Idi bez papira Zaustavi ispis svega i uživajte u digitalnom životu

"Ured bez papira" za koji smo obećali da nikada neće stići mnogim ljudima. Realnost je, međutim, da je ured bez papira danas ovdje, ako ga želite iskoristiti.

Ako ste još uvijek netko tko ispisuje e-poštu, web-stranice i druge dokumente, sada možete prestati. Postoje bolji načini za praćenje vaših podataka i brži pristup - ne možete tražiti riječi na fizičkom papiru.

Slučaj protiv tiska

Tisak je skupo i inconvenient, zahtijevaju često-skupi tinta metaka, pisač papir, i novi pisači kada je da jeftini inkjet pisač neizbježno ne uspije. Sav taj papir postaje nered koji mora biti pravilno organiziran, ili nikada nećete moći pronaći ono što tražite. Ne možete joj pristupiti kada ste izvan ureda, ne možete pretraživati preko njega, a imate samo jednu kopiju tako da ste u nevolji ako joj se išta dogodi.

Tiskanje je bilo potrebno kada su računala bila teška opeka koja je sjedila na stolovima. Sada hodamo okolo s računalima u našim džepovima, tabletima koji mogu približiti veličinu papira, i oblak servisima koji mogu sigurnosno kopirati i sinkronizirati sve vaše dokumente na svim vašim uređajima. Možete tražiti dokumente koje ste spremili pomoću riječi koje sadrže, tako da ne morate postaviti i ovladati kompliciranim sustavom arhiviranja.

Kako ne ispisati

Mi štreberi smo možda davno prestali s ispisivanjem, ali ima mnogo ljudi koji još uvijek redovito ispisuju e-poštu i web-stranice. Pokušat ćemo ponuditi nekoliko savjeta koji će vas voditi dalje od pisača i na novi način spremanja i organiziranja informacija koje imaju smisla.

Stvorite digitalni ormar za datoteke: Prvo ćete odlučiti gdje ćete spremati stvari umjesto da ih ispisujete. Pomaže da imate jedno dosljedno mjesto gdje ćete sve sačuvati. Preporučili bismo neku vrstu usluge u oblaku koja se sinkronizira na svim vašim uređajima kako biste im mogli pristupiti na pametnim telefonima i tabletima kao i na računalu. Mnogi ljudi koriste Evernote kao svoju arhivu za sve svoje bilješke i dokumente, ali možete se odlučiti i za spremanje u uslugu pohrane u oblaku kao što su Dropbox, Google Drive ili Microsoft OneDrive. Ako doista više volite lokalno pohranjivanje, možete spremiti datoteke u jednu mapu na računalu - ali svakako ih kopirajte. To će biti manje prikladno jer ćete morati ručno kopirati datoteke na druge uređaje ako ih želite vidjeti drugdje.
Ispis u PDF: Sve što želite ispisati - bilo da je riječ o računu, dokumentu, e-pošti ili web-stranici - može se ispisati u PDF datoteku. Prvo ćete morati instalirati PDF pisač na Windows računalo. Nakon toga možete proći kroz postupak ispisa kao i obično, odabirom virtualnog PDF pisača. Dobit ćete datoteku koju možete pohraniti u nešto poput Evernote ili Dropboxa.

Ispisivanje e-pošte: E-poruke se mogu ispisati u PDF na isti način. Možete ih pokušati označiti zvjezdicom (ako koristite Gmail) ili ih dodati u posebnu mapu ili oznaku na koju ih kasnije možete uputiti. Kasnije možete pristupiti tim e-porukama s bilo kojeg uređaja s klijentom e-pošte - nema potrebe za ispisivanjem.
Ispisivanje web-stranica: Ako ispisujete web-stranice na koje se želite pozvati kasnije, možete ih ispisati u PDF. Možete ih i označiti da biste ih kasnije pregledali (oznake se mogu sinkronizirati na svim vašim uređajima). Ako želite kasnije pročitati web-stranicu, koristite uslugu poput Pocket ili Instapaper za izradu popisa stvari koje želite pročitati. Usluge poput ovih zauzimaju web-stranicu, pretvaraju ih u čitljiv tekstualni članak, pa čak i izvanmrežno pohranjuju na mobilne uređaje kako biste kasnije mogli čitati web-stranicu bez potrebe za ispisom.
Ispisivanje karata: Ne morate ispisivati karte ako imate pametni telefon s GPS-om. Ako koristite Google Karte, možete se prijaviti u aplikaciju Google Karte i pregledati popis pretraživanja na web-lokaciji Google karata na računalu. Naravno, možete i ispisati kartu u PDF.
Faksiranje dokumenata: Neke kalcificirane stare tvrtke i dalje zahtijevaju faksove. Možete koristiti uslugu kao što je HelloFax za slanje faksova putem weba. HelloFax nudi pet besplatnih faksova mjesečno - to bi trebalo biti više nego dovoljno za kućne korisnike koji samo povremeno trebaju poslati faks.
Kada netko insistira na tiskanim dokumentima: Nažalost, neke organizacije i dalje inzistiraju na tiskanim dokumentima. Samo se ovo ne može zaobići. Ako ne preuzmu PDF putem e-pošte, možda ćete morati ispisati.
Što učiniti s vašim starim papirnatim dokumentima: Lakše je krenuti naprijed bez papira umjesto da odlučite metodički pretvoriti sve vaše stare papirnate dokumente u digitalne verzije - to može biti puno posla. Ipak, možete skenirati stare dokumente u PDF datoteke.

Korištenje digitalnih datoteka

Vaš digitalni radni prostor sada ima brojne prednosti koje papir nema:

rezerva: Vaše su datoteke sigurnosno kopirane ako ste ih pohranili s uslugama kao što su Evernote, Dropbox, Google disk ili SkyDrive. Ako vaša kuća izgori, nećete izgubiti važne dokumente.
traži: Možete jednostavno pretraživati sve vaše elektroničke dokumente kako biste pronašli dokumente koji su vam potrebni bez prosijavanja kroz planine papira. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, čak i Windowsi - svi imaju značajke pretraživanja cijelog teksta.
Pristup svugdje: Vašim radovima možete pristupiti bilo gdje na računalu, pametnom telefonu ili tabletu. Ako ste vani i trebate nešto tražiti, možete to učiniti sa svog pametnog telefona, umjesto da idete kući i kopate svoje papire.
Bez nereda: Ne morate brinuti o pohranjivanju, organiziranju, pravljenju prostora i deklariranju dokumenata.
Nema troškova ispisa: Ako ne morate kupiti skupu tintu, jeftine pisače i hrpe papira za pisač, uštedjet ćete novac.

Naravno, neki dokumenti mogu biti previše osjetljivi da bi bili pohranjeni na mreži. U takvim situacijama uvijek možete koristiti enkripciju - stvorite šifrirani spremnik i spremite ga u uslugu kao što su Dropbox, Google Drive ili SkyDrive. Ljudi će trebati lozinku prije nego što mogu pristupiti vašim dokumentima.

Slikovnica: Sarah Kolb-Williams na Flickru, mobitel na Flickru, jeremyfoo na Flickru