Kako koristiti alat za čišćenje razgovora u programu Outlook
Neki ljudi vole držati svoje Outlookove mape savršeno kontrolirane, s e-mailovima uredno kategoriziranim i pohranjenim u logičnu, minimalnu strukturu mapa. Većina nas nije takva, pa je Microsoft pružio alate za pomoć. Jedan od tih alata je malo poznati alat Čišćenje razgovora koji briše ili premješta suvišne poruke e-pošte iz razgovora. Evo kako to radi.
Alat za čišćenje razgovora možete pokrenuti protiv jednog razgovora, mape ili mape i svih njezinih podmapa. Traži e-poruke koje su suvišne, što znači one koje su u potpunosti uključene u drugu poruku u razgovoru. Zatim briše (prema zadanim postavkama) ili premješta te poruke e-pošte u drugu mapu, ovisno o tome kako ste je postavili. Na taj se način spremnik ne napuni višestrukim kopijama iste poruke.
Prvo, morate postaviti parametre čišćenja razgovora. Idite na Datoteka> Opcije> Pošta, a zatim se pomaknite prema dolje do odjeljka "Čišćenje razgovora".
Prema zadanim postavkama, Čišćenje razgovora briše stavke, ali ako želite premjestiti suvišne stavke u mapu, možete kliknuti "Pregledaj" i odabrati mapu u koju ih želite premjestiti. Ovo je zgodno ako želite provjeriti da li su poruke koje alat pronađe suvišne. Alat za čišćenje razgovora pouzdan je u našem iskustvu, ali ponekad nema zamjene za samu provjeru stvari.
Vjerojatno možete ostaviti druge zadane opcije kao što su one jer imaju mnogo smisla, ali ako se vaša situacija ili postavke razlikuju, nastavite i uključite ili isključite parametre kako vam odgovara. Kada dobijete željene postavke, kliknite "OK" da biste se vratili u Outlook.
Sada morate otvoriti alat. Na kartici "Početna" kliknite gumb "Očisti". Padajući izbornik daje vam mogućnost čišćenja razgovora koji je trenutno odabran u mapi, cijeloj mapi ili cijeloj mapi i svim podmapama.
Ovom izborniku možete pristupiti i klikom na Folder> Clean Up Folder ako ne trebate opciju "Clean Up Conversation"..
Za sada ćemo ići s "Clean Up Folder", ali proces je isti bez obzira jeste li očistili razgovor, mapu ili mapu i njezine podmape. Za opciju jednim klikom uvijek možete desnom tipkom miša kliknuti mapu u navigacijskom oknu i odabrati "Očisti mapu".
Prilikom prvog pokretanja ovog alata pojavljuje se upozorenje koje vam daje mogućnost promjene postavki, pokretanja alata ili otkazivanja operacije.
Ako želite da se alat pokrene bez prikazivanja tog skočnog prozora, omogućite opciju "Ne prikazuj ponovo ovu poruku".
Kliknite na “Clean Up Folder” da biste pokrenuli alat (ako ste uključili opciju “Ne prikazuj ponovo ovu poruku”), tada će se alat od tog vremena pokrenuti čim ga odaberete). Kada se alat pokrene, što može potrajati ako ga prvi put pokrenete u mapi s mnogo poruka, u traci na dnu programa Outlook pojavljuje se obavijest o statusu.
Dok se radi, možete nastaviti koristiti Outlook. Kada nestaje obavijest o statusu, alat je završio. Neće vam reći da je završen - alat je dizajniran da radi u pozadini kako bi vam pomogao, a ne da vas bombardira porukama - ali će vam reći ako ne može pronaći poruke za čišćenje.
To je sve. Kada smo taj alat pokrenuli na primjer u mapi koja sadrži 2487 poruka e-pošte, pronašla je 502 poruke koje se mogu izbrisati. Više od petine poruka e-pošte u mapi bilo je suvišno, tako da je to otvarač za oči i alat koji vrijedi koristiti ako vam ponestaje prostora ili vam je dosadilo provlačenje kroz razgovore.
