postavite dokument, ispišite kopiju ili je zadržite otvorenom na radnoj površini. Od sada ćete na ovaj dokument upućivati kako biste učili kako ćete posjetiti pristiglu poštu.

Svaki put kada odjavite okvir u krajnjem desnom stupcu, možete provjeriti svoju e-poštu - učinite to znajući da ste je zaradili. Pozitivni osjećaji povezani s provjerom vaše e-pošte nakon ostvarite nešto smisleno će vas potaknuti da pogledate svoju pristiglu poštu na različite načine.

Evo primjera. Ponovimo iz slabosti: „Borim se da upravljam svojim vremenom kada imam važne projekte koje nisam spreman dovršiti.“ Recimo da je jedan od izazova povezanih s tom slabošću: „Imati važan projekt na kojem treba raditi. "Evo tri potencijalna koraka akcije koji će vam pomoći prevladati i / ili raditi prema svom cilju:

1. Ispisivanje članka / izvora / dokumenta koji vas podsjeća zašto je vaš projekt toliko važan i / ili zašto ste sposobni uspješno ga završiti.

2. Zamolite prijatelja ili kolegu za pomoć ili perspektivu kada se zaglavite.

3. Pisanje rasporeda ili popisa obveza za vaš projekt.

4. Pregledajte i / ili revidirajte svoj raspored ili popis obveza za svoj projekt.

5. Dovršite stavku na svom rasporedu ili popisu obveza za svoj projekt.

Svaki put kada dovršite jedan od ovih koraka, odjavite okvir i znajte da možete provjeriti svoju e-poštu nakon što ste je zaslužili. Naravno, ako ne osjećate potrebu za provjerom e-pošte, možete se odmah prebaciti na sljedeći zadatak. Kao što možete vidjeti, svaki od ovih koraka počeo je kao način da se izbjegne kompulzivno provjeravanje e-pošte i na kraju posluživanje vaših ciljeva produktivnosti.

Ne morate biti savršeni; u redu je ako provjerite pristiglu poštu, a da prvo niste označili okvir. Ali barem budite svjesni onoga što radite. I obratite pažnju na to koliko je različito kada provjerite da ste primili svoju pristiglu poštu, u odnosu na to što niste imali pravi razlog za to (osim možda podleganja problematičnoj situaciji koja izaziva prinudnu naviku).

Korak 7: Nastavite koristiti popis dok ne primijetite promjene

Kada dovoljno upotrijebite popis za provjeru da ste sigurni da je vaša situacija s e-poštom pod kontrolom, primijetit ćete da ste bolji u:

Uočavanje dosade
Identificiranje problema s poslom koji je teško prihvatiti
Primijetite kada ste preopterećeni
Priznavanje negativnih osjećaja o vašem radu, koje morate izraziti i obratiti
Postati svjesni kreativnih ili mentalnih blokova
Dati sebi i svojim očima računalo pauzu kada je potrebno
Ostati na zadatku i osjećati se dobro u obavljanju posla

Svaka od tih metoda pomaže vam riješiti probleme koji, kada se ne riješimo, dovode do različitih kompulzivnih ponašanja.

Provjerite posebnu provjeru e-pošte

Kada je e-pošta postala vaša kompulzivna navika, ona više nije produktivni alat. Provjerite posebnu e-poštu za provjeru kako bi ponovno postala produktivna.

Osim gore navedene provjere, možete istražiti i druge tehnike za korištenje pozitivne nagrade. Možete redovito blokirati vrijeme za čišćenje spremnika nakon što ste proveli solidne sate rada i postavili to vrijeme da bude ugodno, uz užinu u blizini i neke dobre glazbe u pozadini. Ista načela možete primijeniti i na posao - isključite se s interneta i / ili sakrijte svoj klijent e-pošte i upotrijebite udobnu radnu okolinu za kompenzaciju.