Povećajte svoju e-poštu Pisanje produktivnosti pomoću programa Microsoft Word Mail Merge
Spajanje pisama Microsoft Worda izvrstan je alat za produktivnost. Znati kako izraditi personalizirane retke s temama i privitke koje Wordova osnovna značajka za spajanje pošte ne podržava može biti životni spas kada morate pisati poruke e-pošte skupno.
U današnjem članku naučit ćete kako koristiti Wordov čarobnjak za pisanje pošte 2010, pisati personalizirane teme e-pošte i postaviti različite privitke za svakog primatelja e-pošte.
Slika M! R
Izrada popisa raspodjele
Objedinjavanje pisama putem Worda štiti nas od zamornog zadatka ručnog unošenja adrese e-pošte svakog primatelja, dopuštajući nam da uvezemo adrese e-pošte iz Outlookovih kontakata, Excel ili Access izvora podataka ili Wordove podatkovne datoteke.
Outlookov kontakt je najbolja opcija među tri, a ako ga niste koristili, sada će biti pravo vrijeme da ažurirate svoj Outlookov adresar, a mi ćemo vam pokazati kako to učiniti. Možete preskočiti sljedeći odjeljak i započeti pisanje cirkularnog pisma, ako već znate postaviti Outlookov kontakt, inače će vam sljedeća dva odjeljka pružiti neke osnove o tome kako postaviti Outlookov kontakt tako da uvezete popis kontakata na webu.
Postavite svoj profil e-pošte
Postavljanje kontakta programa Outlook započinje stvaranjem profila pošte koji pohranjuje adresu e-pošte, zaporku, podatke o poslužitelju vašeg računa i veze na druge podatke kao što su poruke e-pošte i adrese.
Možete stvoriti neke profile, od kojih je svaki prilagođen određenom računu e-pošte.
Pravilno ime profila omogućuje vam da identificirate račun e-pošte koji ste povezali s vašim profilom e-pošte.
Imate mogućnost konfigurirati profil e-pošte pomoću adrese e-pošte koju ste primili od svog davatelja internetskih usluga ili vlastitog računa e-pošte odabirom treće opcije.
Odaberite "Internetska e-pošta" da biste koristili davatelja usluga e-pošte koji pruža POP uslugu - na primjer, GMail.
Svaki davatelj internetskih usluga e-pošte ima različite POP konfiguracije, pobrinite se da pročitate njihov korisnički priručnik kako biste saznali njihove POP postavke.
Čestitamo! Ako vidite ovaj zaslon, uspješno ste postavili svoj profil e-pošte. Sada smo spremni postaviti mapu kontakata programa Outlook.
Popunjavanje mape s kontaktima
Popis za distribuciju možete ručno unijeti u Outlook ili uvesti druge adresare utemeljene na webu - poput adresara GMail, Yahoo ili Hotmail. Većina web-davatelja usluga e-pošte omogućuje nam da izvezemo naš adresar u Outlook-kompatibilan izvor podataka. Na primjer, Gmail nam daje mogućnost izvoza kontakata u CSV datoteku kompatibilnu s programom Outlook.
Outlook uvoz funkcija podržava razne vrste datoteka: csv, vcard, RSS, iCalendar, i još mnogo toga, što ga čini odličnim alatom za stvaranje popisa za raspodjelu pošte.
CSV datoteka spada u kategoriju "Drugi program ili datoteka" u programu Outlook.
ACT datoteka, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST datoteke, neke su od programskih datoteka koje Outlook podržava - za nas smo odabrali vrstu datoteka odvojene zarezima (Windows).
Sada pronađite CSV datoteku koju smo upravo izvezli iz Gmail adresara.
Od svih ovih mapa, mapa s kontaktima je najbolja opcija za našu svrhu spajanja pošte.
Outlook treba nekoliko minuta da uvozi vaš kontakt, ovisno o broju adresa e-pošte koje uvozite.
Trebali bismo moći koristiti ovu mapu kontakata, nakon što je Outlook završio s uvozom svih kontakata za cirkularno pismo.
Čarobnjak za pisanje pošte
Počnite s praznim dokumentom i otvorite vrpcu "Pošiljke" da biste započeli objedinjavanje pošte.
Čarobnjak je najbolji način da početnici započnu s prvom vježbom za spajanje pošte.
Odabir primatelja poruka
Čarobnjak će od nas zatražiti da odaberemo vrstu dokumenta za naše cirkularno pismo, E-mail poruke je prikladna vrsta dokumenta za današnje vježbanje pisma.
Možemo početi pisati našu poruku e-pošte s praznog dokumenta, predloška ili postojećeg dokumenta.
Odaberite našu mapu kontakata programa Outlook kao popis za distribuciju pisma u 3. koraku.
Imamo mogućnost koristiti bilo koji profil e-pošte koji smo postavili u našem sustavu.
Broj kontakata trebao bi biti veći od nule ako je Outlook uspješno uvezao vašu Gmail adresu.
Odaberite osobe koje želite uključiti u distribuciju e-pošte tako da označite odgovarajuće potvrdne okvire.
Sastavljanje poruke e-pošte
Započnite pisanje poruke e-pošte i umetnite polja za spajanje gdje želite postaviti prilagođene poruke - na primjer, naslov ili prezime na odgovarajuće mjesto na dokumentu.
Svako polje spajanja bit će zatvoreno unutar dvostrukog ševrona; Kada završite čarobnjaka za spajanje pošte, oni će biti zamijenjeni podacima o kartici kontakta.
Pregledajte svoju poruku e-pošte da biste vidjeli kako Word obrađuje polja za spajanje klikom na vezu "Dalje: Pregledajte poruke e-pošte".
Ako ste zadovoljni pregledom, kliknite vezu "Dalje: dovršite spajanje", a Word će spojiti e-poštu svim primateljima s uobičajenim naslovom.
Prilagođavanje linije predmeta
Čarobnjak prekida proces spajanja u sljedeće korake: odabir odgovarajuće vrste dokumenta i predloška, izrada popisa za raspodjelu, ocjenjivanje prikaza pisma i slanje poruka e-pošte svim primateljima.
U ovom trenutku možete primijetiti dvije uobičajene aktivnosti pisanja e-pošte koje čarobnjak ne podržava, pisanje personaliziranih tematskih linija i postavljanje različitih privitaka. Moramo koristiti makro da ih napravimo u cirkularnom pisanju, po mogućnosti prije nego dovršimo čarobnjaka.
Dok je pismo otvoreno, pritisnite “Alt + F11” i dvaput kliknite “ThisDocument” u svom radnom prozoru Word da biste otvorili uređivač makronaredbi.
Zalijepite ovaj makro kod, koji je napisao stručni makro koder hutchinsfairy, u prazno okno i spremite ga.
Dim WithEvents kao aplikacija
Dim EMAIL_SUBJECT Kao niz
Dim FIRST_RECORD Kao logičkiPrivatni pod dokument_Otvoriti ()
Postavite wdapp = Application
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1Kraj pod
Privatni pod dokument_Zatvori ()
Postavi wdapp = Ništa
Kraj pod
Privatni pod wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc kao dokument, Odustani kao logički)
Dim i As IntegerS ActiveDocument.MailMerge
Ako je FIRST_RECORD = Tada tada
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Netočno
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Završi akoi = .DataSource.DataFields.Count
Učinite Dok i> 0
.MailSubject = Zamijeni (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
PetljaZavrši s
Kraj pod
Privatni pod wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc kao dokument, ByVal StartRecord kao dugo, ByVal EndRecord kao dugo, Odustani kao Boolean)
FIRST_RECORD = Istina
Kraj pod
Privatni sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc kao dokument, ByVal DocResult kao dokument)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Kraj pod
Vratite se svom dokumentu i kliknite vezu "Dalje: dovršite spajanje" da biste poslali svoju e-poštu.
Kliknite na vezu "Elektronska pošta ..." da biste poslali poruku.
Stavite odgovarajuća polja spajanja, okružena ševrom, u liniju predmeta.
Makronaredba će analizirati polje spajanja i zamijeniti ga s prezimenom primatelja kada Word pošalje dokument dokumentu.
Prilaganje različitih stavki e-pošti
Do sada smo naučili kako koristiti čarobnjaka za cirkularno pismo i kako personalizirati polja predmeta - a za dovršetak današnjeg vodiča pokazat ćemo vam dodatak treće strane koji nam omogućuje da priložimo različite datoteke za svaku e-poštu.
Preuzmite dodatak, raspakirajte ga i otkrit ćete da je dodatak dostupan kao predložak Word dokumenta. Koristite "CreateEMailData Word 2007 Ver02", ako koristite riječ 2007 ili 2010 i "CreateEMailData Word 2003 Ver02", ako koristite Word 2003.
Kopirajte odgovarajući predložak dokumenta u mapu "% appdata% Microsoft Word" gdje je "% appdata%" vaša Microsoftova mapa za pokretanje - u našem slučaju to je "C: Korisnici zainul AppData \ t.
Nakon što kopirate datoteku u Microsoftovu mapu za pokretanje, ponovno pokrenite Word i trebali biste vidjeti dva nova dodatka: Stvaranje podatkovne datoteke i spajanje na e-poštu u izborniku trake "Pošta".
Pripremite podatkovnu datoteku s tablicom od dva stupca - adresu e-pošte primatelja u lijevom stupcu i punu putanju do datoteke privitka u desnom stupcu, a zatim je spremite u istu mapu kao i dokument sjedinjavanja e-pošte kao "MergeAttachmentsData". Moramo naglasiti da datoteku morate spremiti kao "MergeAttachmentsData", u protivnom programski dodatak ne može pronaći datoteku za traženje privitaka.
Vratite se u svoj dokument za spajanje pošte i podijelite dokumente u pojedinačne datoteke.
Pojavit će se novi prozor dokumenta s riječima i kliknite gumb "Spoji na e-poštu". Jednostavno kliknite gumb 'Ok' na žutom dijalogu, jer smo već pripremili datoteku s podacima.
Stavite odgovarajuću temu za svoju e-poštu, kliknite U redu, a Outlook će poslati vašu e-poštu s privitkom koji navedete u podatkovnoj datoteci.
Word, sa svojim mnogim korisnim značajkama, doista je izvrstan alat za produktivnost. Radujemo se pisanju više Word članaka za naše čitatelje. U međuvremenu pogledajte ostale članke na našoj stranici.
Nadamo se da ste naučili kako koristiti spajanje Worda iz današnjeg članka. Slobodno razgovarajte o drugim savjetima za spajanje s drugim kolegama čitateljima u odjeljku za komentare.
