Zaboravite trikove Ovdje je najbolji način za organiziranje Gmail ulazne pošte

Uvjeti prijema e-pošte i dalje se pojavljuju. Prvi je Google uveo Prioritetnu poštu, a sada koristi kartice s kategorijama. Dropbox je kupio poštanski sandučić koji pretvara vašu pristiglu poštu u više popisa zadataka. Microsoftov Outlook.com ima značajku Sweep koja automatski čisti vašu pristiglu poštu.

Sve su to pokušaji da upravljate pristiglom poštom. Ovi trikovi nikada nisu toliko pametni kao vi sami, tako da možete učiniti vašu e-poštu mnogo pametnijom ako preuzmete aktivniju ulogu.

Ovdje ćemo koristiti Gmail, ali načela bi trebala biti slična za bilo koji klijent e-pošte.

Upotreba klasične ulazne pošte

Prvo, oslobodit ćemo se svega što Gmail danas koristi. Te mape pristigle pošte nikad ne dobivaju odgovarajuće kategorije i prioritete. Oni vas prisiljavaju da prođete kroz sve svoje poruke e-pošte kako biste bili sigurni da ništa ne propustite i potaknuti vas da neprestano dobivate neželjene e-poruke od neželjene pošte tako da ih obrišete pod tepihom.

Da biste koristili klasičniji pretinac pristigle pošte u Gmailu, kliknite ikonu zupčanika i odaberite Postavke. Kliknite na karticu Pristigla pošta, kliknite okvir Ulazna pošta i najprije odaberite Nepročitane. Sve kartice i opcije prioriteta će nestati.

Poništite pretplatu na poruku e-pošte koju ne zanimaju

S onemogućenim kategorijama i prioritetima karticama, sva će vaša e-pošta biti razvrstana u jednu veliku hrpu. Sve one beskorisne poruke e-pošte s obavijestima o društvenim mrežama i bilteni koje ne zanimaju bit će u vašoj pristigloj pošti zajedno s vašim važnim e-poštom.

To je dobro - radije nego samo brišući e-poruke koje ne želite vidjeti ispod tepiha, trebali biste ih zaustaviti da ne dođu u potpunosti.

Razmotrite vrstu e-pošte koju ne želite vidjeti. Uobičajene vrste beskorisnih poruka e-pošte uključuju obavijesti putem Facebooka i Google+, promotivne poruke e-pošte i biltene za koje ste se možda slučajno prijavili. Kad god stigne poruka e-pošte koju ne želite vidjeti, otvorite je i upotrijebite vezu Poništi pretplatu - to ćete obično pronaći na samom dnu poruke e-pošte - da biste otkazali pretplatu na e-poštu i spriječili njeno dolazak u budućnosti.

(Imajte na umu da vezu Unsubscribe ne biste trebali koristiti ako je poruka e-pošte zapravo neželjena pošta, jer će pošiljatelj neželjene pošte to shvatiti kao znak da netko čita e-poštu i šalje vam još više neželjenih poruka. Kliknite gumb Spam ako je to stvarna e-pošta i kliknite Poništi pretplatu ako je to legitimna organizacija.)

Svakako, zapravo odjavu je malo više posla up-front, ali to čini vašu e-poštu mnogo više rukovanje u dugoročno. Kad stigne poruka e-pošte koju ne zanima, upotrijebite vezu Otkaži pretplatu i odmah spriječite dolazak budućih poruka e-pošte.

Slanje beskorisnih poruka e-pošte koje ne možete odjaviti od do smeća

Prema američkom zakonu (konkretno, CAN-SPAM Act), zapravo je protuzakonito da tvrtka ne dostavi vezu za odjavu u svojim porukama e-pošte kako biste mogli isključiti buduće poruke e-pošte. Međutim, neke tvrtke ili nisu dobile dopis ili ih nije briga. Umjesto poduzimanja pravnih radnji kako bi se isključili s popisa adresa e-pošte, možete jednostavno stvoriti filtar koji šalje sve buduće poruke e-pošte s njih u smeće, gdje ih ne morate vidjeti.

Kada se bavite takvom porukom e-pošte u Gmailu, otvorite je, kliknite vezu Više i odaberite Filtriraj poruke poput ovih. Podesite svoj filtar da biste blokirali poruke e-pošte - na primjer, ako vam nije stalo do primanja drugih poruka e-pošte od tog pošiljatelja, možete filtrirati na temelju njihove adrese e-pošte. Pomoću filtra pošaljite sve takve poruke e-pošte u smeće.

Automatski arhivirajte poruke e-pošte koje ne želite vidjeti

Neke su poruke e-pošte važne, ali možda ih ne želite vidjeti. Na primjer, online trgovine mogu vam poslati potvrdu o potvrdi svaki put kada nešto od njih kupite. Dobro je da imate takve račune samo u slučaju da ih trebate, ali ako često kupujete proizvode i nikada ne želite vidjeti takve poruke e-pošte, možda ćete ih htjeti spriječiti da dođu do vaše pristigle pošte..

To se odnosi na mnoge različite vrste e-pošte - na primjer, PayPal vam šalje e-poštu "Mi prenosimo novac na vašu banku" svaki put kada podignete novac. Možda želite ovu poruku e-pošte za svoje zapise, ali je možda ne želite vidjeti u pristigloj pošti.

Ako automatski arhivirate poruke e-pošte kada dođu, taj postupak možete staviti na autopilot. Samo otvorite takvu poruku e-pošte, kliknite gumb Više u Gmailu i odaberite Filtriraj poruke poput ovih. Namjestite svoj filtar kako biste obuhvatili poruke e-pošte koje želite uhvatiti - vjerojatno na temelju teme, ako je uvijek ista. Recite Gmailu da automatski arhivira poruke e-pošte i označi ih kao pročitane kako vam ne bi smetale.

Gmail također može automatski primijeniti oznaku na njih, kao što je "Automatski arhiviran" ili određena oznaka. To će vam omogućiti da brzo pronađete e-poštu u budućnosti ako ih zaista trebate.

Postavite automatske oznake

Ako ste slijedili ovaj proces, trebali ste smanjiti količinu dolaznih poruka e-pošte. Sada ćemo vam pomoći razvrstati poruke e-pošte koje vas zanimaju.

Ovaj dio je opcionalan, ali vam može pomoći ako primite mnogo e-pošte - posebno za različite svrhe. Na primjer, možda ste kombinirali nekoliko Gmail računa u jednu pristiglu poštu i sve svoje osobne i radne poruke e-pošte dobili na istom mjestu.

Pokušajte stvoriti filtre koji automatski sortiraju dolaznu e-poštu u određene oznake. Primjerice, e-poštu možete dobiti od svoje banke i automatski dobiti oznaku "Banka". Možete imati osobne poruke e-pošte koje dobivaju oznaku "Osobno", a radna e-pošta dobiva oznaku "Work". Primici za kupljene proizvode mogu dobiti oznaku "Primici". Ne morate ručno raditi ovaj dio - samo postavite Gmail kako bi automatski razvrstali vašu e-poštu u kategorije.

Color-code sve ove oznake i možete imati svoj e-mail klijent automatski kategorizirati vaše e-mailove i pokazati vam na prvi pogled odakle su. Da biste označili oznaku u Gmailu, kliknite njen okvir u lijevom oknu i odaberite novu boju.

S takvim sustavom oznaka možete čak primijeniti aplikaciju Gmail na Androidu i obavijesti e-pošte na drugim platformama samo kada nove poruke stignu u važne oznake, sprječavajući preopterećenje obavijesti.

Ako postoje određene poruke e-pošte koje želite istaknuti - možda poruke e-pošte od vašeg šefa ili supružnika - možete postaviti filtar za automatsko slanje poruka tog pošiljatelja kada stignu. U postavkama pristigle pošte na usluzi Gmail možete odabrati vrstu pristigle pošte "Prvo označena zvjezdicom", tako da će se takve važne poruke e-pošte automatski povećati na vrh mape s pristiglom poštom. To bi se dogodilo točno u skladu s načinom na koji konfigurirate Gmail - ne biste se morali boriti s prioritetnim sustavom pristigle pošte i pokušati naučiti Gmailu što je zapravo važno.

Ovo nije proces postavljanja i zaboravljanja. Naravno, nakon poništavanja pretplate na e-poštu ili postavljanja filtra, vaš klijent e-pošte nastavit će poduzimati radnje na svim dolaznim porukama e-pošte - ali uvijek će doći nove vrste poruka e-pošte. Morat ćete poduzeti mjere kako biste odjavili pretplatu i ispravno filtrirali pretinac e-pošte kako biste spriječili da ponovo postane neorganizirana.

E-mailovi pokušavaju automatizirati taj postupak - pokušavaju automatski sakriti poruke e-pošte koje ne želite vidjeti, istaknuti ono što je važno i kategorizirati vašu e-poštu za vas. No, s malo više rada, možete postaviti pristiglu poštu da radi točno kako želite, eliminirajući potrebu za svim tim trikovima.