Smanjite vrijeme provedeno na slanju i primanju e-pošte

Fotografija H je za dom

E-pošta može olakšati komunikaciju, ali može i oduzeti vaše vrijeme. Saznajte kako obraditi dolaznu e-poštu i napisati odlaznu e-poštu kako biste uštedjeli vrijeme.

Prema istraživanju iz 2005. godine, intervjui zaposlenika otkrili su da je vrijeme izgubljeno na e-pošti uzrokovalo da poduzeće s 10.000 zaposlenika izgubi oko 152 milijuna dolara plaće godišnje..

E-pošta jasno ima svoje nedostatke. Nejasne poruke e-pošte ometaju zaposlenike od važnih zadataka vezanih uz posao, oblaže komunikacijske kanale i često stvaraju dodatni posao. Izbjegavajte zamke e-pošte slijedeći prijedloge u nastavku.

Kako dolazne e-pošte mogu otpada vaše vrijeme

Fotografija: Dvortygirl

Postoje mnoge vrste poruka e-pošte koje mogu gubiti vrijeme. Oni koji:

Moglo bi se smanjiti iz više poruka i sažeti u sveobuhvatnu
Nemojte se izravno odnositi na vas
Odnosite se na vas, ali ne na izravan način, što vam daje nedoumicu kako ili ako trebate odgovoriti (i pojesti vrijeme)
Nemojte vas uputiti da poduzmete neku radnju (koja je neproduktivna)
Odvratite pažnju i / ili potičite da gubite vrijeme na webu
Nisu prikladni za e-poštu i imaju više smisla putem dinamičnog komunikacijskog kanala kao što je poslovni sastanak ili neki format koji je prikladniji za sadržaj (kao što je samostalni dokument bogat informacijama)

Kako učinkovito obraditi dolaznu e-poštu

Da biste učinkovito čitali i obrađivali e-poštu, morate se usredotočiti na dvije stvari - otkrivanje poruke e-pošte (ili nedostatak) i odlučivanje o tome koje radnje poduzeti kao odgovor..

1. korak: shvatite poruku (ili nedostatak)

Kad god pročitate novu poruku e-pošte, odvojite što manje vremena da biste shvatili:

Da li vam se govornik obraća izravno ili neizravno
Je li vam govornik rekao što očekuju od vas
Je li to učinjeno na jasan način
Je li cjelokupna poruka relevantna za vas
Čini li se da je ukupna poruka prikladna, s obzirom na kontekst vašeg odnosa s pošiljateljem (ili nedostatak, ako pokušavaju na primjer pokrenuti poslovni odnos)

To će vam pomoći da utvrdite što je poruka e-pošte i kako želite odgovoriti. To jest, ako namjeravate odgovoriti na prvom mjestu.

Posebno je važno napomenuti ako govornik radi jednu ili više stvari koje vas mogu namamiti u trošenje dragocjenog vremena, kao što su:

Biti nejasan o tome što pokušavaju reći
Korištenje jezika na zbunjujući ili eufemistički način kako bi se izbjeglo govoriti u konkretnim terminima (npr. "Mislim da trebamo imati srce u srcu u nekom trenutku" nasuprot "Možete li me nazvati ovaj tjedan kako bismo razgovarali telefonom o nečemu važnom?" „)
Neprikladna tema ili tema
Uključujući informacije koje se ne tiču vašeg posla, neprikladne, uvredljive ili nepovezane
Cc ili bcc vas poziva na poruke koje nisu relevantne za vas
Ponavljanje iste poruke putem raznih poruka e-pošte ili ponavljanjem onoga što je već bilo pokriveno u prethodnim porukama osim e-pošte
Pisanje o nečemu što ste već raspravili i riješili - na zaboravni ili neoprezni način

U takvim situacijama budite posebno oprezni kako biste odgovorili na učinkovit način koji smanjuje koliko vremena ćete potrošiti na komunikaciju. Zato što je lako dopustiti da gore navedeni nejasni scenariji e-pošte iscrpe vaše vrijeme.

Korak 2: Odlučite što poduzeti

Nakon što znate o čemu se radi, shvatite najproduktivniji način reagiranja. Evo nekoliko uobičajenih odgovora:

Prebacivanje razgovora na bolji komunikacijski medij kao što su telefonski i konferencijski pozivi
Odgovaranje na ponavljajuće pitanje koje je postavilo više osoba, a ne putem e-pošte, ali putem medija koji je bogatija informacijama i koji se može dijeliti, kao što je Google Doc
Ne reagira na poruke koje ne objašnjavaju ono što govornik očekuje od vas (čak i ako se osjeća pomalo nepristojno)
Rješavanje nejasnih poruka s izravnim i kratkim konkretnim pitanjima, kao što su: "Kada biste željeli da vam izvješće bude ispunjeno?" Ili "Kako biste željeli da pridonesem ovom projektu?"
Preuzimanje telefona i pozivanje osobe u bilo kojoj drami ili prekidu komunikacije - izvlačenje putem e-pošte trajat će samo dulje i može pojačati sukob

Korak 3: Vratite se na zadatak

Ono što je najvažnije, nakon što odgovorite na e-poštu (koja se može sastojati od ne reagiranja i umjesto brisanja poruke), morate se vratiti na zadatak. Prijeđite na sljedeću e-poštu koja čeka u vašoj pristigloj pošti ili prebacite brzinu prijenosa i vratite se na stvarni posao umjesto da odgovarate na zahtjeve drugih osoba.

Kako slanje e-pošte može otpada vaše vrijeme

Fotografija Adikosa

Osim toga, postoji mnogo vrsta poruka e-pošte šaljete što može trošiti vaše vrijeme. Oni koji:

Nepotrebno se rasteruju u nekoliko poruka, od kojih svaka traje vrijeme i razmišlja da se prilagodi umjesto jednog sveobuhvatnog
Nemojte se izravno odnositi prema primatelju, što je gubitak napora s vaše strane
Niste dovoljno jasni i povlačite se u dugačke razgovore putem e-pošte i / ili nesporazume, ili uopće nemate produktivnih radnji (što znači da ćete kasnije morati potrošiti vrijeme na pokretanje razgovora)
Nemojte upućivati primatelja da poduzme neku akciju, što je neproduktivno
Odvratite pažnju i potaknite primatelja da gubi vrijeme na webu - što znači da isto potiče i vas
Nisu prikladni za format e-pošte, ali se bolje komuniciraju putem razgovora u stvarnom vremenu ili putem dokumenta s uputama ili bogatim informacijama, kao što su priručnik, članak u blogu, stranica s često postavljanim pitanjima, izvješće tvrtke ili PowerPoint prezentacija

Kako poslati e-poštu učinkovito

Da biste pisali poruke e-pošte koje ne troše vrijeme na duge staze (da ne spominjemo vrijeme primatelja), morate se usredotočiti na pet stvari: priopćavanje jasne poruke, traženje primatelja da poduzme korake koji se poduzimaju, koristeći dobru strukturu, uređivanje prije nego što pritisnete Pošalji i učinkovito pratite.

Korak 1: Očistite poruku

Prije nego što čak i nacrtate e-poštu, morate dobiti kristalno jasnu poruku. odrediti:

Što želite komunicirati
Zašto to želite priopćiti
Koju radnju želite primiti
Kako ih najbolje uvjeriti da poduzmu takvu akciju

Evo nekoliko uobičajenih razloga za slanje e-pošte:

Da nekoga podsjeti na rok
Dati nekome pisane upute o zadatku
Postaviti brzo pitanje koje se može adekvatno odgovoriti pisanjem
Odgovoriti na brzo pitanje koje se može adekvatno odgovoriti pisanjem
Proslijediti vremenski osjetljive informacije
Da biste ponudili dostupne datume za zakazivanje sastanka
Nastaviti nakon sastanka i pokazati zahvalnost

U svim ovim primjerima, osim posljednjeg, želite da primatelj poduzme neku radnju (čak i ako vam to samo odgovara).

Ponekad se ne čini kao akcija. Možda želite:

Proslijedite savjet za svog suradnika
Neka vaši prijatelji znaju da ste sigurno stigli na odredište putovanja
Kratko se informirajte o tome kako se nalazite na novoj destinaciji i kako ćete se naći u sljedećih nekoliko tjedana

U svakoj od tih situacija ne obavještavate primatelja da poduzme određenu radnju. Međutim, podrazumijeva se da se od njih ne očekuje da poduzmu bilo koju radnju, sve dok e-poštom date odgovarajuće zatvaranje, ili barem potpisivanjem svog imena. Razumiju da komunikacija lako može završiti s vašom e-poštom; da ne moraju odgovoriti.

Korak 2: Zatražite od primatelja poduzimanje koraka koji se mogu poduzeti

Za pisanje učinkovitih poruka e-pošte koje vam štede vrijeme, morate ih učiniti djelotvornima. Morate se pobrinuti da vaš primatelj bude jasan o tome što se od njih očekuje.

Ako ne želite ciljati na to, ali pokušavate razjasniti svoju životnu priču ili objasniti zašto se držite sljedećeg modela iPhonea umjesto da dobijete najnoviji, možete zaboraviti na uštedu vremena jer pisanje pisca traje puno misli i vremena.

Prilikom upućivanja e-pošte fokusirajte se na sljedeće:

Postavljanje rokova
Nacrt planova za nepredviđene situacije
Nudeći potencijalne opcije za sljedeći tijek akcije (npr. Vremena kada ste dostupni za osobni sastanak, lokacije na kojima se možete sastati)
Davanje mišljenja kada se to zatraži
Napraviti zahtjev koji je prikladan za pisanje i zapravo je praktičniji za korištenje drugog načina komunikacije
Pružanje niza uputa za zadatak koji je primatelj pristao izvršiti

Budite proaktivni i uporni kada ocrtavate korake koji se mogu poduzeti. Izbjegavajte postavljati otvorena pitanja osim ako ne postoji druga opcija. Zato što su otvorena pitanja suprotna sadržaju koji se može koristiti.

Evo nekoliko primjera:

Umjesto da od primatelja zatražite da vam dostavi svoj raspored (i troši e-poštu u procesu) - započnite slanjem dostupnih sastanaka.
Umjesto da pitate primatelja što misle o određenoj poslovnoj odluci, skicirajte potencijalnu odluku i zatražite povratnu informaciju; na taj način neće morati sami smisliti nešto i umjesto toga će imati nešto s čime će raditi

Čuvajte e-poštu tako što ćete čitatelju dati jasne upute i zadržati djelotvoran sadržaj umjesto otvorenog.

Ono što je najvažnije, morate se pobrinuti da bilo koja akcija koju očekujete od vašeg čitatelja bude jasno priopćena. Nemojte pretpostavljati da znaju da želite postaviti sastanak ovog tjedna samo kada ponudite svoja raspoloživa vremena. Nemojte pretpostavljati da znaju na koji se zadatak odnosi vaš skup uputa. Izričito to iznesite i ljubazno im recite što želite od njih.

Korak 3: Stvorite dobru strukturu

Jednu koju ste jasno definirali i učinili je djelotvornom, vrijeme je da je organizirate na način da prenesete tu jasnoću i vaše zahtjeve..

Stavak: Opće pravilo koje slijedi je čuvanje paragrafa pod pet rečenica. To je ne samo teško da se usredotočite na duge odlomke, dok web čitanje, ali clunky paragrafi dati primatelju priliku da izgubi fokus i možda propustiti najvažnije točke. To onda dovodi do neurednog ili redundantnog odgovora, koji zamagljuje komunikacijski kanal.

rečenice: Koristite aktivni glas prilikom pisanja rečenica. Držite kratke i kratke rečenice. Izbjegavajte tangente ili nepotrebno objašnjavate svoje razmišljanje ili osjećaje o stvarima. Umjesto toga, držite se činjenica i onoga što zatražite od primatelja.

riječi: Pokušajte ne koristiti velike riječi ili sleng, osim ako znate da će ih vaša publika razumjeti. Izbjegavajte šale i kulturne reference koje bi mogle biti pogrešno shvaćene, jer je sve što se može pogrešno protumačiti potencijalna prepreka učinkovitoj komunikaciji.

Izbjegavajte dodatne riječi i kvalificirane fraze. "S obzirom na trenutnu situaciju u kojoj se to trenutno događa, mislim da bi bilo mudro ..." je kvalificirana izjava koja ne samo da troši riječi i vrijeme, nego odvlači pozornost od prave poruke. Umjesto toga, samo navedite svoju preporuku bez potrebe da je kvalificirate.

Drugi primjer: "Pitao sam se mogu li vas pitati ..." Izrežite ovu frazu i jednostavno postavite pitanje. Također će povećati vaše povjerenje, jer nećete podsvjesno tražiti dopuštenje za proaktivnu komunikaciju.

interpunkcija: Interpunkciju držite jednostavnom. Kvalificiranje riječi i fraza je učinkovito samo kada se koristi za uspostavljanje ljubaznosti nakon pokretanja komunikacije s osobom s kojom želite imati poslovni ili osobni odnos. U takvim slučajevima, ne morate nužno biti na putu, već koristite neke uljudne fraze kako biste pokazali poštovanje za svoje vrijeme.

Smanjite zarezima - to naravno pomaže u održavanju kratkih rečenica. Izbjegavajte lijeni tekst-inspiriran govor, s prekomjernom upotrebom dot-dot-dot i uzastopnih zareza. Umjesto toga, stavite svoje rečenice u ispravan engleski jezik i koristite kontrakcije kada to ima smisla, jer bolje čitate čitanje.

Osim toga, razmislite o ispisivanju popisa s oznakama s oznakama i pomoću crte crtica za razbijanje glavnih dijelova (koji mogu uključivati jedan ili više odlomaka).

Točke s oznakama i prijelomi odjeljaka poboljšavaju čitljivost na webu, kao i jasnije organiziranje poruke.

Korak 4: Uredi prije slanja

Prije slanja e-pošte potrebno je 1-2 minute da ga pročitate naglas. To će vam pomoći uhvatiti greške ili primijetiti neugodne dijelove koje inače ne biste rekli osobno. Uklonite te dodatne riječi i pojednostavite interpunkciju. Zabilježite popise i smanjite vaše paragrafe.

Kada možete odgovoriti na sljedeća pitanja s "da", onda ste spremni za "poslati":

Je li poruka jasna?
Jesu li očekivanja djelotvorna i jasno navedena?
Hoće li moj primatelj moći uspješno primiti moju poruku? Uspjeh znači da oni znaju što se od njih očekuje.
Ako su uloge obrnute, mogu li uspješno primiti ovu poruku?

Korak 5: Učinkovito praćenje

Osim toga, budite proaktivni u praćenju e-pošte. Ako netko ne odgovori na izravan zahtjev, ne gubite vrijeme pitajući se što se dogodilo. Umjesto toga, pošaljite pristojnu, ali izravnu poruku e-pošte kako biste se prijavili s njima. Primijenite gore navedena načela. I nemojte trošiti previše vremena pokušavajući dobiti odgovor; ako primatelj ne komunicira s vama, znate kada treba umjesto toga pristupiti osobno.

Koristite e-poštu za uštedu vremena

E-pošta može uštedjeti mnogo vremena ako znate kako je učinkovito koristiti. A to vrijedi i za slanje i primanje poruka.

E-pošta se najbolje upotrebljava za isporuku poruka koje su djelotvorne i koje se na odgovarajući način komuniciraju putem pisanja. Ako iskoristite prednosti e-pošte i izbjegnete mnoge zamke koje troše vrijeme, on služi kao moćan alat.