Kako poslati e-mail svom profesoru i dobiti brz odgovor

Fotografija: uniinnsbruck

Profesori su neki od najprometnijih ljudi. Moraju držati predavanja, održavati radno vrijeme, raditi s diplomantima i kolegama, prisustvovati konferencijama i drugim javnim događajima, te provoditi, objavljivati ​​i prezentirati istraživanja. No, iako su kratki na vrijeme, postoje načini komunikacije s njima putem e-pošte i pravodobnog odgovora kako biste mogli nastaviti s radom s manje poteškoća.

Stavite lice u ime

Idealno je osobno susresti svog profesora prije slanja te prve e-pošte. Predstavite se tijekom prvog tjedna škole. Neka vaš profesor zna za vaše interese, vaša pitanja ili nešto drugo jedinstveno za vas. Pokazujući da ste dovoljno brižni da biste ih bolje upoznali, potičete ih da pravovremeno reagiraju na vaše zahtjeve. Što bolji dojam ostavite, bolje će vas pamtiti.

Kada dođe vrijeme za slanje te prve poruke e-pošte s pitanjima o zadatku, vaš će profesor moći staviti vaše lice na vaše ime. To im pomaže staviti vašu e-poštu u kontekst. Ako su već uspješno komunicirali s vama u prošlosti, bit će spremniji ponovno komunicirati bez oklijevanja. I možda će već vjerovati da ste ozbiljan učenik.

Koristite detaljni redak predmeta

Predmet je sve kada je u pitanju dobivanje pravovremenog odgovora na e-poštu. Prije svega, kada ljudi primaju e-poštu od pošiljatelja koje ne poznaju, oni gledaju na naslov teme za tragove. Na temelju same teme, oni mogu izbrisati poštu koja izgleda spammi ili im je jednostavno nevažna.

Sada su profesori dužni odgovoriti na e-mail učenika o administrativnim pitanjima i pitanjima vezanim za klasu. Ali tema predmeta je još uvijek važna za brzo prelaženje profesoru. Napravite liniju predmeta tako da je, nakon što je vidite, vaš profesor odmah otvori i pročita - umjesto da je popunjava za kasnije čitanje. (Sljedeći cilj je izraditi e-poštu na takav način da odmah nakon čitanja vaš profesor odmah odgovori, ali na to ćemo doći kasnije.)

Dakle, prije slanja e-pošte suzite ga na specifičnu svrhu. Navedite tu svrhu izravno kao što možete u predmetu.

Umjesto da koristite "Želim se upisati u vaš razred", navedite ime klase i kako vam mogu pomoći da se učlanite:

Što možete biti specifičniji, lakše ćete to učiniti za svog profesora. Vrlo specifičan naslov omogućuje im da na prvi pogled saznaju što se od njih očekuje.

Budite ljubazni i formalni

Nakon što upotrijebite dobar predmet, morate se pobrinuti da vaše otvaranje ne spriječi vašeg profesora da pročita cijelu poruku. Ne želiš reći "Hej" i onda nastaviti sa svojom porukom. To postavlja neprofesionalni ton koji može biti zapreka učinkovitoj komunikaciji. Želite pogriješiti na strani ljubaznosti.

Napišite svoju poruku tako pristojno i s poštovanjem kao što možete, čak i ako to znači dopustiti neku netočnost. Primjerice, recimo da tijekom ljeta pohađate kolegij na koledžima u zajednici kako biste ispunili opće zahtjeve. Vaš instruktor nije tehnički profesor, ali je upravo počeo podučavati honorarno ove godine.

Još im se želite obratiti kao “profesoru” jer je to formalno, pristojno i to pokazuje da ste željni uspostavljanja dobre komunikacije. Err na strani ljubaznosti sve dok se ne ispravi - kada vas instruktor insistira da ih nazovete "Mr. Bob ili Joey.

Evo još nekoliko načina da vaša poruka bude ljubazna:

• Uvijek se potpisujte sa svojim imenom - po mogućnosti prvi i zadnji ako ima puno učenika u razredu.
• Zatvorite rečenicu ili izraz koji pokazuje vašu zahvalnost za njihovo čitanje vaše poruke. To može biti rečenica prije potpisivanja vašeg imena, kao što je: "Cijenim što gledate u ovog profesora Johna." Ili to jednostavno može biti "Hvala vam", nakon čega slijedi vaše ime.
• Ostanite na temi; ići na tangente ukazuje na to da ne poštujete njihovo vrijeme, jer vjerojatno imaju stotine drugih poruka e-pošte.
• Nemojte pretpostavljati da će oni učiniti sve što tražite. Postoje neke stvari koje profesori moraju učiniti za učenike, kao što je davanje dozvole za ulazak na tečaj ako ispunjavate preduvjete. Ali čak i bez obzira na to, nemojte pretpostavljati da će učiniti sve što zatražite. Ne želiš pokazati nepoštovanje ili im dati razlog da ponovno razmisli kako i ako ti žele pomoći. Zato pitajte ljubazno, pokazujući što je moguće manje pretpostavki.

Koristite odgovarajuća imena i oznake

Kao što je već pokriveno, upotrijebite odgovarajuće naljepnice unutar svoje specifične teme i uputite se svom profesoru. Provjerite jesu li oznake, brojevi, datumi i vremena ispravni. Ako niste jasni u pogledu vremena sastanka ili slučajnog upućivanja pogrešnog testa, vaš će profesor morati potrošiti dodatno vrijeme za dvostruku provjeru i eventualno ponovno slanje e-pošte radi jasnoće. To pretvara potencijalno brzi odgovor na razgovor koji se proteže na više poruka e-pošte.

Drži se točke

Kada krenete na tangente u e-pošti ili otkrijete više (osobnih) informacija nego što je potrebno za zadatak, to u konačnici gubi dragocjeno vrijeme čitanja vašeg profesora - kao i vaše vlastito vrijeme. Pridržavanje točke je jedan od nekoliko načina za smanjenje vremena provedenog u slanju e-pošte i smanjenje potrebe za pisanjem dodatnih poruka e-pošte radi pojašnjenja.

Izbrišite nepotrebne riječi i fraze, kao što je: "Pitao sam se ako" ili "Mislite li da biste mogli ..." Umjesto toga, samo postavite pitanje. Možda je zastrašujuće biti tako iskren sa svojim profesorom, ali s praksom to neće dugo trajati. Zato što ćete naučiti dobiti točku na profesionalan način, a to gradi povjerenje.

Evo primjera poruke koja duže traje za čitanje i koja više ometa u svom duljem obliku:

Kao što možete vidjeti, sažeti obrazac učinkovitije prenosi poruku:

Držite ga kratko

Držati ga kratko je sličan ostati na mjestu. U idealnom slučaju ne želite više od tri do četiri rečenice u odlomku. A ne želite staviti jednu poruku s previše odlomaka. Osim ako ne dijelite povratne informacije ili osobnu priču koja će pomoći vašem profesoru da vas upozna i bolje razumiju kako vam mogu pomoći.

Izradite izravan zahtjev

Čak i ako imate veliku temu, još uvijek trebate pratiti samu poruku. To činite tako da svoj zahtjev izravno pošaljete. Može biti jasnije ako izrazite zahtjev kao pitanje. Ili, ako koristite otvarač "Molim vas ... [ovdje zatražite]." Imajte na umu da ako šaljete e-mail svom profesoru samo da biste dobili njihovo mišljenje o nekoj temi, to je još uvijek zahtjev jer tražite da odvojite vrijeme za dijeljenje ono što znaju.

Postavite svoj zahtjev tako jasno da vaš profesor neće imati pitanja o tome što tražite od njih. Ako možete izvršiti ovaj važan korak, možete pomoći svom profesoru da poduzme akciju odmah nakon čitanja vaše e-pošte. I ne samo da ćete dobiti brzi odgovor od njih, nego ćete i prije ući u taj razred.

Follow Up

Čak i ako uspješno primijenite gore navedena načela u e-pošti svom profesoru, a vi ne dobijete pravovremeni odgovor, moglo bi biti da vaš profesor još nije stigao na vašu e-poštu ili je trenutno nedostupan neko vrijeme. Ne brinite se o razlozima, samo se ljubazno javite ako ih niste čuli više od dva dana. Različiti kampusi imaju različite politike ili kulture (čak i ako su nepisane) za ono što se smatra pravovremenim odgovorom, tako da može varirati ovisno o vašoj ustanovi ili kontekstu.

Primijenite gore navedene primjere načela na svoju e-poštu za praćenje. Ako iz nekog razloga još uvijek ne uspijete, druga e-pošta može biti prikladna nakon još tri do četiri dana (opet, ovisno o situaciji). Ili je možda vrijeme da razgovarate sa svojim profesorom osobno. Ako je to slučaj, provjerite od njih kako najbolje komunicirati putem e-pošte.

Učinkovito komuniciranje sa svojim profesorom po potrebi uvelike poboljšava vaše šanse za uspjeh u određenoj klasi. Neka ta komunikacija bude pravovremena, glatka i produktivna kako biste mogli ostati usredotočeni na svoj posao.