Kako ograničiti unos podataka u Excelu uz provjeru valjanosti podataka

Ako koristite Excelove proračunske tablice za prikupljanje podataka od drugih osoba, ali ustanovite da često ispunjavaju vaše pažljivo planirane ćelije pogrešnom vrstom informacija, valjanost podataka može pomoći.

Ovaj alat omogućuje vam ograničavanje određenih ćelija samo za ispravno formatirane podatke. Ako netko uđe u nešto što ne bi smjelo biti tamo - kao što je "ručak u zračnoj luci", umjesto "15,68 dolara" na izvješću o troškovima - Excel odbija unos dok ga ne ispravi. Zamislite to kao pasivno-agresivan način kako bi bili sigurni da ljudi ne troše vrijeme.

Kao primjer, ovdje je osnovni radni list izvješća o troškovima za How-To Geek. Recimo da želimo biti sigurni da ljudi unose samo numeričke vrijednosti oblikovane kao valuta (tj. Neke znamenke, nakon kojih slijedi decimalna točka, nakon koje slijede još dvije znamenke) u određene ćelije.

Najprije odaberite sve ćelije koje želite ograničiti.

Prijeđite na karticu "Podaci" na vrpci, a zatim kliknite gumb "Provjera podataka". Ako vaš prozor nije u punoj veličini i ne možete vidjeti oznake, to je ikona s dva horizontalna okvira, zelena kvačica i crveni krug..

U prozoru Provjera valjanosti podataka na kartici "Postavke" kliknite padajući izbornik "Dopusti". Ovdje možete postaviti određenu vrstu unosa kako biste omogućili odabrane ćelije. Za naše izvješće o troškovima inzistirat ćemo na tome da korisnici unesu broj s dvije decimalne vrijednosti, pa ćemo odabrati opciju “Decimal”. Možete odabrati i druge kriterije, primjerice provjeriti da ćelija sadrži tekst, vrijeme ili datum, tekst određene duljine ili čak i vlastitu prilagođenu provjeru valjanosti.

Bez obzira na vrstu podataka koje odaberete na padajućem izborniku "Dopusti", promjene će vam biti dostupne na ostatku kartice "Postavke". Budući da želimo numeričku vrijednost koja odgovara valuti, padajući izbornik "Podaci" postavljamo na postavku "između". Zatim konfiguriramo minimalnu vrijednost od 0,00 i maksimalnu vrijednost od 10000,00, što je više nego dovoljno za pokrivanje naših potreba.

Da biste ga testirali, kliknite "U redu" da biste primijenili postavke provjere valjanosti, a zatim pokušajte unijeti neispravnu vrijednost. Na primjer, ako upišemo "palačinke" za vrijednost Doručak umjesto cijene obroka, dobit ćemo poruku o pogrešci.

Iako to ograničava ljude na unos samo ispravne vrste podataka, ne daje im nikakvu povratnu informaciju o tome koja vrsta podataka je potrebna. Dakle, postavimo to.

Vratite se u prozor Provjera podataka (Podaci> Provjera podataka na vrpci). Ovdje imate dvije mogućnosti (i možete ih koristiti oboje, ako želite). Karticu "Input Message" možete upotrijebiti za prikaz skočnog alata koji prikazuje ljudima vrstu podataka koju želite kad god odaberu ćeliju za koju je uključena provjera valjanosti podataka. Također možete koristiti karticu "Upozorenje o pogreškama" da biste prilagodili pogrešku koju vide kada unesu pogrešnu vrstu podataka.

Prvo prijeđimo na karticu "Input Message". Ovdje provjerite je li opcija "Prikaži unos poruke kada je odabrana ćelija" uključena. Zatim, unesite tooltip za unos teksta i tekst. Kao što možete vidjeti u nastavku, klikom na jednu od ćelija pojavljuje se poruka koja ljudima daje do znanja što se očekuje.

Na kartici "Upozorenje o pogreškama" možete prilagoditi poruku o pogrešci koju ljudi vide kada unesu pogrešnu vrstu podataka. Provjerite je li opcija "Prikaži upozorenje o pogrešci nakon unosa nevažećih podataka" uključena. Iz padajućeg izbornika "Stil" odaberite stil poruke o pogrešci. Možete se zaustaviti (crveni krug s X), Upozorenje (žuti trokut s uskličnikom) ili Informacije (plavi krug s malim slovom “i”), ovisno o tome koliko želite da poruka dođe.

Upišite naslov poruke, tekst poruke, a zatim pritisnite "U redu" da biste završili.

Sada, ako netko pokuša unijeti neprikladne podatke, ta poruka o pogrešci je malo korisnija (ili sarkastična, ako vam je draže).

To je dodatan rad na postavljanju provjere valjanosti podataka, ali kasnije može uštedjeti mnogo vremena ako koristite proračunske tablice za prikupljanje podataka od drugih ljudi. To je čak korisno za sprečavanje vlastitih pogrešaka. A to je dvostruko točno ako ste postavili formule ili bilo koju vrstu automatizacijskih zadataka koji se oslanjaju na te podatke.