Kako koristiti Čišćenje poštanskog sandučića za čišćenje Outlookovih mapa za smeće

Čišćenje poštanskog sandučića u programu Outlook je skup alata dizajniranih za uklanjanje smeća iz vašeg poštanskog sandučića. Možete ga koristiti za pregled veličine poštanskog sandučića, automatsko čišćenje stavki prema veličini i datumu te izvršavanje nekoliko drugih funkcija. Prođimo kroz njih i pogledamo.

Prvo, morate otvoriti alat. Idite na Datoteka> Alati i kliknite Čišćenje poštanskog sandučića.

Dostupni su neki alati, a mi ćemo početi gledati količinu podataka u vašem poštanskom sandučiću.

Pregledajte veličinu spremnika

Outlookov poštanski sandučić sastoji se od mapa-Ulazni spremnik, Poslane stavke, Arhiva i tako dalje i znajući veličinu mapa pomaže vam vidjeti gdje se nalaze sve vaše poruke e-pošte. Da biste to saznali, kliknite "Prikaži veličinu poštanskog sandučića".

Time se otvara prozor Folder Size (Veličina mape), koji prikazuje veličinu svake mape. Prema zadanim se postavkama otvara na kartici Lokalni podaci. Lokalni podaci su podaci koji su pohranjeni na vašem računalu u vašim .pst i .ost datotekama.

Stupci prikazuju naziv, veličinu i ukupnu veličinu mape (koja je veličina, uključujući sve podmape). Najbolji dio ovog prikaza je da vam prikazuje mape koje inače ne biste trebali uzeti u obzir, poput kalendara. Ako imate nekoliko godina sastanaka i zahtjeva za sastancima, lako možete imati pristojan komad kilobajta u kalendaru koji možete očistiti brisanjem starih događaja.

Ako želite vidjeti veličinu mapa na poslužitelju e-pošte, kliknite karticu "Podaci o poslužitelju". Kada prvi put otvorite ovu karticu, može potrajati neko vrijeme dok se podaci ne popune. Razlog tome je što Outlook kontaktira poslužitelj Exchange, tražeći podatke o vašim datotekama (koji se izračunava u letu), a zatim preuzima i prikazuje rezultate.

Svaki sljedeći put kada otvorite ovu karticu, dohvat podataka bit će mnogo brži, jer Exchange samo mora izvršiti analizu razlike i većina mapa ne mijenja veličinu toliko. Kada se kartica učita, vidjet ćete veličine mapa na Exchange poslužitelju. To možda nije jednako veličini na kartici Lokalni podaci jer Outlook ne mora nužno preuzeti sve poruke na računalo.

Na primjer, na mojoj kartici Local Data ukupna veličina mape Arhiva je 116805 kb, ali na kartici Server Data, Total Size je 363399 kb-razlika od 246594 kb (265 MB). To je puno pošte koja nije vidljiva u lokalnim podacima. Što se događa?

Prema zadanim postavkama Outlook zadržava samo određenu količinu pošte na vašem lokalnom klijentu kako bi se osiguralo da vaša e-pošta ne zauzima previše prostora. Na računalima s tvrdim diskom većim od 64 GB (što je većina njih danas), Outlook će zadržati e-poštu od prošle godine samo na vašem računalu. Starije poruke čuvaju se na poslužitelju e-pošte i možete im pristupiti. Možete preuzeti starije poruke e-pošte i promijeniti ovu zadanu postavku ako to želite. Imajte na umu da možete promijeniti zadanu postavku tako da se ona preuzima manje e-pošte, pa ako se borite za prostor, možda želite promijeniti zadanu postavku s jedne na 6 mjeseci (ili manje).

(Napomena: to utječe samo na račune koji koriste poslužitelj Microsoft Exchange, kao što su Hotmail, live.com, O365 i neki korporativni računi. Ako koristite Outlook za preuzimanje pošte od drugih davatelja usluga kao što su Google ili Yahoo, ova se postavka zanemaruje i e-pošta je preuzeta.)

Sada kada znate koliko podataka sadrži vaše mape, možete odrediti prioritete za one koje čistite.

Traženje stare ili velike pošte

Ako imate poštu u mnogo različitih mapa, možete pretraživati ​​cijeli poštanski sandučić za starije ili veće poruke.

To je vrlo korisno ako želite pronaći poruke s velikim privicima koje možete izbrisati ili premjestiti iz programa Outlook na tvrdi disk ili uslugu u oblaku. Na primjer, ako želite pronaći sve poruke veće od 5 MB, možete promijeniti polje "Pronađi stavke veće od" na 5000 kb, a zatim kliknite gumb "Traži".

Standardna ploča za pretraživanje programa Outlook vraća se s popisom poruka koje imaju najmanje 5 MB.

Ti rezultati vraćaju samo e-poštu, ali polje "Pogled" možete promijeniti u bilo koju određenu vrstu datoteke ako želite prenijeti širu mrežu.

Iz rezultata pretraživanja možete otvoriti svaku od poruka e-pošte i izbrisati ih ili ukloniti privitke. Ne zaboravite spremiti privitke prije brisanja ili uklanjanja ako ih trebate spremiti.

Počinje automatsko arhiviranje

Možete postaviti automatske parametre za svaku pojedinačnu mapu u programu Outlook, nešto što smo prije pokrili kao dio šireg pogleda na to da Outlook neometano radi. Ako ste postavili autoarhivna pravila, možete ih izbrisati u Čišćenje poštanskog sandučića klikom na gumb "Automatsko arhiviranje".

Taj se postupak pomiče kroz sve mape u programu Outlook i primjenjuje sva pravila automatske arhive koja ste postavili. Ako niste postavili nijednu stavku, možda ćete se brinuti da ćete slučajno pritisnuti ovaj gumb, ali ne brinite - zadano pravilo autoarhiviranja je da ne poduzmete ništa.

Pogledajte i ispraznite izbrisane stavke

Ako želite "obrisati" svoju poštu tako da ih premjestite u mapu Izbrisane stavke i rijetko je ispraznite, ova je opcija za vas.

Bilješka: Neki ljudi vole koristiti mapu Izbrisane stavke kao neku vrstu arhive, bacati stvari unutra i nikada ne prazne mapu. To nije dobra ideja, jer postoji mnogo načina na koje možete jednostavno isprazniti mapu Izbrisane stavke. Umjesto toga, ako trebate zadržati poruku, postavite arhivu!

Kliknite "Prikaži veličinu izbrisanih stavki" da biste vidjeli koliko prostora brišu izbrisane stavke, zatim duboko udahnite i kliknite "Isprazni".

Time ćete izbrisati sve stavke iz mape Izbrisane stavke. Ako vas to onda plaši, odvojite trenutak da najprije premjestite sve važne poruke u arhivu, ali biste trebali redovno isprazniti izbrisane stavke i ne koristiti ga kao arhivu.

Prikaz i brisanje pošte sukoba

Konačna opcija u Čišćenje poštanskog sandučića je brisanje poruka sukoba. To su poruke e-pošte koje Outlook smatra sukobom s postojećom porukom e-pošte jer imaju iste informacije o zaglavlju. To je obično zbog privremenih problema s sinkronizacijom s poslužiteljem Exchange te biste trebali moći izbrisati te poruke e-pošte bez problema. Da biste provjerili imate li e-pošte u mapi Konflikt, kliknite gumb "Prikaži veličinu sukoba" da biste vidjeli filtriranu verziju prozora Veličine mapa.

Ako tamo ima poruka e-pošte, zatvorite prozor Veličina mape, a zatim kliknite gumb "Izbriši" u prozoru Čišćenje poštanskog sandučića.

To je alat za čišćenje poštanskog sandučića. Nije osobito privlačan, ali je učinkovit i koristan.