Kako sastaviti i poslati e-poštu u programu Outlook 2013

Outlook je prilično sinonim za e-poštu. Stoga, osim svih drugih značajki, želite biti sigurni da ćete ga koristiti što učinkovitije e-poštom.

Već neko vrijeme pokrivamo aspekte programa Outlook, a uredni veterinari iz ureda već će znati sve te stvari, ali novi korisnici, poput onih koji trebaju znati kako koristiti Outlook u uredskom okruženju, možda će morati znati kako koristiti Outlook svakodnevno. Međutim, to je višestruka i zrela aplikacija za e-poštu koju bi korisnici Windowsa trebali imati u svom paketu alata.

Budući da postoji mnogo toga za naučiti, imamo malo vremena za gubljenje, pa počnimo odmah s time kako sastaviti i poslati poruke, kao i podijeliti sve opcije koje možete prilagoditi kako bi Outlook učinio korisnijim i ugodnijim iskustvom.

Brzo sastavljanje i slanje poruke

Ako želite ili trebate razumjeti same osnove programa Outlook, napisali smo praktičan vodič za početnike. Preporučujemo da je pročitate ako je Outlook potpuno nov.

U suprotnom, iz ulazne pošte programa Outlook možete kliknuti gumb "Nova e-pošta" ili upotrijebiti "CTRL + N".

Novi prozor s porukom trebao bi biti prilično jednostavan. Ako ste ikada koristili Microsoft Word ili sličan program za uređivanje teksta, značajke Basic Text će vam bez sumnje biti poznate.

U ovom trenutku biste naveli na koga šaljete poruku, sastavite poruku i kliknite gumb "Pošalji". To je sve dobro i dobro ako samo sastavljate jednokratnu poruku i onda ste završili s njom, ali tu ima više toga.

Osvježavanje kontakata

Kada sastavite novu e-poštu, prvo što ćete vjerojatno učiniti jest da unesete primatelja ili primatelja. To možete učiniti tako da jednostavno upišete adresu e-pošte ili da kliknete na "Da ..." i odaberete imena iz adresara.

Zapamtite, ako želite brzo odabrati dvije ili više adresa istovremeno, držite CTRL i kliknite svako ime koje želite odabrati, a zatim odaberite opcije adresiranja: Za i Cc (ili Bcc). Kada odaberete sve primatelje, kliknite "U redu".

Ako već nemate adresar, pokriveni smo. Svoje kontakte možete uvesti u Outlook iz usluge Gmail ili slične usluge e-pošte.

Promjena adrese odgovora

Recimo da imate više od jednog računa e-pošte koji je povezan s programom Outlook. Kako šaljete e-poštu s drugih računa?

Primijetit ćete da na gumb “Od” postoji mala strelica. Kliknite taj gumb i vidjet ćete druge račune u padajućem popisu kako biste mogli odabrati drugi račun e-pošte.

Alternativno, možete koristiti račun e-pošte koji nije povezan s programom Outlook, primjerice ako koristite tuđe računalo ili koristite računalo na poslu i želite odgovoriti na svoj osobni račun.

Ako to učinite, imajte na umu nekoliko stvari. Prvo, bez obzira na poruku koju pošaljete, kopirat će se u mapu Poslana pošta, stoga ne šaljite ništa osobno osim ako ga ne želite izbrisati i isprazniti. Također, ako šaljete poruku s posla, vjerojatno će je pohraniti na svoj poslužitelj e-pošte.

Potpisi i stacionarni

Možda ste već upoznati s konceptom potpisa ili ih čak možete i sami koristiti. U osnovi, potpisi su posebni unaprijed sastavljeni bitovi teksta koje možete dodati svakoj poruci. To mogu biti vaši kontaktni podaci, vitalne informacije o proizvodu ili događaju koji promovirate, ili samo duboki citat koji vam se stvarno sviđa.

U ovom primjeru priložit ćemo potpis s pojedinostima o budućim planovima za odmor. Taj ćemo potpis priložiti svim porukama e-pošte koje potječu s našeg radnog računa, ali ne i odgovorima i naprijed.

Odavde, dok ne uklonite potpis pomoću ovih postavki, upozorenje za odmor pojavit će se svaki put kada sastavite novu poruku e-pošte.

stacionaran?

Potpisi su jednostavno dovoljno za shvatiti, ali što je sa stacionarnim? Sve dok je ondje, idemo naprijed i raspravimo o tome. Kao što je to slučaj s potpisima, vjerojatno ste vidjeli neku vrstu e-pošte u nekom ili drugom obliku, ali u osnovi radi ovako: budući da šaljete e-poštu kao HTML, stacionarni vam samo omogućuje dodjeljivanje pozadina, različitih stilova fontova i boje poruke.

Vidite ovdje kako ovo funkcionira. Odabrali smo temu "Medvjedi" s popisa, što nam daje pozadinu s medvjedima koji ga ukrašavaju.

Naravno, ako ste na poslu, možda ćete se htjeti suzdržati od poruka s medvjedićima i slično, ali ako želite da se vaše poruke doista ističu, onda možete koristiti stacionarnu značajku da biste stvorili neke stvarno atraktivne rezultate.

Odgovaranje na poruke i prosljeđivanje poruka

Odgovaranje i prosljeđivanje poruka je jednostavno i vjerojatno ste već primijetili alate za odgovor na vrpci.

Vidite odgovor, odgovorite na sve (koristite s oprezom) i proslijedite opcije koje su prilično razumljive, ali što je s ostalim opcijama?

Ako kliknete "Sastanak", možete zatražiti sastanak kada odgovorite; provjerite sve opcije koje dobijete kada to učinite.

Mi ćemo pokriti sastanke detaljnije u nadolazećem članku gdje ćemo raspravljati o ovlastima kalendara programa Outlook.

Postavljanje opcija za odgovore i prosljeđivanje

Otvorimo odgovor i proslijedimo opcije za brz pogled. Postoji nekoliko načina na koje možete promijeniti izgled izvornih poruka prilikom odgovaranja ili prosljeđivanja ili je uključen kao privitak, ili uopće nije.

Također možete odrediti kako se otvaraju odgovori i prosljeđuju, te jesu li vaši komentari navedeni ispred vašeg imena.

Ostale opcije e-pošte programa Outlook

Postoji mnogo drugih stvari koje se događaju u opcijama Maila, pa prije nego što vas ostavimo danas, želimo provesti neko vrijeme razgovarajući o njima.

Evo nekih osnovnih stvari kao što su opcije za uređivanje za promjenu načina sastavljanja poruka, mogućnosti pravopisa i automatskog ispravljanja te mogućnosti potpisa i stacionarnih poruka koje smo već dotakli.

Mnoge od ovih opcija otvaraju se za pod-opcije Na primjer, ako kliknete "Mogućnosti urednika ...", otkrit ćete cijeli niz dodatnih potvrdnih okvira (podijeljenih u dvije kategorije, Proofing i Advanced) da biste se probili kroz.

Pomicanjem prema dolje postoje opcije dolaska poruka kako biste odabrali način na koji vas Outlook upozorava kada poruke stižu u pristiglu poštu.

Kao i način na koji Outlook označava stavke pročitane kada koristite okno za čitanje.

Možete odlučiti koliko često se poruke automatski spremaju, gdje su spremljene i tako dalje.

Kada šaljete poruke što se događa? S opcijama "Pošalji poruke" odaberite zadane razine važnosti i osjetljivosti, automatsko provjeravanje imena i još nekoliko malih, ali različitih izmjena koje možete napraviti u korisničkom iskustvu.

Ako ste zainteresirani za praćenje poruka, postoje i načini za prilagodbu. Na primjer, ovdje možete uključiti pročitane račune, koji vam šalju obavijest svaki put kad netko čita vašu e-poštu.

Konačno, nalazimo neke opcije za promjenu formata vaših poruka, koje vjerojatno nikada nećete koristiti.

Ostale opcije imaju neke korisne značajke, kao što su prikazivanje opcija za lijepljenje (možda i neugodno) te prikazivanje sljedećih i prethodnih veza u zaglavljima poruka prilikom čitanja kroz više poruka u pristigloj pošti (vjerojatno korisno).

Postoje i opcije za konfiguriranje načina na koji program izvodi čišćenje razgovora, ali pokrivat ćemo to i druge aspekte upravljanja poštom u programu Outlook u novom članku.

E-pošta je tako sastavni dio Outlooka, malo je čudo da postoji mnogo načina za njegovo konfiguriranje. Nepotrebno je reći, kako se naučite koristiti Outlook, vraćate se povremeno na opcije kako biste promijenili određene aspekte oblikovanja e-pošte i ponašanja.

Nismo završili s istraživanjem Outlooka, još uvijek imamo mnogo toga za pokazati, kao što su načini na koje ćete rukovati slanjem i primanjem privitaka, kalendara, zadataka i još mnogo toga. Za sada, međutim, želimo čuti više od vas, pa vas molimo da nam ostavite kratku poruku u našem forumu za raspravu.