Koristite uvjetno oblikovanje za stvaranje važnih Outlookovih poruka

Outlook vam omogućuje stvaranje i prilagođavanje prikaza mapa na mnogo načina, kao što su dodavanje i uklanjanje stupaca ili grupiranje i sortiranje poruka. Također možete primijeniti pravila kako bi Outlook prikazao poruke na različite načine na temelju njihovih svojstava (kao što su pošiljatelj, naslov teme ili vremenska oznaka). Ovo se zove uvjetno oblikovanje. Pogledajmo kako to funkcionira.

ažuriranje: Jedan od naših čitatelja skrenuo je pozornost na to da je uvjetno oblikovanje dostupno samo u verziji programa Windows i Windows ne inačica MacOS-a. Hvala, Christy!

Početak rada

Da biste započeli postavljanje uvjetnog oblikovanja, idite na Prikaz> Prikaži postavke.

Naprednim postavkama prikaza možete pristupiti i tako da desnom tipkom miša kliknete glavu mape i odaberete naredbu "Postavke prikaza".

Prozor Advanced View Settings omogućuje vam da prilagodite prikaz mapa. Kliknite gumb "Uvjetno oblikovanje".

To vas dovodi do prozora uvjetnog oblikovanja koji ćete koristiti za postavljanje različitih pravila za formatiranje poruka.

Stavke prikazane u popisu "Pravila za ovaj prikaz" su zadana pravila koja dolaze s neprilagođenim prikazom mape. Primjerice, možete vidjeti da su "Nepročitane poruke" prikazane podebljanim slovima, plavi Segoe UI font veličine 11 točaka.

Kako Pravila funkcioniraju

"Pravila" su uvjeti koje poruka mora ispuniti da bi Outlook mogao primijeniti oblikovanje. U zadanim pravilima, na primjer, pravilo "Nepročitane poruke" se aktivira kada se poruka označi kao nepročitana. Kada je to pravilo aktivirano, Outlook koristi podebljani, plavi, 11-točkovni Segoe UI font za prikaz.

Outlook primjenjuje pravila s vrha popisa. Pravila više na popisu imaju prednost nad pravilima niže. Kako to funkcionira u praksi? Recimo da imate dva pravila, jedan na vrhu popisa koji mijenja font u zeleni, a jedan niži dolje na popisu koji mijenja font na crvenu. Ako poruka zadovoljava uvjete oba pravila, font će biti promijenjen u zeleni jer je to pravilo više na popisu - pravilo koje postavlja font na crveno se zanemaruje.

Sa zadanim pravilima možete promijeniti samo font. Ne možete izbrisati zadana pravila ili pomicati narudžbu okolo ili mijenjati uvjete pravila. Ipak, možete isključiti zadana pravila tako da ih poništite u popisu "Pravila za ovaj prikaz".

Kako dodati novo pravilo

U prozoru uvjetnog oblikovanja kliknite gumb "Dodaj". Novo pravilo pod nazivom "Bez naziva" bit će dodano na popis. Navedite svoje pravilo i kliknite gumb "Stanje".

Prozor Filtar omogućuje vam da odlučite o stanju ili uvjetima koje pošti mora ispuniti da bi bili formatirani.

Ovdje ćemo samo upotrijebiti jednostavan primjer i tražiti poruke koje je poslao "Rob Woodgate" i sadržavati riječ "Outlook" u polju Subject..

Da biste to učinili, najprije kliknite gumb "Od", koji otvara adresar i odabirete kontakt.

Zatim dodamo "Outlook" u polje "Traži riječ (e)", pazeći da je opcija "Samo polje predmeta" odabrana iz padajućeg popisa "U". Kliknite "OK" kada završite.

Natrag u uvjetnom oblikovanju kliknite gumb "Font".

Napravit ćemo poruke koje odgovaraju filtru koji smo postavili kako bi se prikazali u ljubičastoj i podebljanoj boji. Postavite svoje gore koliko god želite, kliknite gumb "OK" (U redu), ponovno kliknite "OK" (U redu) da biste zatvorili prozor uvjetnog oblikovanja, a zatim još jednom zatvorili prozor Advanced View Settings (Napredni prikaz postavki)..

Pravila se primjenjuju odmah. U nastavku možete vidjeti da su poruke koje zadovoljavaju naše uvjete sada odvažne i ljubičaste.

Ovo je samo jednostavan primjer - možete dodati mnogo uvjeta, čak i vrlo složenih. Natrag u tom prozoru Filter možete prebaciti na karticu "Više mogućnosti" kako biste vidjeli hrpu dodatnih uvjeta koje možete odabrati.

Ovdje možete odabrati da povežete poruku o tome:

• Dodijeljena mu je određena kategorija
• Čita ili je nepročitana
• Ima privitke ili nema privitaka
• Označen je kao visok, normalan ili nizak prioritet
• To ste označili vi, netko drugi, nitko ili označili kao dovršeni
• Tekst koji tražite traži mora odgovarati slučaju
• To je određena veličina, veća ili manja od određene veličine ili između dvije veličine

Prebacite se na karticu "Napredno" i možete stvoriti složene uvjete.

Kartica Napredno omogućuje vam odabir bilo kojeg polja s bilo kojeg mjesta u programu Outlook i odaberite uvjet koji želite uskladiti. To bi moglo biti prilično jednostavno, kao što je povezivanje pošiljatelja s točno određenom adresom, ali možete odabrati mnogo opcija. Recimo da želite da vaše pravilo odgovara porukama koje ste primili. Pritisnite gumb “Field”, pokažite na “Date / Time Fields”, a zatim kliknite na opciju “Received”.

Kliknite padajući izbornik "Uvjet" da biste odabrali svoje stanje.

Izbori su mnogo veći nego što biste očekivali:

• Bilo kada
• Jučer
• Danas
• Sutra
• U posljednjih 7 dana
• U sljedećih 7 dana
• Prošli tjedan
• Ovaj tjedan
• Sljedeći tjedan
• Prošli mjesec
• Ovaj mjesec
• Sljedeći mjesec
• Na
• Uključeno ili poslije
• Na ili prije
• Između
• postoji
• Ne postoji

Ostala polja koja možete odabrati nude slične količine opcija.

Odaberite svoj uvjet, dodajte vrijednost i kliknite gumb "Dodaj na popis".

Popisu možete dodati onoliko uvjeta koliko želite. Da bi vam dali neku ideju o tome koliko polja ima, evo pogledati samo izbornik "All Mail fields".

Izbornik "Sva polja za kontakt" ima više od četiri stupca opcija - toliko ih nismo mogli smjestiti u razumnu sliku zaslona. Dakle, nećemo prolaziti kroz sva polja i uvjete, ali sada znate gdje se nalaze i kako ih koristiti.

U pravilu možete postaviti više uvjeta da biste stvari učinili specifičnima koliko želite. Želite li da Outlook prikaže poruke u crvenom fontu 16pt ako su iz određenog kontakta, primljene u posljednjih sedam dana, sadrže određenu riječ u temi, i uključiti privitak? Nije problem.

Kako izbrisati pravilo

Ako ste izradili pravilo i više ga ne želite, lako ga je izbrisati. U prozoru uvjetnog oblikovanja odaberite pravilo koje želite izbrisati i kliknite gumb "Izbriši". Samo zapamtite da možete izbrisati samo pravila koja ste stvorili, a ne ugrađena zadana Outlookova pravila.

Možete dodati onoliko uvjeta koliko želite i imati što više pravila. Kao što smo vam već pokazali, nakon što postavite pravila uvjetnog oblikovanja na način koji želite, možete kopirati prikaz u drugu mapu ili u sve mape ako želite.