Kako ukloniti skrivene osobne podatke Microsoft Office dodaje u vaše dokumente
Microsoft Office sprema skrivene metapodatke u dokumente sustava Office, uključujući i koliko dugo radite na njima, ime svih koji su radili na dokumentu, kada je dokument izrađen, pa čak i prethodne verzije dokumenta.
Prije nego što javno objavite Officeove dokumente ili ih pošaljete nekome, vjerojatno ćete htjeti provjeriti koje skrivene informacije dokument sadrži i ukloniti osjetljive podatke. Ti metapodaci mogu narušiti vašu privatnost ili biti potencijalno neugodni.
Prikaz i uklanjanje skrivenih podataka
U sustavu Office 2013 ili Office 2010 kliknite izbornik Datoteka, kliknite na Info, a alat Inspect Document bit će front-and-center i obavijestit će vas o potencijalno osjetljivim informacijama koje dokument sadrži. Te su informacije očiglednije nego u starijim verzijama sustava Office, ali je i dalje lako propustiti ako niste svjesni da Office dodaje ove osjetljive podatke u vaše dokumente.
U sustavu Office 2007 kliknite gumb Ured orb na vrpci, pokažite na Priprema i kliknite Pregledaj dokument.
Da biste pregledali skrivene metapodatke u dokumentu, kliknite gumb Provjeri za probleme, kliknite Provjeri dokument i odaberite vrste metapodataka za koje želite pregledati dokument. Možete samo ostaviti sve opcije odabrane za pregled dokumenta za sve vrste metapodataka.
Kliknite Pregledaj i Office će pregledati dokument za metapodatke. Kliknite gumb Ukloni sve pored vrste metapodataka da biste ga uklonili.
Napominjemo da nakon brisanja nećete moći oporaviti većinu tih metapodataka. Iz tog razloga Microsoft preporučuje stvaranje nove kopije dokumenta (koristite značajku Spremi kao) prije uklanjanja metapodataka i objavljivanja dokumenta. Zatim ćete dobiti kopiju dokumenta s metapodacima. Naravno, ako uopće ne želite ove metapodatke, možete ih jednostavno ukloniti bez brige o očuvanju kopije.
Koja vrsta metapodataka sprema Office?
Office sprema svojstva dokumenta, uključujući detalje kao što su autor, predmet, naslov, datum izrade dokumenta, kada ste ga zadnji put izmijenili i koliko ste proveli radeći na dokumentu. Ta će svojstva sadržavati i naziv bilo kojeg predloška koji ste koristili prilikom izrade dokumenta, zaglavlja e-pošte i drugih srodnih informacija. To potencijalno može biti neugodno - na primjer, možete poslati TPS izvješće svom šefu i reći da ste cijeli dan radili na njemu sami. Ali metapodaci bi mogli otkriti da ste radili na TPS izvješću samo nekoliko minuta, surađivali s drugim ljudima i da ste prilikom izrade koristili predložak pod nazivom "Beskoristan predložak TPS izvješća". Što je još gore, tu su i druge implikacije za privatnost - možda ćete htjeti objaviti dokument na webu bez da je vaše ime povezano s njim, ali vaše će se ime po defaultu pojaviti u svojstvima dokumenta.
Zaglavlja, podnožja, vodeni žig i tekst oblikovani kao skriveni tekst također se mogu uključiti, ali se neće pojaviti ako radite skriptu dokumenta. Alat će vam pokazati sadrži li taj dokument te podatke.
Ako ste surađivali s drugim ljudima tijekom pisanja dokumenta, on će sadržavati još više podataka. Metapodaci će prikazivati imena svih koji su radili na dokumentu, kao i sve komentare, oznake revizija, napomene o tinti i prethodne verzije dokumenta. Ako objavljujete dokument na kojem ste radili, vjerojatno ćete htjeti ukloniti sve te podatke umjesto da ih dijelite.
Kako zaustaviti Office iz spremanja metapodataka
Nažalost, morat ćete koristiti alat Inspector dokumenta za uklanjanje osjetljivih podataka iz svakog pojedinačnog dokumenta prije nego što ga objavite ili podijelite s nekim. Ne postoji ugrađeni način za uklanjanje tih podataka iz više dokumenata odjednom, niti postavka na razini cijelog ureda kako bi se spriječilo da Office primijeni ove podatke na dokumente.
Međutim, sustav Office može automatski ukloniti metapodatke svaki put kada spremite datoteku. Ovu postavku morate primijeniti na svaki dokument koji koristite - to je postavka specifična za dokument, a ne postavka na razini cijelog sustava.
Da biste spriječili Office da sprema metapodatke zajedno s dokumentima, kliknite izbornik Datoteka, zatim Mogućnosti i odaberite kategoriju centra za pouzdanost. Kliknite gumb Postavke središta povjerenja i odaberite Mogućnosti privatnosti. Omogućite opciju "Ukloni osobne podatke iz svojstava datoteke na spremanje". Ako se prikaže sivom bojom, kliknite gumb Ispitivač dokumenta u nastavku, pokrenite Dokument inspektora i uklonite sve osobne podatke dokumenta. Zatim trebate kliknuti potvrdni okvir.
Upamtite, ovu opciju morate promijeniti za svaki dokument zasebno.
Ove informacije mogu biti korisne, a neke od njih su čak i presudne za suradnju ili za korporacije da prate tko je radio na dokumentu. Ali kada dođe vrijeme za objavljivanje dokumenta, vjerojatno ćete htjeti ukloniti te metapodatke.
