Kako prepisati tekst iz drugih dokumenata u programu Microsoft Word
Vjerojatno imate tekst koji često upisujete u Wordove dokumente, kao što su adrese. Umjesto ponovnog upisivanja ovog teksta svaki put kada ga trebate, ovaj zajednički tekst možete staviti u jedan Wordov dokument i referencirati ga u drugim dokumentima - čak će se i automatski ažurirati u svim vašim dokumentima ako ga promijenite.
Recimo da želite staviti svoju adresu u podnožje vaših dokumenata, ali adresa se s vremena na vrijeme mijenja. Adresu možete pohraniti u posebnom, uobičajenom Word dokumentu i upotrijebiti polje u izvješću za izvlačenje teksta iz zajedničkog dokumenta i ažurirati ga kad god se promijeni. Pokazat ćemo vam kako se to radi.
Za početak izradite novi Wordov dokument koji će poslužiti kao spremište adrese koju želite umetnuti u druge Wordove dokumente. Spremite je na mjesto koje će biti dostupno drugim dokumentima. Na primjer, nemojte je spremati na mrežni pogon na koji nemate uvijek pristup.
Koristit ćemo oznake za upućivanje na adresu u zajedničkom dokumentu. Upišite niz teksta koji želite umetnuti u druge dokumente (u našem slučaju adresu). Stvorite oznaku tako da označite ime i odete na Insert> Bookmark i dajte joj ime, poput "Address". Pogledajte naš vodič za oznake u programu Word za informacije o njihovom stvaranju.
Imajte na umu da nazivi oznaka ne mogu imati razmake. Preporučujemo da stavite oznaku iznad svake stavke u zajedničku datoteku s podacima kako biste jednostavno znali koje ime koristiti za koju stavku. To je osobito korisno ako planirate imati mnogo stavki koje se mogu ponovno koristiti u ovom zajedničkom dokumentu. U našem primjeru, dodali smo našu adresu zajedničkom informativnom dokumentu i stavili iznad oznake stavku "Adresa".
Kada dodate stavku u zajednički dokument, možete je spremiti i zatvoriti. Otvorite dokument u koji želite umetnuti adresu i postavite pokazivač na mjesto na kojem želite da taj tekst ide. Za naš primjer ćemo dodati podnožje i tamo umetnuti adresu.
Koristit ćemo kod polja INCLUDETEXT za upućivanje na oznaku koju smo stvorili u zajedničkom dokumentu. Da biste to učinili, pritisnite “Ctrl + F9” za umetanje zagrada za polje polja.
NAPOMENA: Ne možete samo upisati normalne zagrade oko kodova polja. Morate koristiti “Ctrl + F9” za umetanje ispravne vrste zagrada.
Kursor se automatski postavlja između zagrada. Upišite sljedeći tekst između zagrada, zamijenite "" s apsolutnom punom putanjom do uobičajene riječi koja sadrži ime koje želite umetnuti. Zamijenite “” s imenom oznake koji ste dodijelili stavci u zajedničkom dokumentu.
INCLUDETEXT ""
NAPOMENA: U kodove polja ne unosite zagrade.
Na primjer, upisali smo sljedeće između zagrada u polju polja:
INCLUDETEXT "C: Korisnik Lori Dokumenti Zajednička informacija \ t
NAPOMENA: Morate koristiti dvostruku kosu crtu na putu, kao što smo i učinili. Također, prilikom tipkanja gornjeg koda u polje, pazite da koristite uobičajene navodnike, a ne pametne navodnike.
Da biste dohvatili adresu iz zajedničkog dokumenta i umetnuli ga u polje koda koji ste upravo unijeli, kliknite desnom tipkom miša na polje polja i odaberite "Ažuriraj polje" iz skočnog izbornika.
Adresa se prikazuje u dokumentu. Zagrade se još uvijek prikazuju oko adrese ako imate uključenu opciju "Prikaži oznake". Ponovno pogledajte naš članak o knjižnim oznakama kako biste saznali kako isključiti ovu opciju. Također, kod polja može biti zasjenjen. Međutim, možete ga i isključiti.
Ako želite promijeniti kod polja, možete ponovno prikazati kôd umjesto rezultata. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite na dobivenu stavku i odaberite "Toggle Field Codes" iz skočnog izbornika. Ponovno se pojavljuje tekst koji ste unijeli u polje polja i možete ga urediti. Jednostavno, ažurirajte polje da biste prikazali novi rezultat.
Kada stvorite zajednički dokument, možete ga koristiti za pohranjivanje drugih stavki koje često upisujete u svoje Wordove dokumente. Jednostavno upotrijebite odvojeno polje INCLUDETEXT u Wordovim dokumentima za svaki podatak koji želite automatski umetnuti iz zajedničkog dokumenta.
