Kako odabrati količinu slanja Outlookovih preuzimanja na vaše računalo

Možda mislite da će Outlook prikazati svu vašu poštu (nakon svega, zašto to ne bi učinio), ali prema zadanim postavkama Outlook klijent zadržava samo posljednju godinu e-pošte na vašem računalu. Sva vaša pošta još uvijek postoji na poslužitelju Microsoft Exchange, ali nije vidljiva u programu Outlook. Evo zašto Microsoft postavlja ovu zadanu postavku i kako je promijeniti ako želite.

Bilješka: Sljedeće informacije obuhvaćaju sve verzije programa Outlook iz razdoblja 2013.-2019., Uključujući Outlook 365. Primjenjuje se samo ako se povezujete s poslužiteljem Microsoft Exchange, a to uključuje i povezivanje s uslugom Hotmail ili Outlook.com. Ako se povežete s drugom uslugom, kao što je Gmail ili osobni poslužitelj e-pošte, možete konfigurirati te opcije, ali Outlook će ih ignorirati.

Zašto Outlook ne prikazuje sve moje poruke?

Kada instalirate Microsoft Office, provjerava vašu veličinu diska kako biste bili sigurni da imate dovoljno prostora za instaliranje svih aplikacija. Također koristi tu provjeru za postavljanje parametra u programu Outlook koji određuje koliko će se poruka preuzeti na vaš lokalni stroj, na temelju sljedećih veličina diska:

Manje od ili jednako 32 GB: Outlook zadržava jedan mjesec e-pošte na vašem sustavu.
Između 32 i 64 GB (ne uključuje): Outlook zadržava tri mjeseca e-pošte.
Jednak ili veći od 64 GB: Outlook zadržava 12 mjeseci e-pošte.

Microsoft to radi zato što pošta zauzima mjesto na vašem tvrdom disku, a ako imate samo mali tvrdi disk, vjerojatno ne želite da se većina toga popuni s nekoliko velikih datoteka koje vam je netko poslao prije dvije godine. Outlook i dalje preuzima sve obveze u kalendaru, kontakte, zadatke i sve ostalo. Ovo ograničenje utječe samo na vašu poštu (i vaše RSS feedove).

Ako vaš račun e-pošte koristi poslužitelj Microsoft Exchange (kao što su Hotmail, Microsoft Live, O365 ili mnogi sustavi korporativne pošte), ovaj će parametar odrediti koliko će se poruka preuzeti na vaše računalo. Ako upotrebljavate drugi davatelj usluga e-pošte, kao što su Google ili Yahoo, Outlook ignorira taj parametar i preuzima svu poštu.

Gdje je moja pošta i kako joj pristupiti?

Dobra vijest je da vaša pošta nije otišla nigdje; još je na vašem poslužitelju e-pošte. (Ako niste sigurni što je poslužitelj e-pošte, kratak odgovor je da je to moćno računalo s velikim tvrdim diskom na kojem vaš davatelj usluga e-pošte pohranjuje svu vašu poštu. Napisali smo dulji odgovor koji vrijedi pročitati Možete pristupiti pošti u bilo kojem trenutku (ako imate pristup internetu) putem programa Outlook ili, ovisno o verziji programa Outlook, putem web-sučelja.

Da biste vidjeli svoju poštu u programu Outlook, pomaknite se do dna mape. Ako na poslužitelju e-pošte ima više poruka e-pošte, vidjet ćete poruku koja vas obavještava.

Pritisnite “Kliknite ovdje da biste vidjeli više na Microsoft Exchange”, a Outlook će preuzeti ostatak vaših poruka e-pošte na vaše računalo. Provjerite imate li dovoljno prostora na disku da biste ih sve preuzeli!

Ako imate Office 365, svojim e-poštama možete pristupiti i putem web-aplikacije Outlook. Budući da je web-aplikacija u suštini samo prozor u Exchange Server, on će vam pokazati sve vaše poruke e-pošte. Ako upotrebljavate Outlook na poslu, osobe za IT podršku trebale bi vam pomoći u pristupu web-aplikaciji Outlook. Ako ste kod kuće, idite na Office.com i prijavite se. Možete pristupiti programu Outlook i svim drugim web-aplikacijama kojima pristupate kada se prijavite.

Mogu li promijeniti zadanu vrijednost?

Da, možete. U programu Outlook otvorite Datoteka> Postavke računa, a zatim s padajućeg izbornika odaberite "Postavke računa".

U prozoru Postavke računa odaberite račun za koji želite promijeniti zadani (vjerojatno imate samo jedan račun), a zatim kliknite gumb "Promijeni"..

U prozoru Promjena računa koji se otvori vidjet ćete da je omogućen način rada "Koristi predmemorirani Exchange". Vas mora ostavite ovo omogućeno, u suprotnom, neće biti preuzete pošte na vaše računalo. Pomaknite klizač "Mail to offline offline" u željeno razdoblje.

Opcije su:

Tri dana
Jedan tjedan
Tri tjedna
Jedan mjesec
Tri mjeseca
Šest mjeseci
Jedna godina
Dvije godine
Pet godina
svi

Napomena: Opcije za tri dana, jedan tjedan i dva tjedna nisu dostupne u sustavu Office 2013, ali su u kasnijim verzijama.

Odaberite "Sve" ako želite da Outlook preuzme svu poštu na računalo ili odaberete bilo koju vrijednost koja vam odgovara. (Ako ne možete promijeniti klizač, vaš je administrator možda namjerno postavio tu vrijednost i spriječio je da ga promijenite.)

Nakon što odaberete, kliknite "Dalje", a Outlook vas upozorava da ga treba ponovno pokrenuti.

Kliknite "OK", zatvorite prozor Postavke računa, a zatim ponovno pokrenite Outlook. Ovisno o količini pošte koju treba preuzeti, Outlook će možda trebati malo vremena da ažurira svaku mapu. Na dnu programa Outlook vidjet ćete poruku koja preuzima poštu u svaku mapu.

I to je to; gotov si. Outlook će sada od sada preuzeti sve vaše poruke (ili koliko god ste odabrali).