Kako dodati datum isteka za e-poštu u programu Outlook (i za što su)

Outlook vam omogućuje dodavanje datuma isteka na e-poštu koju šaljete ili primate. Po isteku datuma isteka poruka e-pošte prikazat će se drugačije, a vi možete pomoću ugrađenih alata programa Outlook automatski upravljati e-poštom koja je istekla.

Datumi isteka vrijede samo za poruke e-pošte, a ne za događaje u kalendaru ili zadatke jer te stavke imaju vlastite datume koje možete koristiti za njihovo upravljanje

Kako postaviti datum isteka na e-poštu

Da biste dodali datum isteka u poruku e-pošte koju šaljete, morate otvoriti prozor Svojstva za e-poštu. Otvorite poruku e-pošte, a zatim kliknite Poruka> Oznake.

To će otvoriti prozor Svojstva za e-poštu, kojoj također možete pristupiti klikom na Opcije> Više opcija ili Datoteka> Svojstva. Uključite potvrdni okvir Expires after (Ističe nakon), a zatim odaberite datum i vrijeme.

Kliknite Zatvori da biste se vratili na svoju e-poštu. Neće biti vidljivih znakova da je datum isteka dodan i možete poslati poruku e-pošte kao i obično.

Da biste dodali datum isteka e-pošti koju ste primili, otvorite poruku e-pošte i kliknite Poruka> Oznake (ili Datoteka> Svojstva).

Time se otvara prozor Svojstva e-pošte. Za primljenu e-poštu nema toliko mogućnosti koliko ima poruka koju šaljete, ali još uvijek možete postaviti datum i vrijeme isteka.

Što znači datum isteka?

Dodali ste datum isteka u poruku e-pošte. To je sjajno i sve, ali što je korist od toga?

Datum isteka koristi se na različite načine pomoću programa Outlook koji će vam pomoći da se usredotočite na ono što je važno. E-poruke koje su istekle općenito nisu toliko važne kao e-poruke koje nisu istekle, tako da Outlook automatski formatira poruke e-pošte s istekom roka..

Ako ste pogledali postavljanje uvjetnog oblikovanja u programu Outlook, možda ste primijetili pravilo oblikovanja "Istekle stavke".

Ovo pravilo formatira svaku e-poštu koja je prošla svoj datum isteka sivim fontom i tekst je prošao.

To vam omogućuje da znate da je e-pošta istekla tako da se prvo možete usredotočiti na važnije poruke e-pošte. Ako ste poslali poruku e-pošte s datumom isteka, ovo će se formatiranje primijeniti i na Outlookov primatelj, ali i na druge klijente e-pošte kao što su Thunderbird ili web-aplikacije kao što su Gmail ili Yahoo! Mail, ignorira datum i ne čini ništa s tim.

Također možete dodati stupac u mapu koja pokazuje datum isteka bilo koje e-pošte. Desnom tipkom miša kliknite zaglavlje stupca u mapi u koju želite dodati stupac, a zatim kliknite "Odabir polja".

Odaberite “Date Time fields” iz padajućeg izbornika, a zatim odaberite opciju “Expires”.

Povucite i ispustite stavku "Ističe" u mapu da biste je dodali u stupce.

Kada otvorite e-poštu s istekom roka, Outlook će vas obavijestiti porukom u zaglavlju.

I dalje možete odgovoriti na e-poruku s istekom roka ili je proslijediti, ali ako je pokušate proslijediti, Outlook će prvo prikazati upozorenje.

Kliknite "Da" za slanje e-pošte ili "Ne" za poništavanje.

Upotreba datuma isteka za upravljanje e-poštom

Neki od Outlookovih ugrađenih alata također koriste datume isteka. Ako ste postavili automatsko arhiviranje u programu Outlook, možda ste primijetili opciju "Izbriši istekle stavke (samo mapa e-pošte)."

Ako je to uključeno, AutoArhive će obrisati ili premjestiti (ovisno o drugim postavkama) bilo koje poruke e-pošte na kojima je datum prošao. To je sjajan način za automatsko uklanjanje isteklih poruka e-pošte i zaustavljanje nereda u vašem poštanskom sandučiću.

Ako ne želite da se e-poruke s isteklim razdobljem brišu ili premještaju, ali ih ne želite vidjeti u Outlooku, možete postaviti Outlookova pravila za sinkronizaciju kako bi se spriječilo njihovo preuzimanje s Exchange poslužitelja e-pošte.

Kada izrađujete filtar za sinkronizaciju, kliknite karticu "Napredno", a zatim gumb "Polje".

Odaberite polja Datum / Vrijeme> Ističe u izborniku. Polje je dostupno iu opcijama “Sva pošta” i “Sva pošta”.

Postavite "Stanje" na "uključeno ili prije" i "Vrijednost" na "jučer", a zatim kliknite "Dodaj na popis".

Time će se filtrirati svi zadaci koji su istekli, tako da ako su istekao jučer ili ranije, neće biti sinkronizirani s programom Outlook i neće se pojaviti u vašem poštanskom sandučiću. I dalje će biti dostupni u web-aplikaciji Outlook ako ih želite tamo vidjeti.

Ne možete automatski postaviti pravila za dodavanje datuma isteka za dolaznu e-poštu automatski ili stvoriti brz korak koji primjenjuje datum isteka na pritisak gumba, ali možete automatski dodati datum isteka svim odlaznim porukama e-pošte. Kliknite Datoteka> Opcije> Pošta, pomaknite se dolje do Pošalji poruke i uključite "Označavanje e-pošte kao isteklog nakon ovoliko dana".

Unesite broj dana nakon kojih želite da poruke isteknu, a zatim kliknite "U redu". Time će se automatski dodati datum isteka svih poruka e-pošte koje šaljete.

Datum isteka je koristan način upravljanja prioritetima i poštanskog sandučića porukama slabog osvjetljenja koje više nisu relevantne i omogućuju vam da koristite alate programa Outlook za brisanje ili skrivanje poruka koje više ne trebate. To je još jedan alat u borbi da spriječite da vaš poštanski sandučić postane izvan kontrole i da je to vrlo koristan alat.