Kako spremiti e-poštu (i druge stavke) kao datoteke u programu Microsoft Outlook

Možete spremiti e-poštu programa Outlook, kontakte i obveze kao pojedinačne datoteke. Spremanje tih stavki može vam pomoći da im pristupite brže i lakše kasnije. To je prikladan način stvaranja sigurnosnih kopija ili dijeljenja određenih poruka ili jednostavno njihovo jednostavno pristupanje.

Kako spremiti poruku e-pošte kao datoteku

Prvo, pogledajmo kako spremiti poruke kao datoteke u programu Outlook. To može biti korisno ako želite sigurnosnu kopiju e-pošte na računalu (ili kopirati na drugo računalo) ili ako poruku želite koristiti kao predložak za buduće poruke kasnije..

Počnite otvaranjem poruke koju želite spremiti. U prozoru e-pošte kliknite izbornik "Datoteka" na vrpci.

Odaberite naredbu "Spremi kao".

U izborniku "Spremi kao" pronađite mjesto na koje želite spremiti datoteku, a zatim upišite naziv datoteke. Prema zadanim postavkama Outlook ga naziva s naslovom poruke poruke, ali to možete promijeniti u bilo što.

Poruku možete spremiti i kao različite vrste datoteka pomoću padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu". Zadana je Outlookova poruka Format. Ako to odaberete, možete samo dvaput kliknuti datoteku da biste je ponovo otvorili u programu Outlook. No, postoji i nekoliko drugih opcija koje možete odabrati:

Samo tekst: Kada poruku spremite kao datoteku Samo tekst, spremate riječi, a ne bilo kakvo oblikovanje ili slike.
Predložak za Outlook: Spremanje poruke kao predloška programa Outlook znači da možete primijeniti oblikovanje na buduće poruke e-pošte. Kada otvorite datoteku, Outlook stvara novu poruku sa sadržajem datoteke koju možete adresirati i poslati na putu.
HTML: Spremanje poruke kao HTML dokumenta znači da spremate svoju e-poštu da biste je vidjeli na web-stranici. Poruku možete otvoriti u bilo kojem web-pregledniku.
MHT: MHT datoteka je arhivska datoteka web-stranice. Poput HTML datoteke, dizajniran je za gledanje u web-pregledniku. Za razliku od MHT datoteke, HTML datoteka sprema sav tekst, kod, slike i druge medije u jednu datoteku.

Kada završite, kliknite gumb "Spremi".

Vaša je poruka sada spremljena kao datoteka.

Kako spremiti poruku e-pošte kao PDF

Svoju e-poštu možete spremiti i kao PDF pomoću ugrađenog pisača za Microsoft Office. Spremanje u obliku PDF-a sjajan je način spremanja sigurnosne kopije poruke koju ćete moći čitati uz odgovarajuće oblikovanje.

U prozoru poruke kliknite izbornik "Datoteka" na vrpci.

Kliknite naredbu "Ispis".

Kliknite padajući izbornik "Printer", a zatim odaberite opciju "Microsoft Print to PDF".

Imajte na umu da ako na računalu imate instaliranu drugu aplikaciju za izradu PDF-ova (ili ako koristite MacOS), ovdje se mogu razlikovati opcije. Na primjer, ako ste instalirali Adobe, vjerojatno ćete vidjeti opciju "Adobe PDF". To će dobro funkcionirati.

Zatim kliknite gumb "Ispis".

U prozoru "Spremi PDF kao" koji se otvori, odaberite gdje želite spremiti PDF, unesite naziv datoteke, a zatim kliknite gumb "Spremi".

E-poštu ste spremili kao PDF.

I imajte na umu da, budući da samo ispisujete u PDF renderiranje, taj isti trik funkcionira na isti način za spremanje bilo koje stavke u programu Outlook (kontakti, sastanci, itd.) U PDF.

Kako spremiti kontakt kao datoteku

Kontakte možete spremiti i kao datoteke pomoću programa Outlook. Radi gotovo isto kao i spremanje poruka, a može biti i korisno za sigurnosno kopiranje pojedinačnih kontakata ili njihovo premještanje na novo računalo. Kontakti se također spremaju kao Vcard datoteke (CVF) - format koji koriste mnoge druge aplikacije koje rade s kontaktima. To također olakšava prijenos kontakta u drugu aplikaciju ili slanje informacija o kontaktu nekom drugom, tako da je mogu uvesti u aplikaciju koju koriste.

U prozoru Kontakt kliknite "Datoteka" na glavnoj vrpci.

Kliknite naredbu "Spremi kao".

U prozoru "Spremi kao" pronađite mjesto na kojem želite spremiti datoteku kontakta i promijenite ime ako želite.

Kao i kod poruka, ovdje možete odabrati nekoliko različitih formata datoteka iz padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu":

Samo tekst: Kada svoj kontakt spremite kao datoteku Samo tekst, spremate riječi, a ne bilo kakvo oblikovanje ili slike.
Oblik obogaćenog teksta: Spremanje kontakta kao datoteke obogaćenog teksta znači da u datoteku možete spremiti nekoliko različitih vrsta oblikovanja, kao što su podebljani i italtički, zajedno s slikama. Ovaj format može biti koristan ako imate sliku s kontaktnom karticom.
Format poruke programa Outlook: Kada spremite kontakt u Outlook formatu poruke, možete ga otvoriti u programu Outlook (čak i na drugom računalu) i raditi će kao i svaki drugi Outlook kontakt. Ali onda će se ponašati na isti način ako ga spremite u zadani VCF format, tako da ovdje nema mnogo prednosti.

Kada završite, kliknite gumb "Spremi".

Sada ste spremili kontakt kao datoteku.

Kako spremiti sastanak (ili cijeli svoj kalendar) kao datoteku

Kao i kod drugih Outlookovih stavki, takoer možete spremiti svoje obveze kao datoteke. Iako nije ni približno korisno izraditi sigurnosnu kopiju spremljenih kopija pojedinačnih obveza, Outlook podržava standard vCalendar, što znači da možete spremiti sastanak, poslati ga nekom drugom, a zatim ga može uvesti u drugu podržanu aplikaciju.

Otvorite obvezu koju želite spremiti. U prozoru za sastanke kliknite izbornik "Datoteka" na vrpci.

Kliknite naredbu "Spremi kao".

Dođite do mjesta na koje želite spremiti datoteku sastanaka, a zatim mu dodijelite naziv.

Kao i kod poruka i kontakata, ovdje možete odabrati nekoliko različitih formata datoteka iz padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu":

Samo tekst: Kada sastanak spremite kao datoteku Samo tekst, spremate riječi, a ne bilo kakvo oblikovanje ili slike.
Predložak za Outlook: Spremanje vaše obveze kao predloška u programu Outlook znači da možete primijeniti oblikovanje na buduće kalendare ili obveze u kalendaru.
Format poruke programa Outlook: Kada spremite sastanak u format Outlook poruke, možete ga ponovo otvoriti u programu Outlook, čak i na drugom računalu.
HTML: Spremanje poruke kao HTML dokumenta znači da spremate svoju obvezu da biste je vidjeli na web-stranici.
MHT: MHT datoteka je arhivska datoteka web-stranice. Poput HTML datoteke, dizajniran je za gledanje u web-pregledniku. Za razliku od MHT datoteke, HTML datoteka sprema sav tekst, kod, slike i druge medije u jednu datoteku.
Format iCalendar: iCalendar je drugi kalendarski standard koji vam omogućuje prijenos kalendarskih podataka u različite kalendarske aplikacije.

Odaberite ako želite spremiti jednu obvezu ili cijeli kalendar. Spremanje cijelog kalendara pohranit će sve podatke u vaš trenutni Outlook kalendar.

Kada završite, kliknite gumb "Spremi".

I sada ste uspješno spremili sastanak ili kalendar.