Kako brzo umetnuti blokove teksta u Microsoft Word s automatskim tekstom

Svi imamo nekoliko velikih dijelova teksta koje moramo redovito upisivati ​​- kao što su adresa, dugačka imena ili fraze, ili čak tablice i slike koje često koristite. Značajka automatskog teksta u programu Word omogućuje spremanje tih dijelova teksta i njihovo brzo umetanje s nekoliko pritisaka na tipke, tako da možete trošiti manje vremena na tipkanje.

Značajka automatskog teksta dugo je bila dio sustava Office, ali je sada dio brzih dijelova, koji je dodan u Office 2007. Osim unosa u tekstualni tekst, značajka brzih dijelova omogućuje umetanje svojstava dokumenta (kao što su naslov i autor ) i polja (kao što su datumi i brojevi stranica). Stavke brzih dijelova i automatskog teksta također su poznate kao "građevni blokovi", a Word dolazi s mnogim unaprijed definiranim građevnim blokovima. Također možete dodati onoliko prilagođenih gradivnih blokova koliko želite.

NAPOMENA: Već smo pisali o tome kako prepisati tekst iz drugih dokumenata u programu Word kako biste mogli umetnuti sadržaj za višestruku upotrebu u druge dokumente koji će se automatski ažurirati. Trik o kojem se govori u članku sličan je korištenju unosa u automatski tekst. Međutim, nakon umetanja sadržaja pomoću unosa u automatski tekst, taj se sadržaj neće automatski ažurirati kada promijenite unos automatskog teksta..

Tu je i drugi softver, kao što je slobodan PhraseExpress za Windows, koji obavlja sličan zadatak na razini sustava. To je sjajno jer radi u svakoj aplikaciji, a ne samo u programu Word, ali AutoText ima nekoliko prednosti za sebe - naime, ima više mogućnosti formatiranja (posebno one specifične za Word) nego PhraseExpress, a dostupan je gdje god je Word. Ako, primjerice, ne možete instalirati programe trećih strana na radno računalo, još uvijek možete upotrebljavati AutoText.

Stavke automatskog teksta možete pohraniti samo u predlošcima, a ne u samim dokumentima. Prema zadanim postavkama, novi unosi automatskog teksta pohranjuju se u predlošku Normal.dotm. To ograničava dostupnost vaših stavki automatskog teksta samo na vašem računalu, osim ako svoj predložak Normal.dotm dijelite s drugim strojevima. Možete dodati zapise automatskog teksta u prilagođene predloške, ali s tim postoje ograničenja o kojima ćemo kasnije raspravljati u ovom članku.

Kako stvoriti novi unos automatskog teksta

Za početak izradite novi Wordov dokument i unesite sadržaj (tekst, slike, tablice, itd.) Koji želite dodati kao unos automatskog teksta. Zatim označite sadržaj i kliknite karticu "Umetni".

Ako želite da se tekst unosa u tekstualni tekst pohrani s oblikovanjem odlomka za sve stavke u unosu, uključujući i posljednji paragraf, provjerite je li oznaka odlomka na kraju posljednjeg stavka uključena u vaš odabir. Oznaka odlomka pohranjuje oblikovanje za paragraf. Kada ne odaberete oznaku odlomka na kraju paragrafa, taj paragraf uzima stil stiha okolnog teksta kada ga umetnete. Ako na kraju svakog stavka ne vidite oznaku odlomka, možete ih odabrati u opcijama. Bilo koje oblikovanje znakova koje ste primijenili na svoj sadržaj automatskog teksta automatski se sprema u unos automatskog teksta.

U odjeljku "Tekst" kliknite gumb "Istražite brze dijelove" i pomaknite miša na "Automatski tekst" na padajućem izborniku. Zatim u podizborniku odaberite "Spremi odabir u Galeriju automatskog teksta".

NAPOMENA: Možda ćete primijetiti opciju "Spremi odabir na brzi dio" koja je dostupna izravno u izborniku "Brzi dijelovi". Ova opcija dodaje odabrani tekst kao unos "Brzih dijelova", a ne "AutoText" unos. Unosi "brzih dijelova" i "automatskog teksta" su i građevni blokovi. Tako biste mogli dodati unos, ali raspravit ćemo o dodavanju unosa kao unosa u automatski tekst.

Prikazuje se dijaloški okvir "Create New Building Block". Unesite naziv za stavku automatskog teksta u uređivačkom okviru "Name".

Preporučujemo da imena unosa automatskog teksta razlikuju dovoljno, tako da morate upisati samo nekoliko znakova imena da biste svaki unos umetnuli u dokument. Ako više stavki automatskog teksta ima imena koja su vrlo slična, morat ćete upisati dovoljno imena tako da Word zna koji unos koji želite umetnuti.

Također možete promijeniti kategoriju za ovaj unos. Padajući popis "Kategorija" sadrži opciju "Create New Category" (Stvori novu kategoriju) koja vam omogućuje dodavanje ovog unosa automatskog teksta u prilagođenu kategoriju. Također možete promijeniti "Galerija" u kojoj je unos kreiran.

S padajućeg popisa "Options" možete odrediti kako se unos unosi u dokument. Ako unosite mali dio teksta, kao što je naziv tvrtke, odaberite "Umetni samo sadržaj" koji unosi sadržaj unosa u retku na pokazivaču. Sadržaj možete umetnuti i kao vlastiti odlomak ili na vlastitu stranicu (savršeno za izradu standardnih naslovnih stranica).

Prihvatite zadanu postavku padajućeg popisa "Spremi u". To će spremiti stavku automatskog teksta u vaš predložak Normal.

Nakon što postavite novi unos automatskog teksta, kliknite "U redu".

Kada zatvorite posljednji Wordov dokument koji ste otvorili, u sljedećem se dijaloškom okviru može pojaviti pitanje želite li spremiti promjene koje su napravljene u predlošku Normal.dotm, ako ste uključili opciju za spremanje predloška Normal. Da biste spremili stavku automatskog teksta u predložak "Normal.dotm", kliknite "Spremi".

Kako umetnuti unos automatskog teksta u dokument

Sada kada smo stvorili novi unos automatskog teksta, umetnimo ga u dokument. Izradite novi Wordov dokument ili otvorite postojeći. Ponovno kliknite karticu "Insert" i pomaknite miša preko "AutoText" u padajućem izborniku. Primijetit ćete da je unos automatskog teksta koji ste dodali dostupan izravno u podizborniku “AutoText”. Odaberite da biste umetnuli sadržaj u taj unos.

Također možete umetnuti stavku automatskog teksta tako da počnete upisivati ​​naziv unosa automatskog teksta. Mali popup prikazuje s odgovarajućim unosom automatskog teksta i uputama da pritisnete “Enter” za umetanje. Pritisnite “Enter” za umetanje cjelokupnog unosa automatskog teksta u dokument. Možete pritisnuti i "F3".

Sadržaj stavke automatskog teksta je umetnut, zajedno s izvornim prelomima retka i oblikovanjem.

Da biste brže i lakše umetali stavke automatskog teksta, možete dodati gumb "AutoText" na alatnu traku za brzi pristup.

Kako uključiti "Prikaži prijedloge za samodovršetak"

Ako ne vidite prijedlog automatskog dovršavanja kada unesete naziv unosa u automatski tekst, možda ćete morati uključiti opciju "Prikaži prijedloge za samodovršetak".

Da biste uključili "Prikaži prijedloge za samodovršetak", otvorite postojeći Wordov dokument ili izradite novi i kliknite karticu "Datoteka".

Na zaslonu u pozadini kliknite "Opcije" na popisu opcija s lijeve strane.

Kliknite "Napredno" na popisu stavki na lijevoj strani dijaloškog okvira "Opcije programa Word".

U odjeljku "Mogućnosti uređivanja" potvrdite okvir "Prikaži prijedloge za samodovršetak" kako bi se potvrdila kvačica.

Sada ćete moći pritisnuti “Enter” nakon što upišete dio naziva unosa automatskog teksta da biste ga umetnuli.

Kako urediti sadržaj postojećeg unosa automatskog teksta

Recimo da ste se preselili u novi dom i da morate promijeniti adresu u stavci automatskog teksta. To je lako učiniti. Jednostavno unesite željeni unos u novi Wordov dokument, odaberite ga, a zatim pristupite podizborniku "AutoText" kao što smo ranije opisali. Odaberite opciju "Spremi odabir u galeriju automatskog teksta" u podizborniku ispod svih postojećih stavki automatskog teksta.

Unesite isto ime kao postojeći unos automatskog teksta u uređivačkom okviru "Name" i kliknite "OK".

Prikazuje se dijaloški okvir za potvrdu. Kliknite "Da" da biste zamijenili prethodni unos automatskog teksta novim.

Sada možete umetnuti ažurirani unos automatskog teksta u bilo koji novi ili postojeći Wordov dokument kao i prije.

NAPOMENA: Zapamtite, promjena unosa automatskog teksta NE mijenja sadržaj tog unosa u postojeće dokumente tamo gdje ste ga već umetnuli. Revidirani sadržaj unosa automatskog teksta koristi se samo prilikom umetanja unosa u bilo kojem trenutku nakon promjene.

Kako urediti svojstva postojećeg unosa automatskog teksta

Osim uređivanja sadržaja stavke automatskog teksta, možete promijeniti i svojstva unosa, kao što je predložak u kojem je pohranjen, kategoriju i tako dalje.

Da biste to učinili, izradite novi Wordov dokument ili otvorite postojeći. Kliknite karticu "Umetni", a zatim u odjeljku "Tekst" kliknite gumb "Istražite brze dijelove". Na padajućem izborniku odaberite "Organizator građevinskih blokova".

Prikazuje se dijaloški okvir "Organizator građevinskih blokova". Prikazuje se popis svih “građevnih blokova” koji prikazuju “ime” svakog od njih i koji su “galerija”, “kategorija” i “predložak”. Oni se navode po abecednom redu prema “galeriji”. Naš novi "Address" unos nalazi se na vrhu jer je u galeriji "AutoText". Kliknite na unos da biste ga odabrali. Pregled unosa prikazuje se na desnoj strani dijaloškog okvira.

Nakon odabira unosa "Adresa", kliknite "Uredi svojstva" ispod popisa "Zgrada".

Isti dijaloški okvir prikazuje se kada ste kreirali stavku automatskog teksta; Međutim, sada se zove "Modificiraj građevinski blok". Promijenit ćemo "Opciju" u "Umetanje sadržaja u vlastiti paragraf, tako da je adresa uvijek umetnuta počevši od zasebnog retka, čak i ako se pokazivač nalazi na kraju druge linije. Kliknite "OK" nakon što napravite promjenu.

Ponovno se prikazuje potvrdni dijaloški okvir koji potvrđuje da želite zamijeniti unos automatskog teksta s revidiranim. Kliknite "Da".

Kako izbrisati unos automatskog teksta

Ako otkrijete da više ne trebate unos automatskog teksta, možete ga izbrisati iz zbirke građevnih blokova. Da biste izbrisali stavku automatskog teksta, otvorite dijaloški okvir "Organizator blokova", kao što je opisano u posljednjem odjeljku. Odaberite unos automatskog teksta koji želite izbrisati i kliknite "Izbriši" ispod popisa "Blokovi za izradu".

Prikazuje se dijaloški okvir za potvrdu s upitom jeste li sigurni da želite izbrisati odabrani građevni blok, u ovom slučaju stavku automatskog teksta. Kliknite "Da" za brisanje unosa. Vratit ćete se u dijaloški okvir "Organizator blokova". Kliknite "Zatvori" da biste ga zatvorili i vratili se u dokument.

Čini se da sam tekstualni tekst ima jednu varku kada koristi prilagođeni predložak. Testirali smo dodavanje stavki automatskog teksta u prilagođeni predložak, ali kada smo izradili novi dokument na temelju tog predloška, ​​unos automatskog teksta nije bio dostupan. Međutim, kada smo kreirali novi dokument na temelju predloška Normal i zatim priložili prilagođeni predložak tom dokumentu, bio je dostupan unos automatskog teksta. Dakle, ako želite spremiti stavke automatskog teksta u svoj vlastiti prilagođeni predložak, svakako priložite predložak svojim dokumentima nakon što ste ih izradili ili u suprotnom vaše stavke automatskog teksta neće biti dostupne. Ako otkrijete drugačije, obavijestite nas u komentarima.

Starije verzije programa Word (2003 i prije) omogućile su kopiranje stavki automatskog teksta iz jednog u drugi predložak. Međutim, od Worda 2007 ta je funkcija uklonjena.