Kako arhivirati poruke e-pošte u programu Outlook 2013

Uvijek nam je rečeno da je dobra podrška za naše podatke. Pa, taj isti koncept može se proširiti i na e-poštu. Svoju e-poštu često želite arhivirati, primjerice mjesečno, tromjesečno ili čak godišnje.

Pokazat ćemo vam kako arhivirati e-poštu u programu Outlook 2013 i učiniti je lako dostupnom u programu. Vaša je poruka e-pošte pohranjena u .pst datoteci. Za arhiviranje e-pošte prebacit ćemo e-poštu u arhivsku PST datoteku.

NAPOMENA: kada svoju e-poštu arhivirate u drugu PST datoteku, sva e-pošta koju odaberete arhivirati premjestit će se u arhivsku datoteku i više nije dostupna u glavnoj .pst datoteci.

Da biste započeli arhiviranje e-pošte, kliknite karticu "Datoteka" na vrpci.

Na zaslonu Informacije o računu kliknite gumb "Alat za čišćenje" pored stavke "Čišćenje poštanskog sandučića".

Na padajućem izborniku odaberite "Arhiviraj ...".

Prikazuje se dijaloški okvir Arhiva. Odaberite "Arhiviraj ovu mapu i sve podmape" i odaberite mapu za arhiviranje. Ako želite arhivirati svu e-poštu, odaberite čvor s adresom e-pošte na vrhu.

Kliknite na padajući popis "Arhiviraj stavke starije od" da biste odabrali najnoviji datum za stavke koje želite arhivirati. Pojavljuje se kalendar. Odaberite datum u tekućem mjesecu klikom na datum ili se pomaknite do drugog mjeseca da biste odabrali datum. Arhivirat će se sve stavke starije od odabranog datuma.

Ako želite arhivirati stavke koje nisu automatski postavljene za arhiviranje pomoću automatskog arhiviranja, potvrdite okvir "Uključi stavke s oznakom" Automatsko arhiviranje ".

NAPOMENA: Automatsko arhiviranje u programu Outlook 2013 funkcionira na isti način kao u programu Outlook 2010.

Kliknite gumb "Browse" (Pregledaj) ako želite promijeniti mjesto na kojem će se pohraniti arhivska datoteka i ime datoteke arhive. Kliknite U redu kada odaberete.

Arhivirana .pst datoteka sprema se na odabranu lokaciju.

Primijetite da sve poruke e-pošte koje ste odabrali za arhiviranje više nisu dostupne u glavnoj .pst datoteci. Arhivirana .pst datoteka trebala bi automatski biti dostupna u programu Outlook. Međutim, ako ne, kliknite karticu "Datoteka".

U plavom panelu na lijevoj strani zaslona "Informacije o računu" kliknite "Otvori i izvezi".

Na zaslonu "Otvori" kliknite "Otvori datoteku podataka programa Outlook".

Otvara se dijaloški okvir "Open Outlook Data File". Dođite do mjesta na kojem ste spremili arhiviranu .pst datoteku, odaberite je i kliknite U redu.

U lijevom oknu glavnog prozora programa Outlook Mail prikazuje se odjeljak pod nazivom "Arhiva" i dostupne su vam e-poruke koje ste arhivirali.

E-pošta za arhiviranje može vam pomoći u održavanju e-pošte u organizaciji, olakšavajući pronalaženje starijih poruka e-pošte i čuvanje pristigle pošte i mapa.