Kako da biste dobili Obavijest Outlook za važne poruke samo
Microsoft je smatrao da su korisni kada postavljaju obavijesti za novu e-poštu. Međutim, stalna baraž obavijesti može također poremetiti vašu misao. Obavijesti možete potpuno isključiti ili još bolje - možete postaviti Outlook da vas samo obavještava o važnim porukama e-pošte.
Kako stvoriti jednostavno pravilo
Ako trebate odgovarati na određene osobe, kao što su klijenti, vaš šef ili članovi vaše obitelji, možete koristiti pravila u programu Outlook za primanje obavijesti samo o određenim porukama. Evo kako postaviti pravilo koje prikazuje samo obavijesti e-pošte od određenog pošiljatelja.
Najlakši način da postavite ovo pravilo je pronaći poruku e-pošte od te osobe. Za ovaj primjer postavit ću pravilo da me obavijesti kada primim e-poštu od svog šefa, jer su poruke e-pošte od vašeg šefa uvijek važne, zar ne? Dakle, desnim klikom na e-poruku glavnog urednika How-To Geek-a, Whitsona Gordona, i odaberite "Pravila", a zatim "Napravi pravilo" iz skočnog izbornika.
U dijaloškom okviru "Kreiraj pravilo" odaberite uvjete pod kojima želite primati obavijesti o novoj e-pošti. Želim odmah primati obavijesti o porukama e-pošte koje primam od Whitsona, tako da odaberem prvi potvrdni okvir.
Također označim potvrdni okvir "Poslano na" i provjerite je li moje ime odabrano s padajućeg popisa, tako da ću primati obavijesti za e-poštu poslanu iz Whitsona izravno meni. Ako ne želite biti obaviješteni o porukama e-pošte gdje ste CC'ed ili jednom od nekoliko primatelja, odaberite "Samo ja" s padajućeg popisa "Poslano u". Kliknite "OK" nakon što odaberete.
Prikazuje se dijaloški okvir "Success" (uspjeh) s opcijom "Pokreni ovo pravilo sada u porukama koje su već u trenutnoj mapi". Kliknite "OK". Želim saznati koje su poruke e-pošte u mape pristigle pošte od Whitsona, pa sam označio potvrdni okvir.
Pojavit će se dijaloški okvir "Nova pošta upozorenja" koji zahtijeva trenutnu akciju. Trenutačno imam samo jednu e-poštu od Whitsona u svojoj pristigloj pošti, tako da je to jedina navedena u ovom dijaloškom okviru. Međutim, ako je bilo više poruka e-pošte od Whitsona, svi bi bili ovdje navedeni. Ako želite pogledati e-poštu izravno iz ovog dijaloškog okvira, odaberite poruku e-pošte koju želite pregledati i kliknite "Otvori stavku". Kliknite "Zatvori" da biste zatvorili dijaloški okvir.
Dijaloški okvir "Nova pošta upozorenja" ostaje otvoren dok ne kliknete "Zatvori", čak i kada otvorite poruku e-pošte iz dijaloškog okvira, a zatim zatvorite poruku.
Kako stvoriti naprednija pravila
Prilikom stvaranja pravila, možete birati između dodatnih, specifičnijih opcija nego što su dostupne u glavnom dijaloškom okviru "Stvori pravilo". Da biste to učinili, otvorite dijaloški okvir "Napravi pravilo", kako je ranije opisano u ovom članku. Zatim kliknite "Napredne opcije".
Prvi zaslon u dijaloškom okviru "Čarobnjak za pravila" prikazuje popis detaljnih uvjeta za provjeru. Potvrdite okvire za uvjete koje želite provjeriti za obavijesti e-poštom. Želim primati obavijesti kada primam poruke od Whitsona koje sam poslao samo meni, pa sam odabrao te uvjete.
Plavo podcrtani tekst veze su koje kliknete da biste odredili vrijednost koju želite provjeriti u tom stanju. Nakon što odaberete taj uvjet, kliknite na plavi link na tom uvjetu u okviru "Korak 2" da biste uredili vrijednosti.
Nakon što odaberete uvjete koje želite provjeriti, kliknite "Dalje".
Sada odaberite opcije koje će označiti što treba učiniti s primljenom porukom koja odgovara odabranim uvjetima. Možete napraviti stvari poput premještanja poruke u određenu mapu, proslijediti je jednoj ili više osoba, odgovoriti pomoću predloška ili je označiti kao pročitanu. Želim primati upozorenje o radnoj površini kada dobijem poruku e-pošte od Whitsona, tako da odaberem zadnju opciju na popisu, "prikaži upozorenje za stolno računalo". Nakon što odaberete što želite učiniti s porukom, kliknite "Dalje".
Sljedeći zaslon pruža opcije za postavljanje iznimaka od pravila, kao na primjer, ako ne želite primati obavijest ako je poruka poziv na sastanak ili ažuriranje. Odaberite sve iznimke koje želite primijeniti na svoje pravilo i kliknite "Dalje". Ne želim nikakve iznimke, pa samo kliknem na "Dalje" da preskočim ovaj zaslon.
Posljednji zaslon omogućuje vam da navedete ime pravila i postavite neke opcije pravila, uključujući i jednu za "Uključi ovo pravilo" odmah. Ako želite odmah pokrenuti pravilo na porukama koje su već u pristigloj pošti, odaberite opciju "Pokreni ovo pravilo sada u porukama koje su već u mapi" Primljeno "..
Pregledajte opis pravila pod "Korak 3" i kliknite "Završi" kada završite.
Kada primim poruku e-pošte od Whitsona, na radnoj površini sustava Windows pojavit će se upozorenje na radnoj površini. Imajte na umu da se to razlikuje od dijaloškog okvira "Upozorenja nove pošte", umjesto toga, to je izvorna obavijest sustava Windows. Ako vam je draži ovaj stil obavijesti, morat ćete proći kroz "Napredne opcije" za svako pravilo koje izradite ".
Kako urediti pravila
Lako je mijenjati, brisati ili čak privremeno isključivati pravila. Želim modificirati svoje pravilo da bi se prikazao dijaloški okvir "Nova pošta", a ne "Desktop Alert". Da biste to učinili, kliknite karticu "Početna".
Kliknite gumb "Pravila" u odjeljku "Premjesti" i na padajućem izborniku odaberite "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
Prikazat će se dijaloški okvir "Pravila i upozorenja". Na kartici "Pravila e-pošte" kliknite "Promijeni pravilo" i na padajućem izborniku odaberite "Uredi postavke pravila".
Kao što smo već spomenuli, prvi zaslon "Čarobnjaka za pravila" prikazuje popis uvjeta koje možete provjeriti na dolazne poruke e-pošte. Odabiri koje sam napravio prilikom prvog postavljanja prikaza pravila na vrhu popisa i opisa s trenutnim postavkama prikazuju se u okviru pod "Korak 2". Ne želim mijenjati uvjete, pa kliknem na "Dalje". Ako želite promijeniti uvjete pravila, izvršite promjene i kliknite "Dalje".
Na ekranu s popisom radnji koje se poduzimaju za dolazne poruke e-pošte (ovisno o uvjetima), onemogućavam opciju "Prikaži upozorenje na radnoj površini", koja se prikazuje na vrhu popisa, a zatim kliknite "Dalje".
Recimo da želite prikazati više dijaloškog okvira "Nova pošta upozorenja" u sebi. Pomaknite se dolje na dno popisa radnji i označite potvrdni okvir "Prikaži određenu poruku u prozoru upozorenja za novu stavku". Da biste prilagodili poruku koja se prikazuje u dijaloškom okviru "Nova pošta upozorenja", kliknite vezu "određena poruka" u okviru u odjeljku "Korak 2".
U dijaloškom okviru "Poruka upozorenja" unesite poruku za prikaz u dijaloškom okviru "Nova pošta" i kliknite "U redu".
Ako želite dodati ili ukloniti sve iznimke, kliknite "Dalje" da biste pristupili popisu iznimaka i izvršili promjene. Da biste promijenili naziv pravila ili promijenili druge opcije na zadnjem zaslonu "Čarobnjaka za pravila", ponovno kliknite "Sljedeće" na zaslonu iznimaka. Ne želim ništa drugo mijenjati, pa kliknem na "Završi" na zaslonu radnji da bih prihvatio svoje izmjene i zatvorio "Čarobnjak za pravila".
Vratili ste se u dijaloški okvir "Pravila i upozorenja". Kliknite "OK" da biste ga zatvorili. Da biste odmah pokrenuli pravilo, kliknite "Pokreni pravila sada" na vrhu kartice "Pravila e-pošte".
U dijaloškom okviru "Pokreni pravila sada" u okviru "Odabir pravila za pokretanje" potvrdite okvir za pravilo koje želite pokrenuti i kliknite "Pokreni sada".
NAPOMENA: Kada pokrenete pravilo, dijaloški okvir "Pokreni pravila sada" ne zatvara se automatski. Morate kliknuti "Zatvori" da biste ga zatvorili. Dijaloški okvir "Pravila i upozorenja" se ne zatvara automatski, pa kliknite "U redu" da biste ga zatvorili.
Prikazuje se dijaloški okvir "Nova pošta upozorenja" s prilagođenom porukom na vrhu.
Značajka Pravila u programu Outlook pruža mnoge mogućnosti za automatsko rukovanje porukama e-pošte. Određene poruke možete premjestiti u određene mape, izvoditi radnje na porukama e-pošte s određenim tekstom u naslovnoj liniji ili čak automatski izbrisati poruke na temelju određenih uvjeta. Outlook Pravila svibanj činiti overwhelming na prvi zbog svih opcija na raspolaganju. Međutim, ako znate kako upravljati određenim porukama e-pošte, nije teško stvoriti i upravljati vlastitim pravilima.
