Pripremite svoj Wordov dokument za masovnu distribuciju

Ovaj članak gosta napisao je Askar, geek iza DemoGeek tehnološke stranice.

Ako radite u timu ili kada imate posla s klijentima, preporučujemo da distribuirate svoje dokumente na pravi način kako bi informacije u dokumentu stigle do prave publike i da se poštuje povjerljivost podataka.

Word 2007 ima značajku s kojom možete formalno pripremiti svoj Wordov dokument za pravilnu distribuciju grupi ljudi ili čak pojedincima s određenim čimbenikom vjerodostojnosti.

priprema

Pokrenite Word 2007 i izradite dokument onako kako želite.

Nakon što ste zadovoljni dokumentom i spremni ste ga distribuirati, zaustavite se na trenutak prije nego što pritisnete aplikaciju e-pošte i slijedite ove jednostavne korake kako biste dokument pripremili za distribuciju. Imajte na umu da su ti koraci izolirani i da to znači da možete odabrati i odabrati korake koje ste željeli slijediti.

Klikni na Gumb za Office i kliknite na "Pripremiti”Opciju izbornika. Postoji 7 različitih opcija koje biste trebali moći vidjeti. Objasnit ću svaku od tih opcija tako da možete odabrati pravu kombinaciju opcija za svoje zahtjeve distribucije.

Svojstva dokumenta

Prvi na popisu je "svojstva opciju pomoću koje možete unijeti metapodatke o dokumentu.

Možete unijeti ime autora dokumenta, naslov, predmet, ključne riječi, kategoriju, status i komentare.

Neki od njih mogu se vidjeti kroz Datoteka >> Nekretnine dijaloški.

Imajte na umu da nakon dovršetka dokumenta nećete moći vidjeti ta svojstva, ali do tada možete povezati svojstva s dokumentom da bi drugi mogli dobiti predodžbu o dokumentu prije otvaranja.

Pregledajte dokument

Druga opcija na popisu je "Pregledajte dokumentOpcija. Kao dio pripreme za distribuciju dokumenta možete pregledati dokument za komentare, revizije, oznake revizije, napomene s tintom. Možete pregledati skrivene metapodatke ili bilo koje osobne podatke koji su spremljeni s dokumentom. Možete pregledati sve prilagođene XML podatke koji su pohranjeni s dokumentom. Također možete pregledati sve informacije o zaglavljima, podnožjima i svim vodenim žigovima. Konačno, možete pregledati i skrivene tekstove u dokumentu.

Odaberite opcije pregleda koje ste željeli provjeriti prije distribucije dokumenta i kada pritisnete "PregledatiGumb Word će pregledati dokument i obavijestiti vas o bilo kakvim stavkama koje pronađe prilikom pregleda.

Stavke koje trebaju vašu pažnju bit će označene s uzvičnikom i možete odabrati ponovno ispitivanje ako želite.

Šifriraj dokument

Treći je na popisuŠifriraj dokumentOpcija. Odaberite ovu opciju ako želite da dokument gledaju samo određene osobe kojima vjerujete. To vam omogućuje da šifriranje dokumenta s lozinkom po vašem izboru i korisnici moraju unijeti ovu lozinku za pregled dokumenta.

Odaberite lozinku koju možete distribuirati grupi. Moj savjet je da ne odaberete lozinku koju osobno koristite, već lozinku koju nitko ne može koristiti za praćenje Vaših mrežnih računa ili osjetljivih računa koje koristite osobno.

Potvrdite lozinku još jednom. Lozinke razlikuju velika i mala slova i obavezno sačuvajte / zapamtite zaporku jer ne možete oporaviti zaporku ako je zaboravite i ne možete otvoriti datoteku ako zaboravite lozinku.

Nakon šifriranja trebali biste moći vidjeti da opcija izbornika ima boju pozadine koja označava da je taj dokument šifriran.

Kada ljudi u vašoj grupi za distribuciju pokušaju otvoriti šifrirani dokument, od vas će se tražiti da unesu zaporku.

Bez lozinke neće moći otvoriti dokument uopće.

Ograničite dopuštenje

Četvrto na popisu jeOgraničite dopuštenjeOpcija. Možete koristiti opciju "Ograničiti dopuštenje" da biste ograničili što ljudi mogu učiniti s dokumentom. Ako je dokument osjetljiv, možete upotrijebiti "Ograničiti dozvole" kako biste ih ograničili od uređivanja, kopiranja i ispisa dokumenta.

Ograniči Dopuštenje koristi klijenta za upravljanje pravima u sustavu Windows za implementaciju ograničenja.

Možda ćete morati instalirati Upravljanje pravima u sustavu Windows alat. Ne brinite, nastavite i instalirajte ga, to je iz pouzdanog izvora. Nakon instalacije trebate moći konfigurirati što ljudi mogu učiniti s dokumentom.

Dodajte digitalni potpis

Peti na popisu je “Dodajte digitalni potpisOpcija. Digitalni potpisi osiguravaju integritet dokumenta. Razmislite o digitalnim potpisima kao o potpisu na papiru, ali elektronski radi praktičnosti. Kada dokument ima digitalni potpis, označava integritet i povjerenje dokumenta. To bi vam dobro došlo ako distribuirate dokument velikoj skupini publike.

Klikni na "Dodajte digitalni potpis“I Word će vas upitati s gore navedenim dijalogom za traženje davatelja digitalnih potpisa na tržištu Office Marketplace.

Na svojoj web-lokaciji Office Online Marketplace trebali biste moći pronaći davatelja digitalnog potpisa koji možete koristiti za potpisivanje dokumenta.

Pokrenite alat za provjeru kompatibilnosti

Preskočimo na zadnju opciju "Pokrenite alat za provjeru kompatibilnosti- prvo. Ako ste koristili značajke specifične za Word 2007 i sumnjate da bi vaša publika mogla koristiti starije verzije programa Word, možda biste željeli pokrenuti alat za provjeru kompatibilnosti kako biste bili sigurni da čitavu publiku može pročitati dokument.

Word 2007 pokrenut će skup unaprijed definiranih provjera kompatibilnosti i ako pronađe bilo kakve probleme s kompatibilnošću, prikazat će ih u gore navedenom dijaloškom okviru, ako ne možete premjestiti na završni korak prije distribucije dokumenta.

Označi kao finale

To bi trebao biti posljednji korak koji ste željeli slijediti prije distribucije dokumenta grupi. Kao što naziv označava tu radnju, označit ćete dokument kao cijeli set za distribuciju.

Budući da se time značajno mijenja dokument, od vas će se zatražiti da označite dokument kao konačan.

Kada je dokument označen kao Final, dokument se ne može uređivati ​​i očistiti od bilo kakvih očitavanja, komentara itd.

Finalizirani dokumenti dobivaju novu ikonu na statusnoj traci koja više nalikuje gumenoj oznaci na papiru.

Dobivanje dokumenta pripremljenog za distribuciju može vam pomoći da izbjegnete neke očite pogreške koje napravite kada distribuirate dokument velikoj skupini ljudi. Ne morate slijediti sve korake; umjesto toga možete odabrati i odabrati koji želite / preferirati. Word 2007 je dovoljno fleksibilan da učini ono što tražite da pripremite dokument za distribuciju.

Nadam se da će vam ovo biti korisno i nadam se da ćete iskoristiti sposobnost Worda 2007 da ispravno finalizirate dokument prije distribucije. Ako imate bilo kakvih pitanja ili komentara, javite mi u komentarima.